Невыданная зарплата по кассовой ведомости: депонирование, проводки и выплата в 1С

Чтобы депонировать зарплату в 1С, создайте документ «Депонирование зарплаты» на основании кассовой ведомости, по которой работник не получил деньги. В Бухгалтерии 3.0 он формирует проводку Дт 70 Кт 76.04: долг перед работником переходит с расчётов по оплате труда на расчёты по депонированным суммам. Остаток наличных затем сдают в банк, а сам депонент выплачивают позже отдельным расходным ордером.

Депонировать — значит зафиксировать, что начисленная и выданная в кассу зарплата осталась невостребованной. Это нужно только при выплате наличными. При перечислении на карту депонирования нет: банк либо зачислил деньги, либо вернул их на расчётный счёт.

Когда кассир обязан депонировать: сроки по закону

Зарплату платят не реже двух раз в месяц, не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который она начислена (ст. 136 ТК РФ). Для выплаты наличными действует отдельное кассовое правило.

По Указанию Банка России № 3210-У выдача по платёжной (расчётно-платёжной) ведомости идёт не дольше пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке. Пример:

В последний день выдачи кассир делает три вещи:

1. ✍️ Напротив фамилий, кто не пришёл, пишет «Депонировано».
2. 🧾 Подводит итог: сколько выдано, сколько депонировано, и подписывает ведомость.
3. 💵 Оформляет расходный кассовый ордер на фактически выданную сумму.

Отдельного «реестра депонентов» по обязательной форме больше нет. Список невыданных сумм в 1С и есть ваш реестр: его даёт документ депонирования и карточка счёта 76.04.

Депонирование в ЗУП 3.1: документ по ведомости

В ЗУП 3.1 выплата наличными идёт через документ «Ведомость в кассу». Депонирование — отдельный документ, который не создаётся сам: программа не знает, кто не пришёл за деньгами. Но заполнить его вручную почти ничего не придётся.

Порядок:

1. Откройте раздел Выплаты → Ведомости в кассу.
2. Найдите ведомость, по которой закончился срок выдачи. Убедитесь, что она проведена.
3. В командной панели нажмите Создать на основании и выберите «Депонирование зарплаты».
4. Документ заполнится строками этой ведомости. Оставьте только тех, кто деньги не получил, остальных удалите.
5. Проверьте суммы к депонированию: они равны сумме «к выплате» по строке ведомости.
6. Нажмите Провести и закрыть.

Если ведомость очень большая, а не пришли двое, проще удалить лишнее, чем добавлять строки подбором. Удобно сделать так: сначала отметьте по бумажной ведомости, кто не расписался, затем сверяйте со строками документа.

Что меняется в ЗУП после проведения

• 📌 Ведомость считается закрытой: по ней больше нет задолженности, которую программа предложит заплатить повторно.
• 📌 Сумма депонирования уходит в учёт как отдельная операция. При синхронизации с бухгалтерией документ попадает туда и формирует проводки.
• 📌 Сам долг перед работником дальше учитывается в бухгалтерской программе, на 76.04. ЗУП повторно выплачивать депонент не предлагает.

Депонирование в Бухгалтерии 3.0: где документ и как его заполнить

В БП 3.0 зарплата часто считается прямо в программе. Тогда весь цикл — ведомость, выдача, депонирование — идёт здесь.

Путь: Зарплата и кадры → Ведомости в кассу. Дальше так же, как в ЗУП: откройте нужную ведомость и создайте на основании документ «Депонирование зарплаты». Если в вашем разделе журнал депонирования вынесен отдельной ссылкой, можно создать документ и оттуда, указав ведомость вручную.

Если документ пришёл из ЗУП, в БП его не правьте. Любое исправление делайте в ЗУП и загружайте заново, иначе при следующем обмене правка затрётся.

Проводки и движение наличных по шагам

Полный цикл с депонентом выглядит так. Пример: в кассу получено 300 000 ₽, выдано 285 000 ₽, один работник не пришёл за 15 000 ₽.

После этих операций сальдо по 70 по работнику равно нулю, а по 76.04 висит кредит 15 000 ₽ с аналитикой по сотруднику.

