Накладная в 1С 8.3: от создания документа до печати ТОРГ-12 и УПД

Накладную в 1С добавляют одним из двух документов. Входящую от поставщика вносят через Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), исходящую покупателю — через Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). В обоих случаях в списке нажимают кнопку создания и выбирают вид операции «Товары (накладная, УПД)».

Сама по себе «накладная» в 1С 8.3 — не отдельный объект, а печатная форма документа поступления или реализации. Поэтому добавить накладную в 1С значит создать документ , заполнить его и провести. После проведения программа сделает проводки, а форму ТОРГ-12 или УПД можно распечатать из того же документа.

Что проверить до создания первой накладной

Документ проведётся без ошибок, только если справочники заполнены заранее. Пять минут подготовки избавляют от возврата к пустым полям.

• 🏢 Организация. Реквизиты, ИНН/КПП, адрес и ответственные лица (руководитель, главбух) — они попадают в подписи печатной формы.
• 🤝 Контрагент. Карточка с ИНН, КПП и юридическим адресом. Без адреса и ИНН УПД печатается с пустыми строками.
• 📄 Договор. Вид договора «С поставщиком» для поступления и «С покупателем» для реализации. Если договор не тот, документ его просто не предложит в списке.
• 📦 Номенклатура. Позиции с единицей измерения и ставкой НДС. Вид номенклатуры «Товары» подставит счёт учёта 41.01.
• 🏬 Склад. Хотя бы один склад в справочнике Справочники → Склады.

Где в 1С найти документ и какой вид операции выбрать

Путь зависит от конфигурации и направления движения товара. Пути в БП 3.0 и УТ 11 стабильны между релизами.

В БП 3.0 кнопка «Поступление» или «Реализация» раскрывает список видов операции. Для накладной нужен вариант «Товары (накладная, УПД)». Если в одном документе и товары, и услуги, выбирайте «Товары, услуги, комиссия» — тогда появятся две вкладки табличной части.

В УТ 11 вид операции выбирают в поле «Хозяйственная операция» в шапке. Для обычной закупки и продажи подходит вариант «Закупка у поставщика» и «Реализация» соответственно.

Как заполнить шапку накладной: контрагент, договор, номер поставщика

Шапку заполняйте сверху вниз — поля зависят друг от друга. Договор подставится только после контрагента, а счета расчётов — только после договора.

Шапка входящей накладной (поступление)

1. Дата документа — дата фактического получения товара, а не дата ввода в программу. От неё зависят остатки и период по НДС.
2. Накладная №… от… — номер и дата из бумажного документа поставщика. Это обязательные поля: их программа берёт в книгу покупок и в акт сверки.
3. Организация — если ведёте учёт нескольких юрлиц.
4. Контрагент и Договор.
5. Склад — куда пришёл товар.
6. Расчёты — ссылка внизу шапки. В ней видно счета 60.01 и 60.02 и способ зачёта аванса. По умолчанию «Автоматически»: если поставщику была предоплата, программа зачтёт её сама.

Собственный номер документа («Номер» в правом верхнем углу) заполнять не нужно. 1С присвоит его при записи.

Шапка исходящей накладной (реализация)

Порядок тот же, но номера поставщика нет — номер накладной для покупателя и есть номер документа. В нём часто стоит префикс, например 0000-000123. Префикс задают в карточке организации, поле «Префикс». Он нужен, чтобы номера разных юрлиц в одной базе не пересекались.

Дополнительно проверьте:

• 🚚 Грузополучатель и грузоотправитель — если товар везут не на юридический адрес покупателя. В БП 3.0 эти поля находятся на вкладке, где заполняют сведения о доставке (или в разделе «Дополнительно» на форме).
• 💰 Тип цен — в БП 3.0 цены подставляются из выбранного типа цен. В УТ 11 аналогичный реквизит называется «Вид цен», и подстановка идёт из соглашения с клиентом.

Табличная часть: товары, количество и цены

На вкладке «Товары» есть три способа добавить строки. Выбор зависит от объёма накладной.

Загрузка из табличного документа есть в БП 3.0 и УТ 11. Команду ищите в командной панели табличной части, в меню «Ещё». Программа покажет окно, куда вставляют таблицу из Excel, и предложит сопоставить колонки: наименование или артикул, количество, цена.

