Новое юрлицо или ИП в базе 1С: карточка, учётная политика, счета и остатки

Чтобы добавить компанию в 1С Бухгалтерию 3.0, откройте Главное → Организации, нажмите Создать, выберите юрлицо или ИП и введите ИНН — при подключённой интернет-поддержке реквизиты заполнятся из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Дальше обязательно задайте префикс, учётную политику, налоговую инспекцию и основной банковский счёт. Без учётной политики новая организация в 1С не проведёт ни одного документа корректно.

Порядок ниже рассчитан на БП 3.0 с интерфейсом «Такси». В ЗУП 3.1 и УТ 11 справочник называется так же, отличия по разделам меню собраны в таблице в первом разделе.

Подготовка: что проверить до создания новой организации

Начните с трёх вещей. Они решают, получится ли вообще добавить компанию и не придётся ли потом всё переделывать.

• 🔑 Права. Создавать организации может пользователь с полными правами или с профилем, где разрешено редактирование справочника «Организации». Обычный бухгалтер с профилем «Бухгалтер» обычно видит список, но кнопка Создать у него может быть недоступна.
• 💾 Резервная копия. Если в базе уже ведётся учёт другой фирмы, сделайте выгрузку перед началом. Ошибка в настройках не страшна, а вот случайно изменённая учётная политика соседней организации — да.
• 📄 Документы под рукой. ИНН, КПП, ОГРН, дата регистрации, юрадрес, код ИФНС, ОКТМО, регистрационный номер в СФР, коды статистики, реквизиты расчётного счёта, ФИО и должности подписантов.

Отдельно решите, нужна ли вам отдельная база или новая организация в существующей. Общая база удобна, если у фирм общие контрагенты, номенклатура и бухгалтер. Отдельная — если у компаний разные владельцы, разные доступы и не хочется, чтобы одна ошибка в справочниках затрагивала обе.

Где искать справочник в разных конфигурациях:

В БП, пока в базе одна фирма, пункт меню часто называется в единственном числе — «Организация» и открывает сразу карточку. После добавления второй он превращается в список.

Как создать организацию в справочнике 1С

Шаг 1. Новая запись и тип

1. Откройте Главное → Организации.
2. Нажмите Создать.
3. Программа спросит, кого регистрируете: юридическое лицо или индивидуального предпринимателя. Выбор влияет на набор полей: у ИП нет КПП, вместо наименования — ФИО, а в учётной политике появятся настройки НДФЛ предпринимателя.

Тип (юрлицо или ИП) после записи и ввода документов не меняйте — это ломает отчётность и налоговые регистры. Ошиблись — создайте организацию заново, пока по ней нет документов.

Шаг 2. Заполнение по ИНН

В шапке новой карточки есть поле ИНН и команда заполнения реквизитов по нему. Она работает через сервис проверки контрагентов и требует подключённой интернет-поддержки (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы).

После заполнения проверьте руками:

• полное и сокращённое наименование — сокращённое уходит в печатные формы;
• КПП — у крупных налогоплательщиков их несколько, нужен КПП по месту постановки;
• юридический адрес — иногда приходит без квартиры или офиса;
• дату регистрации — от неё зависят отчёты за первый период.

Если интернет-поддержки нет, все поля заполняются вручную. Это 10–15 минут, ничего сложного.

Шаг 3. Префикс

Найдите в карточке поле Префикс. Это одна-две буквы или цифры, которые 1С подставляет в начало номера каждого документа организации.

Пример: у «Альфы» префикс АЛ, у «Беты» — БТ. Тогда счета на оплату будут АЛ00-000015 и БТ00-000015, а не два одинаковых 00-000015. Без префикса в одной базе быстро появляются документы-близнецы по номерам, и в банке-клиенте путаются платёжки.

Шаг 4. Разделы карточки

Ниже основных реквизитов карточка разбита на сворачиваемые группы. Пройдите каждую:

Нажмите Записать. Организация создана, но работать в ней ещё рано.

Учётная политика новой организации в 1С

Без этого шага программа не знает, какие налоги считать. Документы при проведении будут ругаться или делать неправильные движения.

Откройте Главное → Налоги и отчеты (в карточке организации есть ссылка на ту же настройку). Учётная политика задаётся с даты — обычно с 1-го числа месяца, с которого начинаете вести учёт в базе.

Система налогообложения

Основные параметры бухучёта

• 📦 Способ оценки МПЗ — по средней или ФИФО. Менять его посреди года нельзя, выбирайте сразу.
• 🏭 Косвенные расходы — списываются на 90.08 (директ-костинг) или распределяются на себестоимость через 20. Для торговли и услуг без производства чаще берут первый вариант.
• 🧾 НДС (для ОСН) — порядок регистрации счетов-фактур на аванс, раздельный учёт, если есть необлагаемые операции.
• 💼 Сроки уплаты налогов и взносов, если у фирмы есть сотрудники — от них зависят задачи бухгалтера и календарь.

