Новый продавец в 1С: карточка, права, касса и отчёты

Продавец в 1С — это не одна галочка, а связка объектов: карточка сотрудника, пользователь информационной базы, права доступа и привязка к кассе. Чтобы добавить продавца в 1С:Розница или 1С:Управление торговлей (УТ 11), идут по порядку. Начинают с карточки сотрудника: в Рознице её заводят в разделе Персонал, в УТ 11 — в разделе НСИ и администрирование.

Сразу различайте роли, иначе настроите лишнее. Кассир входит в программу и пробивает чеки — ему нужен пользователь базы. Продавец — тот, кому засчитывается продажа; им бывает и сам кассир, и отдельный сотрудник в зале. Поэтому карточка сотрудника нужна всегда, а пользователь и права — только если человек сам работает в программе.

Карточка сотрудника и физического лица

Любой продавец в системе начинается с двух связанных записей: физическое лицо (человек с ФИО и паспортными данными) и сотрудник (тот же человек в контексте конкретной организации и должности). Сотрудник всегда ссылается на физлицо; одно физлицо может быть сотрудником в нескольких организациях.

Где создать карточку :

Порядок действий одинаковый:

1. Откройте список сотрудников и нажмите Создать.
2. Заполните ФИО. Программа сама подберёт или предложит создать физическое лицо с теми же данными — не плодите дубли, если человек уже заведён.
3. Укажите организацию, подразделение и должность (если учёт по подразделениям ведётся).
4. На отдельной вкладке или по ссылке в карточке физлица внесите паспорт, дату рождения, СНИЛС — столько, сколько нужно вашему учёту.
5. Запишите карточку.

В сетевой рознице в карточке указывают основное место работы — магазин или склад. От этого зависит, в каком подразделении продажи человека попадут в отчёты и под какое ограничение прав он подпадёт. Если сотрудник работает в нескольких точках, оставьте одно основное подразделение, а доступ к разным магазинам разграничивайте через группы доступа — не заводите на одного человека несколько карточек.

Если позже продавец уволится, карточку не удаляют. Её помечают недействительной (или снимают с должности), чтобы сохранить историю продаж в отчётах.

Пользователь информационной базы для продавца

Пользователь нужен, если продавец или кассир сам входит в 1С — за кассой, на РМК или в журналах продаж. Без пользователя человек существует в базе как справочный объект, но войти в программу не может.

Список пользователей в обеих конфигурациях лежит здесь:

• Розница: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
• УТ 11: НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.

Чтобы завести пользователя:

1. Нажмите Создать.
2. В поле Физическое лицо выберите ранее созданную карточку — так пользователь свяжется с сотрудником, и в чеках он подставится автоматически.
3. Задайте Имя (для входа) — короткий логин латиницей или кириллицей, по которому человек выбирается в окне запуска.
4. Выберите способ аутентификации. Для входа по логину и паролю включите Аутентификация 1С:Предприятия и задайте пароль. Для входа под учётной записью Windows включите соответствующий флажок и укажите доменного пользователя.
5. Оставьте флажок Вход в программу разрешён и запишите пользователя.

Если продавец уходит в отпуск или временно не работает , пользователя не удаляют — снимают флажок разрешения входа, а по возвращении возвращают. Это надёжнее, чем менять пароль, и не рвёт связь с историей продаж.

Связку «пользователь → физлицо» проверьте сразу: если её нет, программа не поймёт, какого продавца подставлять в документы, и поле придётся заполнять вручную при каждой продаже.

Права доступа: профили и группы

Права в 1С выдают не напрямую пользователю, а через профили групп доступа и группы доступа. Профиль — это набор ролей (что можно видеть и делать), группа доступа связывает профиль с конкретными пользователями и, при необходимости, с ограничением по организациям или складам.

Оба справочника находятся рядом с пользователями:

• Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа
• Настройки пользователей и прав → Группы доступа

Типовые конфигурации уже содержат готовые профили — для кассовой зоны обычно хватает предопределённых (например, уровня «Кассир» и «Старший кассир»), менеджеру зала дают профиль с доступом к ценам и скидкам. Порядок назначения:

1. Откройте карточку пользователя.
2. Перейдите по ссылке Права доступа (в командной панели карточки).
3. Отметьте флажками нужные профили — пользователь попадёт в соответствующие группы доступа.
4. Запишите изменения.

На практике кассиру открывают оформление чеков и возвратов, просмотр остатков и цен, открытие и закрытие смены . Закрывают изменение цен и скидок вне заданных правил, редактирование проведённых документов, доступ к финансовым отчётам и выгрузке данных. Старшему кассиру дополнительно открывают отмену чеков, оформление возвратов без чека продажи и работу с внесением и изъятием наличных.

