Оформление ежегодного отпуска в 1С ЗУП и Бухгалтерии

Отпуск сотрудника в 1С оформляется документом «Отпуск»: в ЗУП 3.1 он лежит в разделе Зарплата → Отпуска, в Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры → Отпуска. Документ одновременно фиксирует кадровое событие (с какого по какое число человек отдыхает) и считает отпускные по среднему заработку.

Главное, что часто упускают: отпускные нужно выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ), поэтому документ вводят заранее, а не в день ухода. Ниже — как заполнить документ без ошибок в периоде и среднем заработке, как учесть пересечения с больничным и как оформить отпуск с последующим увольнением.

С чего начать: проверки до ввода документа

Прежде чем создавать «Отпуск», убедитесь, что в базе есть данные, на которых строится расчёт.

• 📅 Принят на работу. У сотрудника должен быть проведён документ «Приём на работу» с датой раньше начала отпуска.
• 💰 Есть начисления за расчётный период. Средний заработок берётся за 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Если зарплата за эти месяцы не начислена, отпускные посчитаются неверно или нулём.
• 🗓️ Отработано не меньше 6 месяцев (для первого отпуска на новом месте — ст. 122 ТК РФ). Авансом можно и раньше, но по соглашению с работодателем.
• 📋 График отпусков на год желательно утверждён — из него удобно подставлять даты, и он закрывает требование ст. 123 ТК РФ.

Остаток неиспользованных дней в ЗУП 3.1 виден в отчёте Кадры → Отчёты по кадрам → Остатки отпусков. Если прав на полный отпуск ещё нет, программа всё равно позволит оформить — ограничение следит только за арифметикой дней, а не за соблюдением ТК.

Если график отпусков на год заведён в базе (Кадры → Графики отпусков), даты можно не вбивать вручную: при создании документа «Отпуск» ЗУП предложит период из графика по этому сотруднику. Это убирает расхождения между планом и фактом и упрощает контроль переносов.

Как заполнить документ «Отпуск» по шагам

Порядок одинаков для ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0, различается только раздел, из которого открывается список.

1. Откройте список отпусков и нажмите «Создать».
2. Выберите организацию и сотрудника. Поля месяца начисления заполнятся автоматически по дате начала.
3. На закладке «Основной отпуск» поставьте флажок ежегодного оплачиваемого отпуска и укажите даты «с … по …». Число календарных дней программа посчитает сама.
4. Проверьте поле «Освобождать ставку на период отсутствия» — оно нужно, если на время отпуска берут замещающего по этой же штатной единице.
5. Перейдите на закладку «Начислено (подробно)» — там видно сумму отпускных и из какого среднего заработка она получена.
6. На закладке «Выплата» или в поле даты выплаты укажите, когда деньги уходят сотруднику. От этой даты зависит срок удержания и перечисления НДФЛ.
7. Нажмите «Провести и закрыть».

Виды отпуска переключаются флажками на отдельных закладках документа: кроме основного там есть дополнительный (за вредность, ненормированный день, северный) и отпуск без сохранения оплаты (за свой счёт). Для отпуска за свой счёт отпускные не начисляются — документ фиксирует только период отсутствия.

Как задать и проверить период отпуска

Период — самое частое место ошибок, потому что считать нужно в календарных, а не рабочих днях.

• В 28 дней ежегодного отпуска входят выходные, но не входят нерабочие праздничные дни. Если на отпуск попадает, скажем, 12 июня, этот день не уменьшает остаток и не оплачивается как отпускной — отпуск фактически продлевается на него.
• 1С учитывает перенос за счёт праздников автоматически, если производственный календарь в базе заполнен на нужный год. Календарь проверяют в Настройка → Производственные календари (ЗУП) — там должны стоять все праздники и перенесённые выходные.
• Если конец отпуска выпал не туда, где вы его ждали, первым делом смотрите именно календарь: пустой или устаревший календарь — причина №1 «сдвинутых» дат.

Когда сотрудник просит отпуск на конкретное число рабочих дней, пересчитайте его в календарные с учётом праздников внутри периода, иначе остаток израсходуется не так, как планировалось.

Как 1С считает отпускные и что проверить в расчёте

Отпускные = среднедневной заработок × число календарных дней отпуска. Среднедневной заработок программа считает по правилам Постановления Правительства РФ № 922:

• берутся выплаты за 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска;
• сумма делится на 12 и на 29,3 — среднемесячное число календарных дней;
• из расчётного периода исключаются больничные, командировки, прошлые отпуска и другие периоды, когда сохранялся средний заработок, вместе с начисленными за них суммами.