Зарплата и кадры

Если зарплату ведёте в этой же БП, проверьте раздел Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Там задаётся, где считается зарплата — в этой программе или во внешней (например, в ЗУП), и параметры учёта для организации.

Банковский счёт и касса для компании

Расчётный счёт

1. В карточке организации нажмите ссылку Банковские счета (или поле «Основной банковский счёт» → Создать).
2. Введите БИК — наименование банка и корсчёт подтянутся из классификатора банков.
3. Введите номер счёта, 20 цифр. Валюта определится по символам 6–8 номера: 810 — рубли.
4. Запишите и отметьте счёт как основной. Он будет подставляться в счета на оплату и платёжки.

Если счетов несколько — заведите все. Валютный счёт тоже создаётся здесь, с валютой по номеру.

Для выписок настройте обмен с банком: через сервис DirectBank или загрузкой файла в формате обмена с банк-клиентом. Загрузка выписок ищет организацию по номеру счёта — если счёт не заведён, выписка не загрузится.

Касса

В БП отдельного справочника касс организации нет: наличные учитываются на счёте 50, а кассовые документы (ПКО, РКО) просто выбирают организацию. Достаточно заполнить кассира в группе «Подписи».

Если организация пробивает чеки, онлайн-кассу подключают как оборудование: Администрирование → Подключаемое оборудование. В УТ 11, напротив, есть справочник «Кассы организации» — его заполняют для каждой кассы отдельно.

Начальные остатки и с какой даты открывать учёт

Новая организация бывает двух видов. От этого зависит, нужны ли остатки вообще.

Как ввести остатки

1. Откройте Главное → Помощник ввода остатков (раздел «Начальные остатки»).
2. Выберите организацию и дату ввода остатков — последний день перед стартом.
3. Идите по счетам сверху вниз. Для каждого счёта помощник создаёт документ «Ввод остатков» нужного вида: по ОС — с амортизацией, по расчётам — в разрезе контрагентов и договоров, по товарам — с количеством.
4. Корреспондирующий счёт у всех записей — вспомогательный 000.

После ввода сформируйте оборотно-сальдовую ведомость на дату остатков. Сальдо по счёту 000 должно быть нулевым. Если там висит сумма, значит актив и пассив не сошлись — ищите ошибку в разделе, где сумма похожа на разницу.

Пример: вы ввели ОС на 1 200 000 ₽, амортизацию 300 000 ₽, деньги 450 000 ₽ и уставный капитал 10 000 ₽, нераспределённую прибыль 1 340 000 ₽. Актив: 1 200 000 − 300 000 + 450 000 = 1 350 000. Пассив: 10 000 + 1 340 000 = 1 350 000. Сальдо 000 = 0, всё сошлось.

Закрыть прошлый период

Когда остатки сверены, поставьте дату запрета изменения данных по новой организации на дату ввода остатков. Настройка находится в Администрирование → «Проведение документов» или «Пользователи и права», раздел «Даты запрета изменения» (зависит от релиза). Можно задать дату только для одной организации, не трогая остальные. Так никто случайно не перепроведёт документ «Ввод остатков».

Права доступа к новой организации и обмены

Кто видит фирму

По умолчанию все пользователи базы видят все организации. Чтобы бухгалтер «Беты» не открывал документы «Альфы»:

1. Администрирование → Пользователи и права → включите флажок Ограничивать доступ на уровне записей.
2. Откройте Группы доступа, выберите нужную группу.
3. На закладке ограничений для вида «Организации» укажите разрешённые организации.
4. Добавьте в группу пользователей.

Организация по умолчанию

Каждому пользователю удобно поставить основную организацию в его персональных настройках (через карточку пользователя или раздел персональных настроек). Тогда новые документы будут открываться сразу с нужной фирмой, а не с первой по алфавиту.

Обмены и сервисы

• 🔄 Синхронизация с ЗУП. В ЗУП заведите ту же организацию с теми же ИНН и КПП. При настройке обмена отметьте её в списке организаций для синхронизации — иначе начисления зарплаты не придут.
• 📤 Отчётность. Подключение 1С-Отчётности оформляется на конкретную организацию. Для новой фирмы нужно отдельное заявление с её реквизитами и сертификатом электронной подписи руководителя.
• 📨 ЭДО. Учётная запись электронного документооборота тоже создаётся на организацию. Проверьте, что в настройках ЭДО выбрана новая фирма и её сертификат.
• 🏦 Банк. Сервис DirectBank настраивается отдельно на каждый расчётный счёт.

Частые ошибки при добавлении компании

Частые вопросы о новой организации в 1С