Как настроить и начислить надбавку сотруднику в 1С:ЗУП 3.1

Чтобы добавить надбавку в 1С:ЗУП 3.1, зайдите в Настройка → Начисления, создайте новый вид начисления с назначением «Повременная оплата труда и надбавки» и укажите формулу расчёта. После этого надбавку назначают сотруднику документом — при приёме, кадровом переводе или отдельным «Назначением планового начисления».

Путь зависит от того, какая надбавка нужна: постоянная ежемесячная доплата, районный коэффициент, северная надбавка за стаж или разовая премия. Ниже — все варианты с точными путями меню, формулами и проверкой результата. Если в вашем релизе ЗУП какой-то пункт назван чуть иначе, ориентируйтесь на раздел верхнего уровня Настройка — состав начислений живёт именно там.

Создаём вид начисления для надбавки

Любая регулярная надбавка в ЗУП — это отдельный вид начисления. Разовую премию тоже оформляют через вид начисления, но с другим способом выполнения. Поэтому первый шаг всегда один — настроить начисление в справочнике.

Откройте Настройка → Начисления и нажмите Создать. Заполните карточку:

1. Наименование — например, «Надбавка за интенсивность» или «Персональная надбавка». Оно попадёт в расчётный листок, так что пишите понятно.
2. Назначение начисления — «Повременная оплата труда и надбавки». Это назначение позволяет включить надбавку в плановый ФОТ сотрудника.
3. Начисление выполняется — «Ежемесячно». Так надбавка будет считаться каждый месяц без ручного ввода.
4. На закладке Расчёт и показатели выберите, как задаётся сумма: фиксированной суммой, процентом от оклада или по произвольной формуле.

Для фиксированной доплаты формула сводится к одному показателю — размеру надбавки. Для процентной — умножению на оклад или на расчётную базу. Типовые формулы ЗУП уже содержат нужные показатели, достаточно выбрать готовый.

На закладке Учёт времени для обычной надбавки оставьте вид времени «Не изменяет». Надбавка не меняет отработанное время, она только добавляет деньги.

На закладке Зависимости можно указать, что надбавка увеличивает расчётную базу для других начислений — например, для районного коэффициента. По умолчанию типовые настройки это уже учитывают.

После сохранения вид начисления появится в списке и станет доступен в кадровых документах.

Назначаем надбавку при приёме и кадровом переводе

Если сотрудник только устраивается, надбавку удобно сразу прописать в документе приёма. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и создайте «Приём на работу». На закладке Оплата труда в таблице плановых начислений добавьте строку с созданной надбавкой и укажите размер.

Для уже работающего сотрудника, которому меняют условия оплаты, используйте «Кадровый перевод». Путь тот же — Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Кадровый перевод. Поставьте флажок «Изменить начисления » и добавьте надбавку в таблицу. С даты перевода она начнёт начисляться.

Разница между двумя документами простая:

Дату начала действия надбавки задаёт дата документа. Задним числом документ тоже можно провести, но тогда ЗУП при следующем расчёте доначислит разницу за прошлые месяцы.

Персональная надбавка без изменения штатного расписания

Часто надбавку нужно дать одному человеку, не трогая должность и не правя штатное расписание. Для этого есть отдельный документ — «Назначение планового начисления».

Откройте Зарплата → Изменение оплаты сотрудников (в части релизов — Зарплата → Плановые начисления) и создайте «Назначение планового начисления». В нём:

1. Укажите дату, с которой действует надбавка.
2. Выберите сотрудника (или сразу нескольких — документ списочный).
3. Добавьте вид начисления и размер.

Это самый гибкий способ. Он не связан со штатным расписанием, не меняет должность и подходит, когда надбавку назначают персонально — за наставничество, знание языка, совмещение участков.

Чтобы изменить размер уже действующей надбавки, используйте «Изменение плановых начислений» из того же раздела. А чтобы снять надбавку, проведите «Прекращение начисления» или в «Изменении плановых начислений» укажите нулевой размер с нужной даты.

Какой документ выбрать под вашу ситуацию:

Районный коэффициент и северная надбавка

Это особый случай. Районный коэффициент и процентная надбавка за стаж в северных районах начисляются не вручную, а автоматически на всю облагаемую базу. Настраиваются они один раз.

Сначала включите их расчёт. Зайдите в Настройка → Расчёт зарплаты, откройте «Настройка состава начислений и удержаний» и на закладке «Прочие начисления» поставьте флажки Районный коэффициент и Процентная надбавка за стаж (северная надбавка).