Пример. За 12 месяцев начислено 600 000 ₽ учитываемых выплат, месяцы отработаны полностью. Среднедневной заработок: 600 000 / 12 / 29,3 = 1 706,48 ₽. Отпуск на 14 календарных дней: 1 706,48 × 14 = 23 890,72 ₽ к начислению.

Если месяц отработан не полностью (была болезнь), 29,3 за этот месяц пересчитывается пропорционально отработанным календарным дням — 1С делает это сама на закладке с расчётом среднего.

Что программа включает в базу среднего заработка, а что нет:

• ✅ оклад, доплаты, надбавки, районный коэффициент;
• ✅ производственные премии — но с особенностями: годовая премия учитывается, если начислена за год, предшествующий отпуску, а месячные и квартальные входят по правилам пропорционального учёта;
• ❌ больничные, прошлые отпускные и другие выплаты за неотработанное время (вместе с самими днями);
• ❌ материальная помощь, разовые выплаты к праздникам и прочие суммы, не связанные с оплатой труда.

Правила учёта премий настраиваются в карточке вида начисления: у каждого начисления есть флажок, включать ли его в расчёт среднего заработка. Если премия «не доходит» до отпускных, проверьте именно эту настройку в Настройка → Начисления.

НДФЛ с отпускных удерживается при выплате (ст. 223, 226 НК РФ). Отпускные — это не зарплата: удержать и перечислить НДФЛ нужно по дате фактической выплаты денег, а не по итогам месяца. В документе «Отпуск» сумма налога показывается на той же закладке с расчётом; убедитесь, что применены положенные вычеты.

Пересечение дат и другие ошибки, которые 1С подсвечивает

Самая типичная проблема — два документа на один и тот же период.

• 🔴 Пересечение с больничным. Если на дни отпуска пришёлся больничный, отпуск продлевается или переносится (ст. 124 ТК РФ). В 1С сначала проводят больничный, затем корректируют документ «Отпуск»: либо уменьшают период, либо вводят документ переноса. Проведение двух документов на одни даты без корректировки даст задвоение дней и неверный остаток.
• 🔴 Пересечение с другим отпуском или командировкой. При проведении ЗУП выдаёт предупреждение о пересечении периодов отсутствия. Не игнорируйте его — разведите даты.
• 🔴 Нет данных для среднего заработка. Если отпускные вышли нулём или подозрительно маленькими, причина обычно в том, что за расчётный период нет проведённых начислений зарплаты.

Отпуск с последующим увольнением

Это отдельный сценарий (ст. 127 ТК РФ): сотрудник сначала догуливает отпуск, а потом увольняется, причём днём увольнения считается последний день отпуска.

Как это оформить в ЗУП 3.1:

1. Проведите документ «Отпуск» на положенный период обычным порядком.
2. Введите документ «Увольнение» (Кадры → Увольнения). В поле даты увольнения поставьте последний день отпуска.
3. Окончательный расчёт и трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) выдают в последний рабочий день перед отпуском — фактически человек уже не выйдет на работу после его начала.

Важная деталь: при отпуске с последующим увольнением компенсация за неиспользованный отпуск не выплачивается — сотрудник использует дни «натурой». А вот если отпуск при увольнении не берут, а дни остались, их компенсируют деньгами в документе «Увольнение». Прикинуть сумму такой компенсации можно заранее:

Отчётность: где отпускные отражаются после проведения

Отдельный отчёт «по отпуску» сдавать не нужно — суммы попадают в общую зарплатную отчётность. Проверить, что всё встало корректно, стоит в трёх местах.

В ЗУП 3.1 отчётность формируется в разделе Отчётность, справки. Если отпускные выплачены в одном месяце, а отпуск начинается в следующем, следите, в какой период удержания по НДФЛ они попали, — это самая частая причина расхождений в 6-НДФЛ.

Обычный ежегодный отпуск в ЕФС-1 не отражается — это не кадровое мероприятие, о котором отчитываются в СФР. Так что, оформив документ «Отпуск», новый отчёт из-за него подавать не нужно: суммы просто дойдут до плановой зарплатной отчётности сами.

Напомним: фонд ФСС с 2023 года объединён с ПФР в СФР — на порядок начисления взносов на отпускные это не влияет, меняются только реквизиты и формы.

Частые вопросы