Колонки, которые проверяют в каждой строке

• Количество и Цена — сумма пересчитается сама.
• % НДС — берётся из карточки номенклатуры. Если поставщик без НДС, ставка будет «Без НДС».
• Счёт учёта — для товаров обычно 41.01, для материалов 10.01. В БП 3.0 он подставляется из настроек Справочники → Счета учета номенклатуры.
• Счёт НДС (для поступления) — 19.03 для товаров.

Сумма документа считается внизу формы. Сверьте её с итогом бумажной накладной до копейки. Расхождение в 1–2 копейки обычно даёт округление НДС: поставщик считал налог по итогу, а 1С — построчно.

Проведение накладной и печать ТОРГ-12, УПД и счёта-фактуры

Кнопка «Провести и закрыть» записывает документ и формирует движения. Кнопка «Записать» только сохраняет черновик — остатков и проводок он не меняет. Непроведённый документ в списке помечен серым значком без галочки.

Что сформирует проведённая накладная (БП 3.0, ОСНО)

Проверить проводки можно кнопкой с подписью «Дт/Кт» в командной панели документа. Там же видно движения по регистрам НДС.

Счёт-фактура к накладной

• 📥 Входящий. Внизу формы поступления есть поле «Счёт-фактура №… от…» и кнопка «Зарегистрировать». Введите номер и дату из документа поставщика. Код вида операции 01 подставится сам. Если поставщик прислал УПД со статусом 1, регистрация так же обязательна: без неё вычет НДС в книгу покупок не попадёт.
• 📤 Исходящий. В реализации внизу формы — ссылка «Выписать счёт-фактуру». Если печатаете УПД со статусом 1, отдельный счёт-фактуру не выписывают, но программа всё равно создаст его в учёте для книги продаж.

Печать

Кнопка «Печать» в документе реализации открывает список форм:

• Товарная накладная (ТОРГ-12) — для покупателей, которые просят классический комплект «накладная + счёт-фактура».
• УПД — один документ вместо двух. Подходит большинству покупателей на ОСНО.
• Счёт-фактура — если печатаете ТОРГ-12, а не УПД.
• Комплект документов — несколько форм сразу, с настройкой числа экземпляров.

Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены ответственные лица. Иначе строки подписей окажутся пустыми, и бланк придётся подписывать «от руки» без расшифровки.

Накладная не проводится: ошибки и что с ними делать

Сообщения об ошибках 1С выводит внизу формы. Двойной щелчок по строке сообщения переводит курсор на поле, которое надо исправить.

Двойной номер или дубль накладной

Если два пользователя одновременно создали одну и ту же входящую накладную, остатки и долг перед поставщиком задвоятся. Найти дубль быстро помогает отбор в списке поступлений по полю с номером документа поставщика.

Лишний документ не удаляйте сразу. Сначала отмените проведение, затем поставьте пометку удаления. Окончательное удаление помеченных объектов выполняет администратор в разделе Администрирование → Обслуживание, в группе «Удаление помеченных объектов». При этом программа проверит, не ссылаются ли на документ другие объекты.

Права на создание накладных и автоматизация ввода

Кто может добавлять накладные

Доступ настраивается в БП 3.0 и УТ 11 через Администрирование → Настройки пользователей и прав. Там создают группы доступа и назначают им профили. Сотрудник получает право на документы через членство в группе.

Типовая схема для небольшой фирмы:

Чтобы закрытые месяцы не меняли задним числом, установите дату запрета изменения. Настройка находится в разделе Администрирование — в группе, где настраивают проведение и запрет изменения данных. Можно задать одну дату для всех или отдельные даты по пользователям.

Как ускорить ввод накладных

• 🔁 Ввод на основании. Реализацию создают из счёта покупателю или заказа: кнопка «Создать на основании» переносит контрагента, договор и товары. Поступление — из заказа поставщику. Ручной ввод строк исчезает.
• 📨 Входящие из ЭДО. Если поставщик присылает УПД через оператора, 1С создаёт документ поступления из электронного документа. Остаётся проверить счета учёта и провести.
• 📋 Копирование. Для регулярных одинаковых отгрузок удобно копировать прошлый документ (F9 или команда копирования в списке), затем менять дату и количество.
• 🔢 Шаблоны цен. Заполненный тип цен у договора избавляет от ручного ввода цен в каждой строке.

Частые вопросы