Размер районного коэффициента задаётся в карточке организации — Настройка → Организации, на закладке с учётной политикой и настройками. Если подразделения находятся в разных местностях, используйте справочник Настройка → Территории и укажите коэффициент для каждой территории отдельно, а сотрудников распределите документом «Перемещение между территориями».

Районный коэффициент — это множитель к заработку: например, 1,15 означает доплату 15 % ко всей облагаемой сумме. Отдельный вид начисления под него создавать не нужно, он появляется в расчётном листке автоматически.

Северная надбавка устроена сложнее: её процент растёт со стажем работы в районе. Предельный размер зависит от местности — в районах Крайнего Севера он доходит до 80 %, в приравненных к ним — до 50 %. Чтобы ЗУП считал её правильно, у сотрудника должен быть заполнен северный стаж. Его вводят в карточке сотрудника или документом учёта стажа; при достижении очередного порога программа сама поднимет процент.

Основания для этих выплат закреплены в статьях 316 и 317 ТК РФ, поэтому их нельзя отменить внутренним приказом — ЗУП начисляет их обязательно, как только включены настройки.

Разовая надбавка и премия через документ «Премия»

Если доплата нужна один раз — за проект, к празднику, за выполнение плана — плановое начисление не подходит. Такую выплату оформляют документом «Премия».

Сначала проверьте, что в Настройка → Начисления есть вид начисления с назначением «Премия» и способом выполнения «По отдельному документу». В типовой ЗУП такой вид обычно уже заведён («Премия месячная процентом», «Премия фиксированной суммой»). Если нужного нет — создайте по образцу раздела выше, но назначение выберите «Премия».

Дальше откройте Зарплата → Премии и создайте документ «Премия»:

1. Укажите месяц начисления и дату.
2. Выберите вид премии из справочника начислений.
3. Добавьте сотрудников и размер выплаты каждому.
4. При необходимости заполните показатель — процент или базу, если премия считается не фиксированной суммой.

Документ «Премия» удобен тем, что не меняет плановый ФОТ: выплата пройдёт только в указанном месяце и не будет тянуться дальше.

Не путайте разовую премию с ежемесячной премией-надбавкой: первая вводится документом каждый раз, вторая назначается один раз как плановое начисление и считается автоматически.

Как проверить начисленные надбавки

После назначения надбавку стоит проверить до выплаты, чтобы не пересчитывать зарплату задним числом.

Самый быстрый способ — расчётный листок сотрудника: Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. В нём надбавка видна отдельной строкой с суммой за месяц. Если строки нет — значит, начисление не попало в расчёт: проверьте дату документа и месяц начисления зарплаты.

Для проверки по всей организации используйте отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам» или «Полный свод начислений, удержаний и выплат» из того же раздела. В них видно, кому и сколько начислено по каждому виду надбавки.

Что проверять в первую очередь:

• 🔎 Сумма надбавки — совпадает ли с приказом и формулой.
• 📅 Месяц начисления — попала ли надбавка в нужный период.
• ➕ Районный коэффициент — начислился ли он на новую надбавку (если она входит в базу).
• 🧮 НДФЛ и взносы — надбавка облагается налогом и взносами как часть зарплаты.

Если надбавка должна увеличивать базу для районного коэффициента, но коэффициент на неё не начислился, вернитесь в карточку вида начисления на закладку «Зависимости» и проверьте, что надбавка входит в расчётную базу районного коэффициента.

Ошибки, из-за которых надбавка считается неверно

Три ситуации, которые чаще всего приводят к неправильной сумме и не связаны с шагами настройки напрямую.

Надбавка фиксированной суммой при неполной ставке. Если сотрудник работает на 0,5 ставки, фиксированная сумма надбавки сама по себе не делится пополам. Чтобы надбавка уменьшалась пропорционально занятости, в формуле вида начисления должен участвовать показатель доли ставки или времени. Проверьте формулу на закладке «Расчёт и показатели» — для частичной занятости чистая фиксированная сумма почти всегда ошибка.

Новый вид начисления вместо изменения размера. Когда надбавку повышают, не создавайте второй вид начисления с тем же смыслом — иначе в расчётном листке появятся две строки, а старая надбавка продолжит начисляться. Меняйте размер документом «Изменение плановых начислений», оставляя тот же вид начисления.

Районный коэффициент включён, но не заполнен. Галочка «Районный коэффициент» в настройках расчёта зарплаты только разрешает механизм. Если в карточке организации или на территории коэффициент оставлен равным 1 (или не заполнен), доплата будет нулевой. После включения всегда проверяйте, что числовое значение коэффициента задано.

Частые вопросы