Новый пользователь в 1С 8.3: создание учётной записи, ролей и доступа

Добавить пользователя в 1С можно двумя путями. В обычной работе это делают в самой программе: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Через Конфигуратор добавляют учётные записи в базах без стандартной подсистемы управления доступом или когда в программу уже не войти. Для файловой и клиент-серверной базы порядок действий одинаковый: список пользователей хранится внутри информационной базы, а не на SQL-сервере.

Новая запись состоит из трёх частей: кто это (имя и способ входа), что ему можно (роли или профиль) и что он видит (интерфейс и ограничения по данным). каждую часть по порядку.

Что подготовить до создания учётной записи

Пять минут подготовки спасают от переделок. Заранее определите:

• 👤 Имя для входа. Короткое и понятное: Иванова, ivanova, Иванова_АВ. Одинаковый принцип для всех сотрудников избавит от путаницы в журнале регистрации.
• 🔑 Способ входа. Аутентификация 1С:Предприятия (имя и пароль в самой базе) или аутентификация операционной системы (вход по доменной учётке без пароля 1С).
• 🧩 Набор прав. Бухгалтеру по зарплате нужны одни права, кладовщику другие, директору только просмотр отчётов. Чем точнее вы это опишете заранее, тем меньше правок потом.
• 🪪 Лицензия. Число одновременных подключений ограничено купленными лицензиями. Новая учётная запись лицензию сама не занимает, она нужна в момент входа в базу.
• 🔗 Физическое лицо в справочнике. В типовых конфигурациях пользователя удобно связывать с сотрудником: так в документах правильно подставляется ответственный.

Права на добавление есть у администратора базы. Если вы заходите под обычным пользователем, пункта Пользователи в настройках не будет или он откроется только на просмотр.

Как добавить пользователя через раздел администрирования

Это основной способ для управляемых конфигураций: «Бухгалтерия предприятия» 3.0, «Зарплата и управление персоналом» 3.1, «Управление торговлей» 11 и им подобные.

1. Откройте раздел Администрирование и перейдите в Настройки пользователей и прав (в некоторых конфигурациях этот пункт называется чуть иначе, но находится в том же разделе).
2. Выберите Пользователи и нажмите Создать.
3. Введите полное имя. Оно отображается в списках и документах.
4. Отметьте, что вход в программу разрешён. Без этой отметки учётная запись остаётся просто элементом справочника.
5. Задайте имя для входа и пароль. Пароль вводят дважды. Если политика безопасности включена, слишком простой пароль программа не примет.
6. Назначьте права: выберите профиль или группу доступа (подробнее в следующем разделе).
7. Нажмите Записать и закрыть. Теперь войдите под новой учётной записью и проверьте, что видны нужные разделы.

Если в базе включена загрузка пользователей из Active Directory, можно не вводить данные вручную, а выбрать нужных людей из списка домена. Пароли в этом случае 1С не хранит, вход идёт по доменной учётной записи.

Что значат способы входа

Для обычной бухгалтерии хватает первых двух. Третий вариант встречается там, где есть единая корпоративная авторизация.

Как создать пользователя в Конфигураторе

Конфигуратор нужен, когда в программу войти нельзя (потерян пароль администратора, база пустая) или конфигурация не имеет подсистемы управления доступом. Откройте базу в режиме Конфигуратор.

1. В меню выберите Администрирование → Пользователи.
2. В окне списка нажмите кнопку добавления (значок с плюсом).
3. На вкладке Основные заполните имя и полное имя.
4. Включите Аутентификация 1С:Предприятия и задайте пароль, либо Аутентификация операционной системы и выберите пользователя ОС.
5. Флажок Показывать в списке выбора отвечает за то, что имя появится в окне запуска. Если его снять, при входе имя придётся вводить вручную.
6. На вкладке Прочие отметьте нужные роли. Для администратора это Полные права; для простого сотрудника выдают только прикладные роли.
7. Выберите основной интерфейс и режим запуска, если они нужны.
8. Нажмите ОК.

Для доступа в режиме Конфигуратора пользователю нужна роль с правом администрирования. Обычному бухгалтеру эту роль не давайте: он сможет менять конфигурацию.

Права доступа и роли: как не выдать лишнего

В управляемых конфигурациях роли напрямую почти не назначают. Вместо этого работает цепочка: профиль (набор ролей под должность) → группа доступа (профиль плюс список участников) → пользователь.

