Заводим вторую организацию в одной базе 1С 8.3

Добавить новую фирму в 1С 8.3 можно за несколько минут: справочник организаций открывается из раздела Главное → Организации, создание — кнопкой «Создать». Загвоздка одна. Если база заводилась под одну компанию, второй организации в списке просто не появится, пока вы не включите соответствующую настройку функциональности.

Инструкция рассчитана на 1С:Бухгалтерию предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси». В ЗУП 3.1 и УТ 11 порядок действий тот же, отличаются только названия разделов меню — пути собраны в таблицу в конце первого раздела.

Разрешаем учёт по нескольким организациям

Если в базе ведётся только одна фирма, поле «Организация» в документах скрыто, а в справочнике нельзя создать вторую карточку. Снимается это одной галочкой.

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. Перейдите на вкладку «Главное».
3. Установите флажок «Несколько организаций».

После этого в каждом документе появится поле выбора организации, а в справочнике Главное → Организации заработает кнопка «Создать».

Где включается многофирменность и где лежит справочник организаций в трёх основных конфигурациях:

В ЗУП и УТ состав полей карточки отличается, но логика добавления фирмы та же.

Что подготовить до создания карточки

Карточка организации требует реквизитов, которые удобнее собрать заранее, чем бегать за ними в процессе. Минимальный набор — из свидетельства о регистрации и договора на расчётно-кассовое обслуживание.

Отдельно проверьте права. Создавать организации может пользователь с полными правами или с ролью, где разрешено редактирование нормативно-справочной информации. Если при попытке нажать «Создать» система пишет об отсутствии прав, зайдите под администратором или попросите его расширить ваш профиль в Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Заполняем карточку новой организации

Создание открывается не пустой карточкой, а короткой формой-помощником: сначала программа уточняет форму собственности и налоговый режим, и уже под них показывает нужные поля.

1. В справочнике организаций нажмите «Создать».
2. Выберите, кто это — Юридическое лицо или Индивидуальный предприниматель. От выбора зависит набор реквизитов: у ИП не будет КПП, но появится поле ОГРНИП.
3. Укажите систему налогообложения. Для ОСН и УСН состав полей разный, поэтому этот шаг идёт до заполнения остального.
4. Заполните наименования. Поле «Наименование в программе» — служебное, оно видно только вам в списках и отчётах. В печатные формы попадают «Сокращённое наименование» и «Полное наименование», их пишите строго как в учредительных документах.
5. Внесите ИНН, КПП, ОГРН, регистрационные сведения в налоговой, коды статистики.
6. Разверните блок с ответственными лицами и укажите руководителя, главного бухгалтера и кассира. Их подписи и должности подставляются в счета, акты и накладные.
7. При необходимости загрузите логотип, печать и факсимиле подписей в блоке «Логотип и печать» — тогда первичка будет выходить сразу с оттиском.

Сохраните карточку. Теперь новая фирма доступна для выбора в документах. Но вести по ней учёт пока рано — сначала учётная политика.

Настраиваем учётную политику и налоги

Каждая организация в базе ведёт учёт по своим правилам. Настройки первой фирмы на вторую не переносятся — их задают отдельно.

Бухгалтерская учётная политика открывается из раздела Главное → Учётная политика. В верхней части формы выберите нужную организацию и заполните способы оценки запасов, методы начисления амортизации, порядок учёта общехозяйственных расходов.

Налоговые настройки лежат в Главное → Налоги и отчёты. Здесь для новой фирмы указывают:

• 📌 применяемую систему налогообложения и дату перехода на неё;
• 📌 ставки и порядок расчёта налога на прибыль (для ОСН) или объект по УСН («доходы» либо «доходы минус расходы»);
• 📌 настройки НДС, если организация — плательщик;
• 📌 ставки страховых взносов и параметры для расчёта зарплатных налогов.

На что обратить внимание по режимам. На ОСН обязательно проверьте настройки НДС и порядок учёта расходов — от них зависят автоматические проводки по 90-м и 91-м счетам. На УСН ключевое поле — объект налогообложения: «доходы» или «доходы минус расходы», сменить его в середине года нельзя. Если фирма платит торговый сбор или ведёт раздельный учёт по видам деятельности, эти параметры тоже включаются в разделе налогов отдельными флажками.

Если по новой организации будет считаться зарплата, загляните в настройки учёта зарплаты — там задаётся способ отражения начислений в учёте и реквизиты для отчётности в СФР (бывший ФСС, переименован с 2023 года). В самой Бухгалтерии зарплатный блок упрощённый; при большом штате расчёт обычно ведут в ЗУП 3.1 и переносят итоги.

Автоматического копирования учётной политики с другой фирмы в типовой Бухгалтерии нет — заполняйте каждый пункт вручную, сверяясь с настройками первой организации, если компании работают по одинаковым правилам.

