Начисление оклада в 1С ЗУП: от настройки до контроля

Оклад сотруднику добавляют не в карточке физлица, а в кадровом документе: при приёме на работу — в Приёме на работу, а потом он подтягивается в расчёт зарплаты автоматически. Если открыть справочник сотрудника и искать там поле «оклад», его не будет — размер оклада хранится как плановое начисление, привязанное к периоду.

Разберём весь путь в 1С:ЗУП 3.1 — от проверки вида начисления «Оплата по окладу» до ввода суммы при приёме, изменения оклада одному человеку и массового пересчёта по отделу. По ходу покажу, где именно в интерфейсе «Такси» лежат нужные документы и как потом проверить, что оклад встал правильно.

Та же логика работает в 1С:Бухгалтерии 8.3, если в ней ведётся зарплата: документы называются так же, отличаются только разделы меню.

Что проверить перед вводом оклада

Прежде чем заводить сумму, убедитесь, что в программе включён нужный способ оплаты и есть само начисление.

Откройте Настройка → Расчёт зарплаты. Здесь задают, по каким правилам считается заработок. Для окладной схемы отдельных галочек включать не нужно — повременная оплата поддерживается «из коробки».

Теперь виды начислений: Настройка → Начисления. В списке по умолчанию уже есть строка «Оплата по окладу». Откройте её и проверьте ключевые поля на вкладке «Основное»:

• 📌 Назначение начисления — «Повременная оплата труда и надбавки».
• 📌 Способ выполнения — «Ежемесячно» (начисляется в каждом месяце периода действия).
• 📌 Вид начисления — «Оклад».

Параллельно есть второй вид — «Оплата по окладу (по часам)». Его берут, когда норма времени считается в часах, а не в днях (например, для сменного графика). Для стандартной пятидневки оставляйте дневной вариант.

Штатное расписание: оклад на позиции или у человека

1С позволяет хранить оклад двумя способами, и выбрать нужно до приёма сотрудников.

Вариант 1 — со штатным расписанием. Включается в Настройка → Кадровый учёт (или Настройка → Штатное расписание) опцией «Ведётся штатное расписание». Тогда оклад задают на позиции штатки, а сотрудник при приёме наследует его автоматически.

Вариант 2 — без штатного расписания. Оклад вводят индивидуально каждому человеку в документе приёма. Подходит для совсем небольших компаний.

Если штатное расписание ведётся, настройте позиции в разделе Настройка → Штатное расписание. По каждой позиции на вкладке «Оплата труда» добавьте начисление «Оплата по окладу» и впишите размер — например, 60 000 руб. Можно задать и «вилку» (мин./макс.), тогда при приёме программа подскажет допустимый диапазон.

Ввод оклада при приёме на работу

Оклад новому сотруднику добавляют в документе «Приём на работу». Путь: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → кнопка «Создать» → «Приём на работу». Для нескольких человек сразу есть «Приём на работу списком».

Порядок действий:

1. Выберите сотрудника (или создайте нового) и укажите дату приёма — с неё начнёт действовать оклад.
2. Заполните подразделение и должность. Если ведётся штатное расписание — выберите позицию, и оклад подставится сам.
3. Перейдите на вкладку «Оплата труда».
4. В таблице плановых начислений добавьте строку «Оплата по окладу» и впишите размер оклада в рублях.
5. При необходимости добавьте надбавки отдельными строками (районный коэффициент, персональная надбавка).
6. Проверьте поле «Аванс» — способ и сумма аванса задаются тут же.
7. Проведите документ.

После проведения оклад становится плановым начислением сотрудника: он автоматически попадёт в документ «Начисление зарплаты и взносов» за каждый месяц, пока действует. Отдельно вводить сумму каждый месяц не нужно — в этом и смысл планового начисления: задали один раз, программа применяет его до следующего изменения.

Проверить, что оклад записался, можно сразу: откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Оплата труда» — там виден текущий размер и дата, с которой он действует.

Надбавки и районный коэффициент сверх оклада

Оклад редко бывает единственным начислением. Рядом обычно идут доплаты, и важно понимать, какие из них добавляют вручную, а какие 1С считает сама.

Вручную, отдельной строкой на вкладке «Оплата труда» добавляют персональные и постоянные доплаты:

• 💰 персональная надбавка (фиксированная сумма или процент от оклада);
• 💰 доплата за совмещение должностей;
• 💰 надбавка за стаж, квалификацию, вредность.

Каждая такая доплата — это отдельный вид начисления из Настройка → Начисления. Если нужного в списке нет, его создают по образцу существующего: указывают назначение, формулу расчёта и порядок обложения НДФЛ и взносами.

