Дополнительный отпуск в ЗУП 3.1: от права на дни до начисления отпускных

Чтобы добавить дополнительный отпуск в 1С ЗУП 8.3 сотруднику, нужны два шага: сначала дать ему право на этот вид отпуска (в позиции штатного расписания, в приёме на работу или кадровом переводе), потом оформить сам отдых документом Отпуск, отметив в нём дополнительный отпуск с датами. Отдельного документа «Дополнительный отпуск» в ЗУП 3.1 нет.

Частая ошибка — сразу открывать документ Отпуск и вписывать туда лишние дни к основному. Так программа посчитает отпускные, но остаток по виду отпуска не появится, а дни уйдут в минус. Порядок «вид → право → документ» снимает эту проблему.

Подготовка: вид дополнительного отпуска и права пользователя

Все виды отпусков хранятся в справочнике Настройка → Виды отпусков. Основной отпуск там есть всегда, плюс несколько предопределённых видов — например, за работу во вредных условиях. Сначала проверьте, нет ли нужного вида в списке, и только потом создавайте новый.

Когда нужен новый вид:

• 🕐 отпуск за ненормированный рабочий день, если его нет в списке;
• 🏔️ «северный» отпуск для работы в районах Крайнего Севера и приравненных местностях;
• 📜 отпуск за стаж или иные дни, которые компания дала сама — по коллективному договору или локальному акту.

Что заполнить в карточке вида отпуска

1. Наименование — так, чтобы кадровик и расчётчик понимали его без пояснений: «Ненормированный рабочий день», «За стаж в компании».
2. Признак ежегодного отпуска — для дополнительных отпусков по ТК он нужен, иначе по виду не будут копиться остатки.
3. Количество дней в год по умолчанию — это значение подставится при назначении права сотруднику.

Права пользователя

Вводить кадровые документы и видеть справочник может пользователь с профилем кадровика или расчётчика. Если пункта Виды отпусков в меню нет или он открывается только на просмотр, администратору базы стоит проверить профиль группы доступа в Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Как назначить сотруднику право на дополнительный отпуск

Само по себе наличие вида отпуска ничего не даёт. Программа должна знать, кому и сколько дней положено. Источник права зависит от того, ведётся ли в базе штатное расписание.

Через позицию штатного расписания

Откройте позицию в Кадры → Штатное расписание, найдите в ней блок дополнительных отпусков и добавьте вид с числом дней. Каждый, кто будет принят на эту позицию, получит право автоматически.

Если позиция уже занята, изменение штатки через документ Изменение штатного расписания поможет перенести новое право на сотрудников. Проверьте после этого карточку человека: в ней должна появиться строка с новым видом отпуска.

Через приём или кадровый перевод

В документах Прием на работу и Кадровый перевод есть раздел о ежегодных отпусках. Основной отпуск там подставляется сам, а дополнительный добавляется строкой: вид отпуска и количество дней в год.

В кадровом переводе обратите внимание на дату. С неё начинается накопление дней по новому виду. Ставить дату задним числом, чтобы «добрать» дни, нельзя без приказа на ту же дату: при проверке кадровых документов это всплывёт.

Как добавить дополнительный отпуск в 1С ЗУП 8.3 документом «Отпуск»

Когда право назначено, остаётся оформить сам отдых. Документ находится в разделе Зарплата → Отпуска и в общем списке кадровых документов раздела Кадры.

Шаг 1. Создайте документ и выберите сотрудника

Нажмите Создать, укажите организацию, сотрудника и месяц начисления. Месяц начисления — это месяц, в котором выплачиваются отпускные, а не месяц самого отпуска.

Шаг 2. Отметьте основной отпуск, если он идёт вместе с дополнительным

Флажок основного отпуска ставьте, только если сотрудник берёт его в те же даты. Если человек уходит только на дополнительные дни, флажок снимите — иначе спишутся и основные дни.

Шаг 3. Добавьте строку дополнительного отпуска

В таблице дополнительных отпусков добавьте строку: вид отпуска, дата начала и дата окончания. Программа посчитает количество дней и покажет остаток по этому виду на дату начала.

Дополнительный отпуск обычно присоединяют к основному. Тогда его даты начинаются на следующий день после окончания основного. Например, основной отпуск с 3 по 16 марта (14 дней), дополнительный — с 17 по 19 марта (3 дня).

Шаг 4. Рассчитайте и проведите

Нажмите Рассчитать. На вкладке начислений будут отдельные строки по каждому виду отпуска с расчётной базой и средним заработком. Проверьте суммы, посмотрите расчёт среднего через ссылку с суммой и проведите документ.

Печать приказа

Из документа печатается приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6. Дополнительный отпуск попадает в него отдельной строкой с видом и количеством дней. Если в приказе этой строки нет — вы, скорее всего, добавили дни к основному отпуску, а не отдельной строкой.

