Создание новой должности в справочнике 1С ЗУП и Бухгалтерии

Новая должность заводится в справочнике Должности: в 1С:ЗУП 3.1 он лежит в разделе Настройка, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры. Открываете список, нажимаете Создать, вписываете наименование и записываете — на этом сам справочник закрыт. Всё остальное (оклад, надбавки, подразделение) к должности не относится: это параметры позиции штатного расписания.

Разберём по шагам: что завести до новой должности, как её создать и назвать правильно, зачем нужен код по ОКЗ, как связать должность со штатным расписанием и чем отличается работа в базе с несколькими организациями. В конце — ошибки, из-за которых должность «не видна» в приёме на работу.

Инструкция относится к конфигурациям с кадровым и зарплатным учётом: 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, 1С:Бухгалтерия 3.0, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. В 1С:Управление торговлей и 1С:Рознице без модуля зарплаты справочника должностей нет.

Что проверить до создания новой позиции

Прежде чем плодить должности, посмотрите на две настройки — от них зависит, как должность будет вести себя дальше.

🔹 Ведётся ли штатное расписание. В ЗУП: Настройка → Кадровый учёт, флажок Ведётся штатное расписание. Если он включён, одной должности мало — её ещё нужно добавить в штатное расписание как позицию (должность + подразделение). Если выключен, должность в приёме на работу выбирается напрямую.

🔹 Нужна ли должность вообще как отдельный элемент. Частая ситуация: «бухгалтер» уже есть, а требуется «бухгалтер по расчёту заработной платы». Это новая должность, а не вариант старой. А вот «старший» и «ведущий» — это уже категории внутри должности, их обычно отражают в штатном расписании или в наименовании, а не множат карточками бесконтрольно.

Наименование должности — не произвольный текст. По статье 57 ТК РФ, если с работой по должности связаны льготы, досрочная пенсия или ограничения, название должно соответствовать квалификационным справочникам или профстандартам. Для «обычных» должностей формулировка свободная, но единообразие по компании лучше держать.

Практический ориентир при выборе названия: оно должно одинаково читаться в трудовом договоре, в штатном расписании и в отчётности. Если по должности нет льгот и ограничений, берите привычную для отрасли формулировку. Если льготы есть (вредные условия, педагогические, медицинские должности), сверяйтесь с профстандартом дословно — от этого зависят досрочная пенсия и записи в отчётах в СФР.

Как создать должность в справочнике: пошагово

Порядок одинаковый для ЗУП и Бухгалтерии, отличается только раздел, из которого открывается список.

1. Откройте справочник Должности. В ЗУП — Настройка → Должности (в блоке справочников предприятия). В Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Должности.
2. Нажмите Создать.
3. В поле Наименование впишите название должности так, как оно должно звучать в трудовом договоре и приказах.
4. Поле Код заполнять вручную не нужно — программа присвоит его автоматически при записи.
5. Нажмите Записать и закрыть.

Всё — элемент справочника создан. Карточка должности намеренно простая: кроме наименования и кода, задавать в ней почти нечего. Это нормально, а не «чего-то не хватает».

Если должностей много и хочется порядка, создайте группы: кнопка Создать группу (папка) в том же списке — например, «Руководители», «Специалисты», «Рабочие». Тогда при выборе должности в документах список будет свёрнут по папкам.

Какие реквизиты заполнить в карточке должности

Главное понимание, которое экономит много вопросов: почти все параметры задаются не в должности, а в позиции штатного расписания. В самой карточке должности вы указываете наименование и, при необходимости, относите её к группе.

Остальное живёт отдельно:

Поэтому не ищите в карточке должности поле для оклада — его там нет и быть не должно. Одна и та же должность «инженер» может стоить по-разному в разных подразделениях, и это решается именно позициями штатного расписания, а не множеством карточек.

Код по ОКЗ для кадровой отчётности

С 2023 года в отчёте ЕФС-1 (он заменил СЗВ-ТД, сдаётся в Социальный фонд — СФР, бывший ПФР и ФСС) в подразделе по трудовой деятельности требуется код выполняемой функции — пятизначный код по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ).

