Учёт авансов в 1С Бухгалтерии: от оплаты до зачёта

Аванс в 1С — это оплата без встречной поставки: деньги уже прошли, а товар, услуга или авансовый отчёт ещё нет. В типовой «Бухгалтерии» 8.3 отдельный документ «аванс» заводить не нужно: программа сама относит такие суммы на авансовые субсчёта — 60.02 для выданных поставщику и 62.02 для полученных от покупателя.

Главный вопрос на практике не «как провести аванс», а «как сделать, чтобы он потом сам зачёлся и не завис на субсчёте». Разберём три разных случая, которые в быту называют одним словом «аванс»: предоплату поставщику, деньги под отчёт и предоплату от покупателя — у каждого своя схема и свои проводки.

Отдельный блок — НДС: по полученному авансу его нужно начислить, по выданному можно принять к вычету, а при отгрузке или поступлении — восстановить. Это регулируется статьями 167, 170–172 НК РФ, и 1С делает проводки автоматически, если включить пару настроек.

С каких субсчетов всё начинается

Авансы в типовой конфигурации «живут» на вторых субсчетах расчётных счетов:

• 📥 60.02 «Расчёты по авансам выданным» — предоплата поставщику;
• 📤 62.02 «Расчёты по авансам полученным» — предоплата от покупателя;
• 🧾 76.ВА — НДС с выданных авансов (вычет у покупателя);
• 🧾 76.АВ — НДС с полученных авансов (начисление у продавца);
• 👤 71.01 — деньги, выданные подотчётному лицу.

Отдельно оплату «как аванс» помечать не надо. 1С смотрит на остаток по договору на момент платежа: если встречной поставки ещё нет, сумма уходит на авансовый субсчёт автоматически.

Чтобы зачёт работал без ручных правок, проверьте две настройки. Первая — на вкладке «Расчёты» внутри документов поступления и реализации: поле «Зачёт авансов» по умолчанию стоит в значении Автоматически — оставьте так. Вторая — порядок регистрации счетов-фактур на аванс в разделе Главное → Налоги и отчёты → НДС.

Как провести оплату поставщику авансом

Предоплату поставщику заводят обычным банковским документом — отдельной кнопки «аванс» нет. Здесь важно не путать два документа:

• Платёжное поручение (Банк и касса → Платёжные поручения) — это распоряжение банку. Оно бухгалтерских проводок не делает, его можно только выгрузить в клиент-банк.
• Списание с расчётного счёта — факт ухода денег. Именно оно формирует проводку и создаёт аванс.

На практике платёжку выписывают, отправляют в банк, а после подтверждения оплаты из выписки появляется списание. Если вы грузите выписку из клиент-банка, списания создаются сами — отдельно платёжку можно не заводить.

Чтобы завести аванс поставщику вручную:

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки и добавьте «Списание с расчётного счёта» (или загрузите его из клиент-банка).
2. Вид операции — «Оплата поставщику».
3. Заполните контрагента, договор, сумму и ставку НДС. Счёт расчётов 60.01 и счёт авансов 60.02 подставляются автоматически.
4. Проведите документ.

Поскольку поставки ещё не было, 1С сформирует проводку Дт 60.02 Кт 51 — деньги легли на авансовый субсчёт.

Когда поступят товары или услуги, оприходуйте их документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). При проведении программа сама закроет аванс проводкой Дт 60.01 Кт 60.02 — при условии, что в документе поступления на вкладке «Расчёты» стоит зачёт авансов Автоматически.

Деньги под отчёт и авансовый отчёт

«Аванс подотчётному лицу» — это не предоплата контрагенту, а деньги, выданные сотруднику на расходы. Схема из двух шагов.

Шаг 1. Выдача. Из кассы — документом Банк и касса → Кассовые документы → Выдача наличных с видом «Выдача подотчётному лицу» (проводка Дт 71.01 Кт 50). С карты или счёта — списанием с расчётного счёта (Дт 71.01 Кт 51).

Шаг 2. Отчёт о тратах. Когда сотрудник принёс чеки, создайте «Авансовый отчёт» в разделе Банк и касса → Авансовые отчёты. В документе несколько вкладок:

• «Авансы» — подтягиваете документ выдачи денег;
• «Товары» и «Оплата» — что и кому куплено;
• «Прочее» — билеты, суточные, услуги.

Расходы спишутся с кредита 71.01 на нужные счета затрат или материалов (например, Дт 10 Кт 71.01 на материалы, Дт 26 Кт 71.01 на общехозяйственные услуги).

Остаток закрывают так: неизрасходованные деньги сотрудник вернёт в кассу (Дт 50 Кт 71.01), а перерасход — когда потратил больше выданного — организация доплатит ему (Дт 71.01 Кт 50). Итоговое сальдо по сотруднику на 71.01 должно обнулиться.

