Добавление нового плательщика в справочник контрагентов 1С

Плательщик в 1С — это контрагент, от которого поступают деньги, поэтому отдельного справочника «Плательщики» нет: нового плательщика заводят карточкой в справочнике Контрагенты. В типовой «Бухгалтерии предприятия» 3.0 он открывается так: Справочники → Контрагенты, далее кнопка Создать.

Дальше всё держится на одном реквизите — ИНН. Если указать его первым и база подключена к интернет-поддержке, 1С сама подтянет наименование, КПП, адрес и банк. Если поддержки нет, те же поля заполняют вручную. От пустой карточки до готового плательщика — проверка на дубль, реквизиты, банковский счёт и договор; каждый из этих шагов разберём отдельно, с точными путями меню и частными случаями по ИП и иностранным контрагентам.

Где в 1С завести нового плательщика

В типовых конфигурациях плательщик живёт в одном и том же справочнике контрагентов, меняется только раздел входа:

В окне списка нажмите Создать — откроется пустая карточка. Если плательщик уже есть в базе (например, вы раньше оформляли ему возврат), не создавайте вторую карточку: найдите существующую по ИНН или названию через поле поиска над списком.

Плательщиком может быть как организация, так и физлицо или ИП — вид выбирается в самой карточке, об этом ниже.

Проверьте, нет ли этого плательщика в базе

Самая частая ошибка — завести дубль. Два контрагента с одним ИНН рассыпают взаиморасчёты: часть оплат падает на одну карточку, часть на другую, и акт сверки перестаёт сходиться.

1С страхует от этого сама. Как только вы введёте ИНН в новой карточке, программа проверит справочник и, если найдёт совпадение, покажет предупреждение о возможном дубле со ссылкой на уже существующий элемент. Увидели такое — не продолжайте ввод, а откройте найденную карточку и работайте с ней.

Если автоконтроль по каким-то причинам не сработал, проверьте вручную до создания карточки:

Для разовых массовых проверок в «Бухгалтерии» есть обработка поиска и удаления дублей — она группирует элементы справочников по совпадающим реквизитам. Запускать её лучше не в разгар работы: объединение карточек меняет ссылки в документах.

Почему дубль опаснее, чем кажется:

• 📉 взаиморасчёты разъезжаются — по одной карточке висит долг, по другой переплата;
• 🧾 акт сверки с плательщиком не сходится, хотя по факту всё оплачено;
• 🔁 в отчётах контрагент мелькает дважды, и приходится вручную понимать, где какая часть оборотов.

Создайте карточку: автозаполнение по ИНН или ручной ввод

Сначала выберите вид контрагента — переключатель в верхней части карточки: Юридическое лицо, Физическое лицо, Обособленное подразделение или Государственный орган. От этого зависит набор полей: у юрлица есть КПП, у физлица — нет.

Автоматический способ (быстрый). Введите ИНН в соответствующее поле. Если база подключена к сервису 1С:Контрагент (это часть интернет-поддержки, Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы), программа запросит данные из реестров и подставит:

• наименование (краткое и полное);
• КПП и ОГРН;
• юридический адрес;
• иногда — руководителя.

Останется проверить подставленное и при необходимости поправить. Это экономит время и исключает опечатки в названии.

Ручной способ. Нет интернет-поддержки или контрагент не находится в реестре (например, иностранец) — заполняйте поля сами:

• Наименование — рабочее, короткое, по нему вы будете искать плательщика в списках (например, «Ромашка ООО»).
• Полное наименование — как в учредительных документах, попадёт в печатные формы.
• ИНН / КПП — с проверкой контрольного разряда; 1С подсветит неверный ИНН.
• ОГРН — не обязателен, но пригодится для договоров.

Пара частных случаев:

• ИП как плательщик. Вид выбирайте Физическое лицо — у индивидуального предпринимателя нет КПП. ИНН у ИП 12-значный, 1С проверит его длину.
• Иностранный плательщик. Автозаполнение по реестрам тут не сработает — у зарубежной компании нет российского ИНН. Укажите страну регистрации и заполните наименование и реквизиты вручную; поле ИНН оставьте пустым.

Остальные поля — ОГРН, ОКПО, код по ОКТМО — заполняйте по необходимости: на проводки они не влияют, но пригодятся в договорах и части печатных форм.

Заполните банковский счёт плательщика

Если ждёте от плательщика безналичную оплату, заведите его расчётный счёт. В карточке контрагента есть раздел банковских счетов (ссылка Банковские счета в навигации карточки или одноимённая команда). Нажмите Создать.

Главное поле — БИК банка. Введите его, и 1С подставит наименование банка и корреспондентский счёт из справочника банков автоматически. Вам останется вписать только номер расчётного счёта плательщика (20 знаков).