Если стандартный профиль даёт больше, чем нужно, не меняйте типовой — скопируйте его и урежьте роли в копии. Так обновление конфигурации не затрёт вашу настройку.

Разграничение по складам и организациям настраивается в самой группе доступа: там указывают, с какими магазинами и организациями работает эта группа. Для сети с несколькими точками это основной способ закрыть продавцу чужой магазин.

Продавец на рабочем месте кассира и ККМ

Чтобы продавец начал пробивать чеки, нужны три вещи: подключённая касса, рабочее место кассира (РМК) и включённый учёт продавцов.

Подключение кассы. Фискальный регистратор или онлайн-касса подключается в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование. Там драйвер ККТ привязывается к рабочему месту (компьютеру), а касса ККМ регистрируется в справочнике касс. Пока оборудование не подключено и не настроено, РМК чеки не пробьёт.

Учёт продавцов. В Рознице есть настройка, включающая выбор продавца в чеках. Её ищут в настройках продаж (Администрирование → настройки раздела «Продажи», название пункта может отличаться по релизу — ориентируйтесь на формулировку «продавцы в чеках» или «указывать продавцов»). Варианта обычно два:

• 🧾 Продавец на весь чек — один человек на всю продажу. Подходит небольшому магазину.
• 🛍️ Продавец в строке — для каждой позиции свой продавец. Нужно, когда за один чек премию делят несколько сотрудников зала.

Работа на РМК. Кассир открывает рабочее место кассира, входит под своим пользователем и открывает кассовую смену. Если учёт продавцов включён, программа при оформлении чека запрашивает продавца либо подставляет текущего пользователя. Один кассир может пробивать чеки за разных продавцов — именно поэтому продавец и кассир в 1С разведены.

В УТ 11 розничные продажи оформляются через рабочее место кассира так же, как в Рознице, а итог дня закрывается документом «Отчёт о розничных продажах». Продавец в чеке подставляется по тем же правилам: из связанного с пользователем физлица либо выбором из списка.

Графики работы и кассовые смены

Здесь путают два разных понятия, поэтому разберём их по отдельности.

График работы — это расписание сотрудника: какие дни рабочие, какие выходные. В Рознице графики ведут в разделе Персонал → Графики работы. График привязывают к сотруднику, чтобы планировать загрузку зала и понимать, кто в какой день отвечал за продажи. Это планирование, а не расчёт зарплаты: полноценный кадровый и зарплатный учёт ведётся в 1С:ЗУП.

Кассовая смена — это фискальная смена ККТ. Она не связана с графиком сотрудника напрямую и подчиняется правилам 54-ФЗ:

• Смену открывает кассир на РМК перед первой продажей.
• Смена не может длиться дольше 24 часов — иначе касса перестанет формировать чеки, пока смену не закроют.
• В конце дня кассир закрывает смену, и ККТ формирует отчёт о закрытии (Z-отчёт).

Мотивация продавцов (проценты и бонусы с продаж) в Рознице настраивается отдельно — через правила начисления и соответствующие документы. Чтобы она работала, продавец должен корректно подставляться в чеки, поэтому настройку учёта продавцов делают до запуска мотивации.

Контроль продавцов и анализ продаж

Когда продавец подставляется в чеки, его работу видно в отчётах. Основной инструмент — отчёты по продажам в разделе Продажи с группировкой по продавцу.

Что обычно смотрят:

1. Выручку по продавцам — сумму и количество чеков за период в разрезе каждого продавца. Отчёт настраивается группировкой по полю «продавец».
2. Средний чек — выручка, делённая на число чеков; показывает, кто умеет продавать дороже, а не только больше.
3. Возвраты — долю возвратов по продавцу; высокий процент — повод проверить работу с клиентом.
4. Продажи по товарам — что именно продаёт конкретный человек, чтобы точнее ставить план.

Чтобы собрать нужный срез, откройте отчёт по продажам, в настройках добавьте в группировки или отборы поле Продавец и задайте период. Большинство отчётов позволяют вывести продавца и в строки, и в отбор — это удобно для расчёта премий.

Настроенный вариант отчёта стоит сохранить: нажмите Сохранить вариант и дайте ему понятное имя («Выручка по продавцам за месяц»). В следующий раз не придётся заново расставлять группировки — отчёт откроется сразу в нужном виде, а остальные пользователи с правами на отчёты смогут им пользоваться. Для премий такой сохранённый вариант сверяют с данными кассовых смен: суммы по продавцам в сумме должны сходиться с выручкой смены, иначе часть чеков прошла без указания продавца.

Для руководителя точки смысл всей цепочки в этом: карточка и права нужны один раз, а отчёты по продавцам вы читаете каждый день. Поэтому не пропускайте шаг с включением учёта продавцов — без него касса работает, но аналитика по людям пустая.

Частые вопросы