РКО по ведомости: какую сумму ставить

Расходный ордер по ведомости оформляйте на фактически выданную сумму — 285 000, а не 300 000. Если провести РКО на всю сумму ведомости, а потом депонировать, получится задвоение: в кассе 15 000 спишутся дважды.

Сначала депонирование, потом РКО на остаток — или наоборот, но РКО всегда на выданное. Порядок документов внутри одного дня на итог не влияет.

Где смотреть депонентов в бухгалтерии

Депонированная зарплата в БП 3.0 учитывается на счёте 76.04 «Расчёты по депонированным суммам». Аналитика — по работникам, поэтому видно, кому и сколько должны.

Отчёты для проверки:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 76.04: кредитовое сальдо на конец периода — сумма всех невыплаченных депонентов.
• 📊 Карточка счёта 76.04 с отбором по сотруднику: дата депонирования и дата выплаты одной строкой каждая.
• 📊 Анализ счёта 70 по сотруднику: после депонирования долга по зарплате быть не должно.

Если по 76.04 есть дебетовое сальдо, значит, выдали больше, чем депонировали. Обычно причина — РКО на депонента провели без документа депонирования или выбрали в нём не того работника.

Как быть с НДФЛ

НДФЛ удерживают при фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если зарплату депонировали, работник её не получил, а значит удержание по этой сумме не состоялось.

Что проверить в 1С:

• 🔍 Перед закрытием месяца откройте регистр или отчёт по удержанному НДФЛ и сравните с суммами ведомостей минус депоненты.
• 🔍 В 6-НДФЛ дата удержания по депоненту — дата его фактической выдачи, а не дата ведомости.
• 🔍 Если налог уже перечислен «с запасом» по всей ведомости, переплата зачтётся в счёт следующих платежей через ЕНС.

Выплата депонированной зарплаты работнику

Работник пришёл через месяц и просит свои 15 000 ₽. Новую ведомость в ЗУП делать не нужно: долг уже учтён на 76.04.

Шаги в БП 3.0:

1. Убедитесь, что в кассе есть наличные. Если нет — снимите в банке документом получения наличных (Дт 50.01 Кт 51).
2. Откройте Банк и касса → Кассовые документы → Выдача.
3. В поле вида операции выберите операцию для выплаты депонированной зарплаты. Если такого вида в списке нет, используйте «Прочий расход» и укажите счёт 76.04 вручную.
4. Укажите получателя — сотрудника, сумму и аналитику по нему на 76.04.
5. Проведите документ и распечатайте РКО. Работник расписывается в получении, кассир выдаёт деньги.

Проводка: Дт 76.04 Кт 50.01. После этого сальдо по сотруднику на 76.04 закрывается.

Если работник просит перевести депонент на карту, создайте списание с расчётного счёта, вид операции — прочее списание с корреспонденцией на 76.04. Наличные для этого снимать не нужно.

Списание невостребованных депонентов

Если работник так и не пришёл за деньгами, долг остаётся на балансе до истечения срока исковой давности. Общий срок — три года (ст. 196 ГК РФ). Работник может требовать зарплату и по трудовому спору — в течение года со дня, когда срок выплаты прошёл (ст. 392 ТК РФ). На практике бухгалтеры ориентируются на трёхлетний срок: он безопаснее.

После истечения срока:

1. Проведите инвентаризацию расчётов и оформите акт по 76.04.
2. Издайте приказ руководителя о списании невостребованной кредиторской задолженности.
3. В БП 3.0 создайте ручную операцию: Операции → Операции, введенные вручную → Создать → Операция.
4. Укажите проводку Дт 76.04 Кт 91.01, на 91.01 выберите статью прочих доходов для списанной кредиторской задолженности.

Списанная сумма — внереализационный доход по п. 18 ст. 250 НК РФ. На УСН «доходы» она тоже увеличивает базу.

Ошибки при депонировании и как их исправить

Ещё одна типичная ситуация — депонирование задним числом в закрытом периоде. Если месяц уже закрыт и отчётность сдана, не правьте старые документы. Оформите депонирование датой обнаружения и опишите ситуацию в бухгалтерской справке.

Частые вопросы