Проверьте пару моментов:

• Расчётный счёт и корсчёт — разные вещи. Расчётный (начинается обычно на 40…) — ваш ввод; корреспондентский подтягивается по БИК, его менять не надо.
• Банка нет в справочнике — обновите классификатор банков. В типовой он загружается из интернета по кнопке обновления в справочнике Банки; без подключения — из файла БИК ЦБ РФ.

У одного плательщика может быть несколько счетов — в разных банках или рублёвый и валютный. Заводите столько карточек счетов, сколько реально используется. Тот счёт, который чаще фигурирует в оплатах, отметьте как основной: 1С будет подставлять его в документы по умолчанию, а остальные вы выберете из списка вручную, когда понадобится.

Для плательщика-физлица расчётный счёт вводить необязательно: наличные и карточные поступления проводятся без банковских реквизитов контрагента.

Укажите договор и вид расчётов

Без договора плательщика тоже можно сохранить, но при первой же оплате 1С попросит его указать — договор задаёт, по какому счёту учёта пойдут расчёты.

Откройте в карточке раздел Договоры и нажмите Создать. Ключевой реквизит — вид договора. Для плательщика, который перечисляет вам деньги за товары или услуги, это С покупателем:

Заполните номер и дату договора — они попадут в платёжные документы и акт сверки. Наименование договора сделайте говорящим: по нему вы будете выбирать нужный договор в документах, если их у плательщика несколько. Если расчёты ведутся в валюте, укажите валюту договора; по умолчанию стоит рубль.

А вот сам способ оплаты — наличными, картой или на расчётный счёт — в карточке плательщика не хранится. Он выбирается в момент оформления поступления: вид операции и статья движения денежных средств задаются уже в документе (Поступление наличных, Поступление на расчётный счёт), а не в справочнике контрагента. Поэтому не ищите в карточке поля «вид оплаты» — их там нет, и это нормально.

Добавьте плательщика прямо из документа оплаты

Заводить карточку заранее необязательно. Если деньги уже пришли, а плательщика в базе нет, его можно создать на лету, не выходя из документа.

Откройте нужный документ — Банк и касса → Поступления на расчётный счёт или Банк и касса → Кассовые документы — и начните заполнять поле плательщика (контрагента):

1. В поле контрагента введите ИНН или первые буквы названия.
2. Если подходящего в списке нет, нажмите кнопку создания нового элемента (+ или Создать) прямо в выпадающем списке поля.
3. Откроется та же карточка контрагента — заполните её по шагам выше и нажмите Записать и закрыть.
4. Новый плательщик автоматически подставится в документ.

Этот путь удобен при разборе банковской выписки, когда плательщиков много и часть из них разовые. Минус — в спешке легче пропустить проверку на дубль, поэтому ИНН вводите в первую очередь: контроль совпадений сработает и здесь.

Добавьте контакты и прочие реквизиты

Этот блок не влияет на проводки, но без него неудобно работать:

• Контактное лицо — ФИО и должность того, с кем общаетесь по оплатам. Пригодится в сверках и напоминаниях о долге.
• Телефон, e-mail, адрес — вводятся в соответствующих полях карточки; адрес для юрлица часто подставляется автозаполнением вместе с ИНН.
• Группа справочника — если контрагентов много, разложите их по папкам (покупатели, поставщики, прочие). Группа задаётся при создании или перетаскиванием в списке.

Если стандартных полей не хватает — например, нужно хранить код плательщика из вашей внутренней системы или признак «работает по предоплате», — используйте дополнительные реквизиты. Их набор для контрагентов настраивается один раз в разделе Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения, после чего поле появится в каждой карточке. Это чище, чем вписывать служебные пометки в наименование.

Для документооборота по ЭДО в карточке есть отдельная настройка приглашения — она нужна, только если обмениваетесь с плательщиком электронными документами, и к вводу самого плательщика отношения не имеет.

Сохраните и проверьте карточку

Нажмите Записать и закрыть. Перед записью 1С ещё раз проверит обязательные поля и корректность ИНН/КПП — если что-то не так, укажет на проблемное поле.

После сохранения убедитесь, что плательщик готов к работе:

• он виден в списке Контрагенты и находится по ИНН;
• у него есть хотя бы один банковский счёт (для безнала);
• заведён договор с нужным видом;
• в карточке нет красных подсветок незаполненных обязательных реквизитов.

Самый надёжный тест — оформить поступление . Создайте Поступление на расчётный счёт, выберите нового плательщика в поле плательщика и проверьте, что договор и счёт подставились автоматически. Если всё подтянулось — карточка заведена правильно.

Проводить этот документ, чтобы проверить карточку, не нужно: достаточно убедиться, что реквизиты подставляются. Если решите всё же оформить реальное поступление, следите, чтобы сумма и назначение совпадали с выпиской — тогда расчёты с новым плательщиком закроются корректно с первой же операции.

Частые вопросы