Добавляем банковский счёт и кассу

Без расчётного счёта новая фирма не сможет принимать и отправлять платежи. Счёт заводят либо из самой карточки организации по ссылке «Банковские счета», либо из раздела Банк и касса → Банковские счета.

В карточке счёта заполните:

1. Номер расчётного счёта.
2. Банк по БИК — наименование и корсчёт подтянутся из классификатора банков автоматически.
3. Валюту счёта и вид счёта (расчётный, специальный).
4. Текст для платёжных поручений, если банк требует особую формулировку назначения.

Касса в Бухгалтерии отдельной настройки не требует: кассовые документы привязываются к организации напрямую. Если фирма работает с несколькими кассами или онлайн-кассой, зарегистрируйте их в справочнике касс и укажите подключённое оборудование ККТ в настройках организации.

Чтобы не вбивать платёжки и выписки вручную, настройте обмен с банком. Если банк поддерживает прямой обмен (технология 1С:ДиректБанк), подключение запускается прямо из карточки расчётного счёта — после этого платёжные поручения уходят в банк, а выписки загружаются по кнопке без файлов. Когда прямого обмена нет, остаётся классический обмен через файлы: выгрузка платёжек и загрузка выписки в формате банк-клиента из раздела Банк и касса.

Разграничиваем доступ по организациям

Когда в базе несколько фирм, обычно нужно, чтобы бухгалтер одной компании не видел документы другой. Это решается ограничением доступа на уровне записей (RLS).

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Включите флажок «Ограничивать доступ на уровне записей».
3. Перейдите в «Профили групп доступа» или «Группы доступа» и задайте, какие организации доступны конкретным пользователям.

После этого каждый сотрудник видит в списках и отчётах только свои фирмы. Пользователь с полными правами ограничениям не подчиняется и видит всё.

Не забудьте проверить, что у новых пользователей заполнено поле с основной организацией — оно подставляется в документы по умолчанию и экономит время при ежедневном вводе.

Отдельно продумайте доступ к платёжным документам и выпискам банка. Нередко бухгалтер ведёт учёт обеих фирм, но распоряжаться деньгами на счёте вправе только по одной из них. В такой ситуации одного ограничения по организациям мало — потребуется более тонкая настройка профиля с запретом на проведение банковских документов по чужой фирме. Если штатных ролей не хватает, задачу решают доработкой профилей силами специалиста по 1С.

Вводим начальные остатки и проверяем учёт

Если новая фирма не начинает деятельность с нуля, в базу нужно перенести остатки на дату старта учёта — задолженности, товары, основные средства , деньги на счетах.

Для этого есть помощник: Главное → Начальные остатки → Помощник ввода остатков.

1. Выберите организацию и установите дату ввода остатков. Обычно это последний день периода перед началом учёта в программе — например, 31.12, если учёт ведётся с 1 января.
2. По очереди откройте разделы учёта (счета 01, 10, 41, 60, 62, 51 и так далее) и внесите сальдо. Помощник группирует счета по разделам, поэтому вводить остатки удобно блоками: сначала основные средства, затем запасы, расчёты с контрагентами, деньги.
3. Документы ввода остатков не делают проводок в привычном смысле — они используют вспомогательный счёт 000, по которому после ввода всех остатков должен получиться ноль. Остаток по счёту 000 — главный признак того, что где-то сальдо занесено только по одной стороне: ищите незакрытый раздел.

После ввода остатков прогоните контрольную проверку:

• сформируйте оборотно-сальдовую ведомость Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по новой организации на дату ввода и убедитесь, что по счёту 000 нет остатка;
• проведите один тестовый документ (например, поступление товаров ) и посмотрите, корректно ли формируются проводки и подставляются реквизиты фирмы;
• проверьте, что в печатных формах стоят верные наименование, ИНН и подписи.

Если ОСВ сходится и тестовый документ проводится без ошибок — организация готова к работе.

Частые ошибки при добавлении организации

Эти промахи всплывают уже после того, как по фирме введены документы, и обходятся дороже всего.

• 🔴 Неверная система налогообложения. Выбрали ОСН вместо УСН (или наоборот) — и программа считает налоги по чужому режиму. Исправление задним числом тянет за собой перепроведение всей базы.
• 🔴 Дублирование вместо копирования настроек. Копировать карточку организации кнопкой «Создать копированием» не стоит: вместе с реквизитами скопируются чужие ИНН и банковские счета, которые легко забыть поменять.
• 🔴 Пустые ответственные лица. Если не заполнить руководителя и главного бухгалтера, счета и акты выйдут без подписей, и первичку придётся переделывать.
• 🔴 Забыли про КПП обособленного подразделения. Для филиалов и подразделений на отдельном балансе нужен свой КПП — иначе отчётность уйдёт с неверным кодом.
• 🔴 Ввод остатков не на ту дату. Дата остатков позже первого рабочего документа ломает последовательность — остатки «перекрывают» уже введённые операции.

Частые вопросы