Отчёты в 1С 8.3: от стандартных форм до своей СКД

Большинство отчётов в 1С уже встроены — их не нужно «делать», достаточно открыть раздел Отчёты и нажать «Сформировать». Своя разработка начинается там, где готовой формы нет: нужно свести данные под конкретную задачу, добавить колонку, поменять группировку или собрать цифры из нескольких объектов. Здесь в ход идут три инструмента: стандартные отчёты, универсальный отчёт и схема компоновки данных (СКД).

Разберём по порядку: где взять источник данных, как настроить вывод без программирования, когда без Конфигуратора не обойтись, как сгруппировать строки и посчитать итоги , как раскрасить результат и как выгрузить его в Excel или настроить автоматическую рассылку.

Откуда 1С берёт данные для отчёта

Любой отчёт — это выборка из того, что уже накоплено в базе. Источников всего несколько, и выбор источника определяет, каким инструментом удобнее пользоваться.

• 📒 Регистры накопления — обороты и остатки: товары на складах, взаиморасчёты, затраты. Основа большинства управленческих и бухгалтерских отчётов.
• 📊 Регистр бухгалтерии — проводки по счетам. На нём строятся оборотно-сальдовая ведомость, карточка счёта, анализ счёта.
• 📁 Справочники — номенклатура, контрагенты, сотрудники. Нужны, когда отчёт — это, по сути, настроенный список.
• 📄 Документы и их табличные части — например, строки всех реализаций за период.
• 🔢 Регистры сведений — цены, курсы, настройки на дату.

Прежде чем строить отчёт, стоит понять, в каком объекте лежат нужные цифры. Если данные — это деньги и количества по счетам, источник почти всегда регистр. Если нужен просто перечень элементов с реквизитами — источник справочник или документ.

Разделять стоит и назначение отчёта. Регламентированные формы (декларации, расчёты) берут из специальных разделов и редактировать их структуру нельзя — они жёстко заданы законодательством. Стандартные и управленческие отчёты, наоборот, гибкие: их настраивают под себя или собирают заново. «Делают» отчёты именно во второй категории — о ней и дальше речь.

Стандартные отчёты: что уже готово

Самый быстрый путь — проверить, нет ли нужного отчёта среди встроенных. В «1С:Бухгалтерии» они собраны в разделе Отчёты, в блоках «Стандартные отчёты» и по тематике (НДС, зарплата, основные средства ).

Ключевые стандартные бухгалтерские отчёты:

Каждый такой отчёт настраивается кнопкой «Показать настройки»: период, организация, отбор по субконто, детализация. Менять код для этого не нужно — все параметры доступны пользователю.

Универсальный отчёт: своя выборка без программирования

Когда среди стандартных форм нужной нет, но данные лежат в одном объекте, выручает универсальный отчёт. Он есть в типовых конфигурациях на управляемых формах («1С:Бухгалтерия», «Управление торговлей», ЗУП) в разделе Отчёты — пункт «Универсальный отчёт».

Порядок настройки:

1. Откройте универсальный отчёт и задайте период.
2. В верхней части выберите тип источника: справочник, документ, регистр накопления, регистр сведений или регистр бухгалтерии.
3. Выберите сам объект (например, регистр «Товары на складах»).
4. Укажите таблицу — «Основные данные», «Обороты», «Остатки» или «Остатки и обороты», если у объекта несколько таблиц.
5. Нажмите «Настройки» и соберите вид отчёта: какие поля вывести, как сгруппировать, что отобрать.
6. Нажмите «Сформировать».

Универсальный отчёт работает на той же СКД, что и разработческие отчёты, поэтому все приёмы настройки ниже одинаково применимы и к нему.

Через

Когда нужна своя схема компоновки данных

СКД — это механизм платформы, на котором построены все отчёты в 1С 8.3. Когда готовых настроек не хватает (нужно соединить несколько таблиц, добавить вычисляемое поле, задать параметры), отчёт делают на своей схеме.