Практические приёмы:

• ✅ Берите готовые профили: «Бухгалтер», «Кадровик», «Только просмотр». Правка типового профиля усложняет обновление, лучше создать свой на его основе.
• ✅ Выдавайте права группой доступа, а не персонально. Уволился человек, перешёл на другую работу — исключили из группы, и всё.
• ✅ Для руководителя достаточно профиля с просмотром отчётов.
• ❌ Не давайте роль Полные права «на всякий случай». Она открывает администрирование, удаление и все данные.

Чтобы выдать права, в карточке пользователя нажмите на ссылку или кнопку, открывающую его группы доступа, либо откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа и добавьте человека в нужную группу.

Примерная раскладка для небольшой фирмы:

После выдачи прав проверьте их с самой строгой стороны: зайдите под новым пользователем и попробуйте открыть то, чего у него быть не должно. Так вы увидите лишние права сразу, а не после жалобы главного бухгалтера, что менеджер заглянул в зарплатную ведомость. Проверку удобно делать вдвоём: один под администратором, второй под новой учётной записью.

Ограничение доступа к данным и интерфейсу

Роль отвечает на вопрос «какие виды документов можно создавать», а ограничения по данным — «какие именно документы видны». Например, менеджер работает только со своими организациями и контрагентами.

В типовых конфигурациях ограничения настраивают в группах доступа. Для этого в Администрирование → Настройки пользователей и прав включают использование ограничений на уровне записей. После включения в группе доступа появляется возможность задать виды доступа: организации, склады, контрагенты, подразделения. Дальше указывают разрешённые значения. Всё, что вне списка, пользователь просто не увидит.

Обратите внимание на две особенности:

• ограничения по записям замедляют работу крупных баз, поэтому включайте их, когда они действительно нужны;
• ограничение скрывает данные в списках и отчётах, но не заменяет организационных мер.

С интерфейсом проще. В управляемых конфигурациях каждый пользователь сам настраивает панель разделов, а администратор может ограничить набор доступных разделов через права. В Конфигураторе у пользователя можно задать основной интерфейс и режим запуска: обычное приложение, управляемое приложение или автоматический выбор.

Клиент-серверная база: чем отличается добавление

Многих смущает слово SQL в запросе. Пользователей 1С не нужно создавать на SQL-сервере: на нём работает единая служебная учётная запись, под которой сервер 1С подключается к СУБД. Люди в базе живут внутри самой информационной базы.

Это значит, что порядок тот же: раздел администрирования или Конфигуратор. Отличия только организационные:

• ⚙️ В консоли администрирования серверов 1С вы управляете кластером, рабочими серверами и сеансами, но не списком пользователей информационной базы.
• ⚙️ Администратор кластера и администратор информационной базы — разные роли с разными паролями.
• ⚙️ Доступ к самой базе (имя пользователя и пароль ИБ) задаётся при её создании в кластере, если включена защита от несанкционированного запуска.
• ⚙️ Число одновременных подключений зависит от серверных лицензий.

Если вам нужно пустить сотрудника в базу извне, пользователя создают тем же способом, а дальше публикуют базу на веб-сервере или выдают доступ через терминал.

Ошибки при создании и входе: причины и решения

Типичные ситуации, с которыми приходят после добавления пользователя.

Пользователь не может войти. Сообщение вроде Неправильное имя пользователя или пароль обычно значит одно из трёх: опечатка, раскладка клавиатуры или включённый Caps Lock. Проверьте имя для входа в карточке и сбросите пароль.

Имени нет в списке при запуске. В Конфигураторе снят флажок показа в списке выбора. Включите его или введите имя вручную.

Вход есть, а разделы пустые. Пользователю не назначена группа доступа или профиль. Откройте карточку и добавьте права.

Нет свободных лицензий. При запуске программа пишет, что не найдено свободной лицензии. Проверьте число подключений и закройте зависшие сеансы в консоли или списке активных пользователей.

Нельзя удалить пользователя . Если человек уже создавал документы, удалять его запись не нужно. Снимите признак разрешённого входа или пометьте как недействительного: история работы сохранится.

Забыт пароль администратора. Войти в обычном режиме не получится. Нужен доступ через Конфигуратор под другим администратором либо восстановление файла базы из резервной копии. Не пытайтесь править служебные файлы вручную.