Автоматически программа начисляет районный коэффициент и северную надбавку — их не вводят каждому сотруднику строкой. Признак применения задают на уровне организации или территории в Настройка → Расчёт зарплаты (флажок использования районных коэффициентов) либо в реквизитах подразделения. После этого коэффициент применяется ко всем облагаемым им начислениям, включая оклад.

Как изменить оклад действующему сотруднику

Менять сумму прямо в старом документе приёма нельзя — это исказит историю. Для нового оклада заводят отдельный документ с датой изменения.

Основной инструмент — Зарплата → Изменение оплаты сотрудников (в части релизов — Кадры → Изменения оплаты труда). Отсюда создают один из документов:

Механика для «Изменения оплаты труда»:

1. Создайте документ, укажите дату, с которой действует новый оклад.
2. Подберите сотрудника.
3. В строке «Оплата по окладу» впишите новый размер.
4. Проведите.

Старый оклад закроется предыдущей датой, новый начнёт действовать с указанной. В расчёте зарплаты за месяц перехода программа сама разобьёт начисление на два периода по дням.

Массовое изменение окладов по отделу или всей компании

Когда оклады меняются сразу многим — при индексации или пересмотре по подразделению — вводить документы по одному не нужно.

Способ 1. Изменение оплаты труда на список сотрудников. В документе «Изменение оплаты труда» по кнопке «Подбор» или «Заполнить» добавьте сразу несколько человек (например, по подразделению). Для каждого укажите новый оклад — можно задать единое значение или процент.

Способ 2. Индексация заработка. Если зарплата повышается всем на одинаковый коэффициент, используйте документ «Индексация заработка» (или «Индексация штатного расписания», если оклады хранятся на позициях). Путь обычно Зарплата → Индексация заработка. Укажите коэффициент (например, 1,1 — рост на 10%), и программа пересчитает оклады выбранным сотрудникам.

Способ 3. Через штатное расписание. Когда оклады заданы на позициях штатки, меняйте их документом «Изменение штатного расписания» — сотрудники на этих позициях получат новый оклад автоматически.

Перед массовым пересчётом сверьте список: кого изменение затрагивает, а кого нет. Сотрудники в отпуске, на больничном или в декрете тоже попадают под индексацию — новый оклад применится к ним при выходе на работу. Исключать их из документа не нужно, если повышение общее по организации.

Какой способ выбрать, зависит от ситуации:

Как проверить, что оклад начислился верно

После ввода стоит убедиться, что сумма дошла до расчёта. Для этого в 1С:ЗУП есть несколько отчётов — все в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате (или Кадры → Кадровые отчёты для штатных данных).

• 📊 Плановые начисления сотрудников — показывает действующий оклад каждого человека на выбранную дату. Самый быстрый способ увидеть, у кого какой оклад и с какого числа.
• 📊 Расчётный листок — по конкретному сотруднику за месяц: видно, как оклад превратился в начисление с учётом отработанных дней.
• 📊 Анализ зарплаты по сотрудникам — сводка начислений по отделам, удобна для контроля фонда оплаты.
• 📊 Начисления и удержания — расшифровка всех строк начисления за период.

Что проверять в первую очередь:

1. Дата действия оклада совпадает с датой приёма или изменения — нет «дыры», когда оклад не действует.
2. Нет задвоения — старый и новый оклад не пересекаются по датам.
3. Сумма в расчёте за полный отработанный месяц равна окладу (если нет больничных, отпусков и доплат).

Оклад и МРОТ: что держать в голове

При вводе оклада программа не проверяет его за вас, поэтому помните правило из ст. 133 ТК РФ: зарплата за полностью отработанный месяц не может быть ниже минимального размера оплаты труда.

Важный нюанс: под МРОТ подводят всю зарплату, а не только оклад. Сам оклад может быть ниже МРОТ — при условии, что с учётом надбавок и доплат итоговое начисление дотягивает до минимума. Поэтому в 1С нормально увидеть оклад 18 000 руб. при МРОТ выше, если сверху идут постоянные доплаты.

Две оговорки, которые часто забывают:

• 🔸 Районный коэффициент и северные надбавки в МРОТ не входят — они начисляются сверх минимума. Если регион «северный», проверьте, что сумма до коэффициента уже не ниже МРОТ.
• 🔸 Неполная ставка — для неё минимум считается пропорционально. На 0,5 ставки нижняя планка — половина МРОТ.

Если оклад по полной ставке окажется ниже допустимого, это не ошибка программы — её исправляют повышением оклада документом «Изменение оплаты труда».

Частые вопросы