Срок, за который работник обязан отчитаться, организация устанавливает сама — его закрепляют в учётной политике или приказе. Пока по сотруднику висит незакрытый остаток на 71.01, выдавать новый аванс под отчёт нежелательно: контролирующие органы считают это нарушением кассовой дисциплины. В 1С это видно в оборотке по 71.01: развёрнутое сальдо покажет, у кого остались неотчитанные суммы.

Предоплата от покупателя на расчётный счёт

Зеркальная история: деньги пришли вам до отгрузки.

1. В разделе Банк и касса → Банковские выписки добавьте «Поступление на расчётный счёт».
2. Вид операции — «Оплата от покупателя».
3. Укажите покупателя, договор, сумму и ставку НДС.
4. Проведите.

Без встречной отгрузки деньги встанут на авансовый субсчёт проводкой Дт 51 Кт 62.02.

При последующей отгрузке (Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)) выручка пойдёт на 62.01, а аванс закроется проводкой Дт 62.02 Кт 62.01 — снова автоматически, если включён зачёт авансов. Договор в документах оплаты и отгрузки должен быть один и тот же, иначе предоплата не зачтётся и повиснет на субсчёте.

Ниже — сводка проводок по всем трём сценариям. Разверните нужную операцию.

НДС с авансов: начисление, вычет и восстановление

Это самая частая причина, по которой авансы «не сходятся». Правила для продавца и покупателя разные.

Продавец (получил аванс). На дату поступления денег нужно начислить НДС расчётной ставкой — 20/120 или 10/110 (п. 1 ст. 167 НК РФ). Пример: пришла предоплата 120 000 руб. по ставке 20 % — налог к начислению равен 120 000 × 20 / 120 = 20 000 руб. В 1С это делает обработка Банк и касса → Счета-фактуры на аванс: за период она находит незачтённые авансы, выписывает счета-фактуры и формирует проводку Дт 76.АВ Кт 68.02. При отгрузке налог принимается к вычету обратной проводкой Дт 68.02 Кт 76.АВ.

Порядок выписки авансовых счетов-фактур задаётся один раз в Главное → Налоги и отчёты → НДС. Самый безопасный для учёта вариант — регистрировать счета-фактуры на все поступившие авансы; тогда обработка ничего не пропустит.

Покупатель (выдал аванс). Если поставщик прислал авансовый счёт-фактуру, его можно зарегистрировать и принять НДС к вычету — Дт 68.02 Кт 76.ВА (п. 12 ст. 171 НК РФ). Когда товары поступят, вычет по авансу восстанавливают: Дт 76.ВА Кт 68.02 (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ). Вычет с аванса — право, а не обязанность: можно его не заявлять и дождаться поставки.

Прикиньте сумму налога с предоплаты — калькулятор считает по расчётной ставке:

Все авансовые записи в книги покупок и продаж попадают через регламентные операции НДС в Операции → Закрытие месяца (или через помощник по учёту НДС). Запускайте их в конце квартала, после того как проведены все отгрузки и поступления.

Как работает автоматический зачёт авансов

Зачёт — это не отдельный документ, а поведение при проведении поступления или реализации. Управляет им поле «Зачёт авансов» на вкладке «Расчёты» документа. Три значения:

По умолчанию стоит Автоматически — для большинства ситуаций ничего менять не надо. Режим По документу пригодится, когда по одному контрагенту несколько договоров или авансов и важно закрыть именно нужный.

Зачёт бывает и частичным. Если аванс больше суммы поставки, остаток так и останется на 60.02 или 62.02 — он закроется следующей отгрузкой или поступлением. Если аванс меньше — программа зачтёт его полностью, а разницу отразит как обычный долг на .01. Никаких ручных проводок для этого делать не нужно: 1С разносит суммы сама при проведении.

Финальная сверка авансов и НДС делается при закрытии месяца: Операции → Закрытие месяца прогоняет регламентные операции, в том числе формирование записей книг покупок и продаж. Пока квартал не закрыт, авансовый НДС в декларацию не попадёт.

Где увидеть зависшие авансы и расхождения

Если по контрагенту одновременно висит и долг, и аванс — значит, зачёт не сработал. Проверяется это отчётами из раздела Отчёты.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 или 62 с настройкой «По субсчетам» и «Развёрнутое сальдо». Сразу видно, где параллельно висят остатки на .01 и .02 по одному контрагенту — это и есть незакрытый аванс.
• Анализ субконто по контрагенту и договору — покажет, какие именно документы не сошлись.
• Акт сверки взаиморасчётов (Покупки или Продажи → Акты сверки расчётов) — для сверки с контрагентом по всем договорам.

Типовые причины зависшего аванса: в документах стоит Не зачитывать; поставка и оплата оформлены по разным договорам или разным контрагентам; перепутаны счета расчётов. Разворачиваете ОСВ, находите пару «долг + аванс» и перепроводите документы с корректным зачётом.

Частые вопросы