Два способа, не трогая типовую конфигурацию :

• Внешний отчёт (.erf) — отдельный файл, который открывают через Файл → Открыть или добавляют в раздел «Дополнительные отчёты и обработки». Не меняет конфигурацию, удобно передавать и обновлять.
• Объект «Отчёт» в расширении конфигурации — отчёт живёт в расширении, типовая конфигурация остаётся на поддержке и спокойно обновляется.

Напрямую в типовую конфигурацию отчёты добавлять не стоит: это снимает её с поддержки и усложняет каждое обновление. Внешний отчёт или расширение решают ту же задачу без этого риска.

Схема компоновки данных внутри отчёта состоит из нескольких частей:

• Наборы данных — чаще всего один запрос. В конструкторе запроса выбирают таблицы (регистры, справочники), поля и связи между ними.
• Ресурсы — поля, по которым считаются итоги (суммы, количества).
• Параметры — значения, которые пользователь задаёт перед формированием: период, организация, отбор.
• Настройки — то, что увидит пользователь: структура, выбранные поля, группировки, оформление.

Запрос пишут вручную или собирают конструктором (Конструктор запроса в наборе данных). Для начинающих конструктор удобнее: он сам подставляет синтаксис и показывает доступные поля.

Порядок создания отчёта на своей схеме:

1. Добавьте внешний отчёт (Файл → Новый → Внешний отчёт) или объект «Отчёт» в расширении.
2. Откройте основную схему компоновки данных и создайте набор данных — запрос.
3. В конструкторе запроса выберите таблицы и поля, задайте связи и условия.
4. Перейдите на вкладку «Ресурсы» и отметьте числовые поля, по которым нужны итоги.
5. На вкладке «Параметры» настройте период и другие входные значения.
6. На вкладке «Настройки» соберите структуру по умолчанию: группировки, выбранные поля, отбор, оформление.

Простой запрос к остаткам товаров в конструкторе даст примерно такой текст:

ВЫБРАТЬ
    ТоварыНаСкладахОстатки.Склад,
    ТоварыНаСкладахОстатки.Номенклатура,
    ТоварыНаСкладахОстатки.КоличествоОстаток
ИЗ
    РегистрНакопления.ТоварыНаСкладах.Остатки КАК ТоварыНаСкладахОстатки

Поле КоличествоОстаток на вкладке «Ресурсы» помечают суммой — и отчёт сам посчитает подытоги по складам и общий остаток.

Группировки и подсчёт итогов

Группировка превращает плоский список строк в структуру с подытогами. Это сердце любого отчёта: без неё вы получите «простыню» без свёрток.

В настройках отчёта (вкладка «Структура» или «Группировки») добавьте группировочное поле:

1. Нажмите «Добавить» в области структуры.
2. Выберите поле группировки — например, «Склад», затем вложенно «Номенклатура».
3. Задайте тип группировки: «Без иерархии», «Иерархия» (для многоуровневых справочников) или «Только иерархия».
4. Пустая группировка <Детальные записи> выводит строки без свёртки — её оставляют, когда нужна детализация.

Итоги по числовым полям считаются ресурсами. В универсальном отчёте и в СКД числовое поле, помеченное как ресурс (сумма, количество), автоматически сворачивается в подытоги по каждой группировке и в общий итог внизу.

Вычисляемые показатели (например, «средняя цена = сумма / количество») задают выражением в поле отчёта. В таком выражении агрегатные функции пишут через Вычислить, иначе деление посчитается построчно и итог будет неверным.

Порядок вложенности группировок меняет и смысл отчёта. «Склад → Номенклатура» даёт срез «что лежит на каждом складе», а «Номенклатура → Склад» — «где лежит каждый товар». Это одни и те же цифры, но собранные под разные вопросы, поэтому структуру выбирают от задачи, а не наоборот. Перетащить уровни местами можно прямо в области структуры, не пересобирая запрос.

Оформление: сортировка, отбор, цвет

Когда данные собраны и сгруппированы, отчёт доводят до читаемого вида.