Отпуск за ненормированный рабочий день: что учесть в ЗУП

По ст. 119 ТК РФ отпуск за ненормированный рабочий день — не меньше трёх календарных дней. Перечень должностей с таким режимом утверждает работодатель: в коллективном договоре, соглашении или локальном акте.

Особенности, которые влияют на ввод в программу:

• 📌 право возникает только у тех должностей, что есть в перечне, — назначайте его через позицию штатного расписания, а не каждому сотруднику руками;
• 📌 дни дают за сам режим работы, а не за фактические переработки: сотрудник, ни разу не задержавшийся, отпуск всё равно получает;
• 📌 если сотрудника перевели на должность без ненормированного дня, оформите кадровый перевод и уберите право с даты перевода — накопленные до этой даты дни сохраняются;
• 📌 при работе по совместительству право на этот отпуск задаётся отдельно, в кадровых документах совместителя.

Стаж для дополнительного отпуска и пропорциональный расчёт дней

Право на ежегодные отпуска в ЗУП считается по рабочему году сотрудника, который начинается с даты приёма. Остатки по каждому виду накапливаются пропорционально отработанному времени.

Как программа считает дни

Формула простая: годовое число дней делим на 12 и умножаем на число полных месяцев рабочего года.

Пример 1. Ненормированный день, 3 дня в год. Сотрудник отработал 8 месяцев: 3 / 12 × 8 = 2 дня.

Пример 2. Вредные условия, 7 дней в год. В рабочем году человек 10 месяцев трудился на вредном участке: 7 / 12 × 10 = 5,83 дня. Порядок округления закрепите в локальном акте — обычно округляют в пользу работника, до 6 дней.

Что сдвигает рабочий год

По ст. 121 ТК РФ в стаж для ежегодного основного отпуска входят дни отпуска без сохранения зарплаты, но не больше 14 календарных дней за рабочий год. Всё сверх этого сдвигает начало следующего рабочего года.

Для отпуска за вредность действует более жёсткое правило: в стаж идёт только время, фактически отработанное во вредных условиях. Отпуск, болезнь и простой в него не попадают.

ЗУП учитывает эти сдвиги, если отсутствия оформлены своими документами: Отпуск без сохранения оплаты, Больничный лист, Отсутствие. Если неявки отражены только в табеле вручную, остатки будут завышены.

Где посмотреть остаток дней

Отчёт Остатки отпусков в кадровых отчётах раздела Кадры показывает остаток по каждому виду на выбранную дату. Отдельной колонкой видно, сколько начислено и сколько использовано за рабочий год. Сформируйте его до того, как вводить документ Отпуск, если сотрудник просит больше дней, чем ему положено.

Табель и расчёт отпускных за дополнительные дни

Как отражается в табеле

После проведения документа Отпуск дни сами попадают в табель. Основной ежегодный отпуск получает код ОТ, дополнительный — ОД. Дни дополнительного отпуска выходят отдельной строкой, их не нужно отмечать вручную.

Если вы видите в табеле на дни дополнительного отпуска код ОТ, значит дни внесли строкой основного отпуска. Исправьте документ, а не табель.

Как считаются отпускные

Отпускные за дополнительные дни считают так же, как за основные: по среднему дневному заработку, правила которого даёт постановление Правительства № 922. Для отпуска в календарных днях берут заработок за 12 месяцев, делят на 12 и на 29,3.

Пример. Заработок за расчётный период — 600 000 ₽, все месяцы отработаны полностью.

• средний дневной заработок: 600 000 / 12 / 29,3 = 1 706,48 ₽;
• 3 дня дополнительного отпуска: 1 706,48 × 3 = 5 119,45 ₽;
• 14 дней основного отпуска: 1 706,48 × 14 = 23 890,72 ₽;
• всего в документе: 29 010,17 ₽.

Выплатить отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Поэтому документ с присоединённым дополнительным отпуском проводите и отправляйте в выплату заранее — сразу за весь отпуск.

Частые ошибки при оформлении дополнительного отпуска

• ❌ Дни дописали к основному отпуску. Остаток основного уходит в минус, по дополнительному не списывается ничего, в табеле стоит ОТ. Исправьте документ: верните основной к его датам, добавьте отдельную строку дополнительного.
• ❌ Вид создан, но право не назначено. Программа показывает нулевой остаток. Добавьте вид в позицию штатного расписания или оформите кадровый перевод.
• ❌ Один вид на все основания. При компенсации за неиспользованный отпуск придётся разбирать дни вручную. Разведите основания по разным видам.
• ❌ Изменили штатку, но не тронули сотрудников. Новые принятые получат право, а работающие — нет. Проверьте, что изменение перенесено на занятые позиции.
• ❌ Ручная правка проведённого документа. Для изменения дат используйте команду исправления в документе: так сохранится история и пересчитаются суммы.

Частые вопросы