Этот код в 1С привязывается не к карточке должности напрямую, а подтягивается при оформлении кадровых мероприятий. Удобнее всего задать его в позиции штатного расписания или проверить при первом кадровом приказе по новой должности. Если код не заполнен, 1С подсветит это при проверке отчёта ЕФС-1 — тогда и исправите, но лучше внести сразу.

Код по ОКЗ отражает именно трудовую функцию, а не точное название должности. Поэтому у «инженера-конструктора» и «инженера-технолога» коды занятий могут отличаться, хотя в справочнике это две соседние должности. Ориентируйтесь на реальные обязанности, а не на созвучие наименований — иначе в СФР уйдёт функция, которой человек не выполняет.

Как связать должность со штатным расписанием

Если ведение штатного расписания включено, новая должность не появится в списке при приёме на работу, пока по ней не заведена позиция штатного расписания. Это и есть связка «должность + подразделение + оклад».

Порядок такой:

1. Откройте Кадры → Штатное расписание (в ЗУП) или соответствующий документ ведения штатного расписания.
2. Создайте документ изменения штатного расписания (в ЗУП это Изменение штатного расписания, при первичном вводе — Утверждение штатного расписания).
3. Добавьте новую позицию: выберите подразделение и вашу новую должность.
4. Укажите количество ставок, оклад и надбавки.
5. Проведите документ датой, с которой позиция действует.

После проведения должность становится доступна в этом подразделении при приёме и кадровом переводе.

Разница между документами простая: Утверждение штатного расписания вводит расписание с нуля или полностью на новую дату, а Изменение штатного расписания добавляет, убирает и правит отдельные позиции, не трогая остальные. Для одной новой должности почти всегда нужен именно документ изменения.

Если же ведение штатного расписания выключено, шаг с позициями пропускается: должность выбирается прямо в документе Приём на работу из справочника.

Должности в базе с несколькими организациями

В типовых конфигурациях справочник Должности — общий для всей базы. Он не подчинён организации: одна должность «бухгалтер» используется всеми вашими юрлицами. Создавать «бухгалтер ООО Ромашка» и «бухгалтер ООО Лютик» не нужно и вредно.

А вот штатное расписание ведётся по каждой организации отдельно. Поэтому схема такая:

• 🔹 Должность заводится один раз и видна всем организациям.
• 🔹 Позиция штатного расписания с окладом и подразделением создаётся в штатном расписании каждой организации, где эта должность есть.

Так одна и та же должность в разных юрлицах может иметь разный оклад, разные надбавки и относиться к разным подразделениям — без дублирования записей в справочнике.

Где используется должность после создания

Должность — не просто строка справочника, на неё завязано несколько участков учёта. Понимание этого помогает сразу назвать её правильно, чтобы потом не переделывать десяток документов.

🔹 Кадровые документы. Приём на работу, Кадровый перевод, Увольнение — везде должность берётся из справочника (напрямую или через позицию штатного расписания). Именно это наименование попадёт в приказ по форме Т-1 и в трудовой договор.

🔹 Личная карточка и кадровая история. Должность хранится в истории работника: при переводе старая должность остаётся в прошлом периоде, новая действует с даты перевода. Поэтому переименование карточки меняет название во всех периодах сразу — если нужно именно «новое название с такого-то числа», делайте кадровый перевод, а не правьте справочник.

🔹 Табель и расчёт зарплаты. В табеле учёта рабочего времени и в документах начисления должность отображается справочно, но от неё зависит, какая позиция штатного расписания и какой оклад подставятся сотруднику.

🔹 Отчётность. Должность и её код по ОКЗ уходят в ЕФС-1, в статистические формы и в аналитику по штату. Разнобой в наименованиях (и тем более дубли) ломает группировку в этих отчётах.

Поэтому правило простое: название должности задаём один раз и аккуратно, а изменения оформляем кадровыми документами, а не правкой справочника задним числом.

Ошибки при добавлении должности

Собрал ситуации, из-за которых «должность создана, а не работает ».

Отдельно про удаление. Пока по должности есть хоть один кадровый документ, физически удалить её не выйдет, и это правильно: иначе «посыплются» приказы и отчёты за прошлые периоды. Для вышедших из употребления должностей достаточно пометки на удаление.

Частые вопросы