Отбор. На вкладке «Отбор» добавляют условия: организация равна выбранной, сумма больше нуля, контрагент из списка. Отбор можно сделать быстрым — тогда пользователь меняет его прямо в шапке сформированного отчёта.

Сортировка. На вкладке «Сортировка» задают порядок строк внутри группировок: по убыванию суммы, по алфавиту, по дате.

Условное оформление — подсветка строк по условию. Настраивается тремя блоками:

1. Условие — когда применять (например, «Остаток < 0»).
2. Оформляемые поля — к каким колонкам применить (можно ко всей строке).
3. Оформление — что изменить: цвет фона, цвет и начертание текста, формат числа.

Типичные приёмы: отрицательные остатки — красным фоном, просроченная задолженность — жирным, нулевые строки — серым. Это заметно ускоряет чтение отчёта на больших объёмах.

Там же, в оформлении, задают формат чисел (разделители разрядов, знаки после запятой) и заголовки полей — вместо технических имён вроде СуммаОстаток выводят понятное «Остаток, руб.».

Расшифровка и вывод в виде диаграммы

Отчёт в 1С не статичная картинка — по нему можно «проваливаться» вглубь. Двойной клик по ячейке с итогом открывает расшифровку: платформа предлагает разложить цифру по другому полю (например, итог по складу — по номенклатуре) или открыть документ, который сформировал эту сумму. Так из сводной таблицы за пару кликов добираются до конкретной операции, не настраивая отдельный отчёт.

В своей схеме компоновки состав расшифровки задаётся настройками — можно разрешить проваливаться только по нужным полям или открывать документ-регистратор напрямую.

Кроме таблицы, отчёт умеет выводить данные диаграммой. В структуре настроек вместо (или вместе с) таблицы добавляют элемент «Диаграмма» и указывают:

• точки — что откладывается по оси (например, месяцы или склады);
• серии — разрезы для сравнения (виды номенклатуры);
• показатель — числовой ресурс, который и рисуется.

Тип диаграммы (гистограмма, линейная, круговая) выбирается в её свойствах. Для динамики во времени берут гистограмму или график, для структуры — круговую. Диаграмма выгружается в Excel и PDF вместе с таблицей.

Вывод, сохранение и автоматическая рассылка

Сформированный отчёт — это табличный документ, и с ним работают как с таблицей.

Сохранение варианта. Настроенный отчёт не обязательно собирать заново каждый раз. Кнопкой выбора варианта («Сохранить вариант отчёта») настройки сохраняются под именем и попадают в список вариантов. В следующий раз достаточно выбрать его и нажать «Сформировать».

Выгрузка в файл. Кнопка «Сохранить» на панели табличного документа выгружает результат в нужный формат:

• 📗 Excel (.xlsx) — для дальнейшей обработки и сводных таблиц;
• 📕 PDF — для печати и отправки на согласование;
• 📘 другие форматы (.mxl, .ods, HTML) — по ситуации.

Печать — кнопка «Печать» или сочетание Ctrl+P. Перед печатью проверьте разметку страниц (Таблица → Вид → Просмотр страниц), чтобы колонки не обрезались.

Сформированный отчёт с группировками остаётся интерактивным: слева от строк есть значки «плюс/минус», которыми группы сворачивают и разворачивают. Можно свернуть всё до верхнего уровня, показать одному руководителю итоги по складам, а при вопросе тут же развернуть нужную ветку до конкретной номенклатуры — всё в одном окне, без пересборки отчёта.

Автоматическая рассылка. В «1С:Бухгалтерии» и КОРП-конфигурациях есть механизм «Рассылки отчётов»: выбранные отчёты по расписанию формируются и уходят адресатам на почту или сохраняются в папку. Настраивается в разделе Администрирование (блок рассылок/регламентных операций). Расписание выполняет регламентное задание, поэтому в клиент-серверном варианте рассылка работает и без открытого сеанса пользователя.

Частые вопросы