Новая позиция в справочнике «Номенклатура»: от карточки до загрузки списком

Чтобы в 1С добавить товар в номенклатуру, откройте справочник: в Бухгалтерии 3.0 это Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, в УТ 11 и ERP — НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура. Нажмите Создать, выберите вид номенклатуры, заполните наименование, единицу измерения и ставку НДС, затем Записать и закрыть. Товар сразу доступен в документах поступления и продажи.

Сама кнопка — пять секунд работы. Ошибки начинаются позже: товар заведён как услуга и не встаёт на склад, в УПД уходит обрезанное название, единица «шт» набрана руками и не проходит в ЭДО. Если заполнить карточку в правильном порядке, позицию не придётся переделывать после первого документа.

Что настроить до того, как добавить товар в номенклатуру

Перед созданием первой позиции проверьте три вещи. Если пропустить их сейчас, поля в карточке просто не появятся.

Функциональность программы

В Бухгалтерии 3.0 откройте Главное → Функциональность, вкладка Запасы:

• 📦 Импортные товары — нужен, если вы получаете товар по ДТ. Без флага в карточке не будет страны происхождения и номера декларации на товары.
• 🏬 Несколько складов — если склад не один.
• 🏷 На вкладке Торговля включается работа с маркируемой продукцией и прослеживаемыми товарами, если вы с ними работаете.

В УТ 11 и ERP аналогичные флаги собраны в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура. Там включают характеристики, упаковки, серии и несколько видов номенклатуры.

Группы справочника

Структуру папок лучше придумать до массового заведения. Пример для магазина хозтоваров:

Группы нужны не только для порядка. В Бухгалтерии счета учёта можно задать на целую группу, и каждая новая позиция в ней получит их автоматически.

Единицы измерения

Справочник единиц в БП открывается из Справочники → Товары и услуги → Единицы измерения. Добавляйте единицы кнопкой Подбор из ОКЕИ, а не создавайте вручную: тогда у «шт» будет код 796, у «кг» — 166, у «м» — 006. Эти коды уходят в УПД и в электронные документы .

Как в 1С добавить новую позицию в номенклатуру: пошагово

Разберём на примере Бухгалтерии 3.0. Товар — «Перчатки нитриловые, размер M, упаковка 100 шт».

Шаг 1. Откройте нужную группу

Перейдите в справочник Номенклатура и встаньте в группу «Товары для перепродажи». Позиция, созданная внутри папки, сразу попадёт в неё — переносить потом не придётся.

Шаг 2. Создайте карточку

Нажмите Создать (или клавишу Ins). Откроется пустая карточка.

Шаг 3. Заполните основные поля

1. Вид номенклатуры — «Товары». От вида зависят счета учёта и то, будет ли позиция складской.
2. Наименование — короткое, для поиска и списков: Перчатки нитрил M 100 шт.
3. Полное наименование — заполняется автоматически, но его стоит проверить. Именно оно печатается в счёте-фактуре, УПД и накладной: Перчатки нитриловые смотровые неопудренные, размер M, 100 шт/уп.
4. Артикул — код поставщика или ваш внутренний. По нему удобно искать и сопоставлять позиции при загрузке.
5. Единица — выберите из справочника, в примере «упак».
6. % НДС — ставка по умолчанию для продаж. 1С подставит её в документы, но в конкретном документе её можно поменять.

Шаг 4. Запишите

Нажмите Записать, а не сразу Записать и закрыть. После записи в шапке карточки станут активны ссылки на связанные данные, в том числе Счета учета и Цены. Проверьте их — об этом следующий раздел.

Как добавить товар прямо из документа

Новую позицию не обязательно заводить заранее. В документе поступления начните вводить наименование в колонке Номенклатура. Если совпадений нет, нажмите Создать в выпадающем списке — откроется та же карточка. После записи товар сразу встанет в строку документа.

При загрузке входящего УПД из ЭДО программа предлагает сопоставить позиции поставщика с вашими. Для несопоставленных строк можно создать новую номенклатуру по данным документа: наименование, единица и ставка НДС перенесутся из файла.

Характеристики, упаковки и дополнительные реквизиты товара

Здесь конфигурации расходятся сильнее всего.

В Бухгалтерии 3.0

Характеристик в БП нет. Перчатки размера S, M и L — это три отдельные позиции номенклатуры. Чтобы не путаться, вынесите размер в наименование и артикул: PN-100-S, PN-100-M, PN-100-L.

Если нужно хранить свой признак — бренд, сезон, цвет, — используйте дополнительные реквизиты. Сначала включите их: Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. Затем в той же настройке добавьте реквизит для справочника «Номенклатура». Поле появится в карточке каждого товара.

В УТ 11 и ERP

Характеристики включаются для вида номенклатуры, а не для отдельной позиции. В карточке вида выбирается один из вариантов использования:

После этого в карточке товара появляется ссылка Характеристики, где создаются конкретные значения: «M, синий», «L, чёрный».

Упаковки нужны, когда товар покупают коробками, а продают штуками. Единицу хранения задают в карточке, а упаковки с коэффициентом пересчёта («короб = 12 шт») — в отдельном списке упаковок товара.

Счета учёта, ставка НДС и цены нового товара

Счета учёта в Бухгалтерии

Ссылка Счета учета в карточке показывает, на какие счета пойдёт позиция. Для товара по умолчанию это 41.01, для материалов — 10.01.

Менять счета для каждого товара по отдельности неудобно. Правильнее настроить их в регистре Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Правило задаётся для группы, вида номенклатуры или склада. Пример: для группы «Товары в рознице» при учёте в продажных ценах — счёт 41.11.

Ставка НДС

Ставка в карточке — только значение по умолчанию. Для товара со льготной ставкой (детские товары, отдельные продукты) поставьте 10%, для освобождённой услуги — «Без НДС». Право на ставку определяет налоговое законодательство, а не программа: 1С просто подставит то, что вы указали.

Цены

Цену продажи в карточке не вводят. Её устанавливают документом Установка цен номенклатуры по выбранному типу цен: «Розничная», «Оптовая» и так далее. Открыть его проще всего по ссылке Цены в карточке товара. Указывается дата, с которой цена действует, — так сохраняется история цен.

В УТ 11 и ERP вместо типов цен используется справочник видов цен, а сама цена тоже задаётся документом установки цен.

Как проверить, что товар заведён правильно

Проверить позицию до первой реальной сделки — быстрее, чем потом исправлять документы.

Дальше — проверка в действии:

1. Создайте документ поступления, добавьте товар и откройте его в режиме просмотра проводок через кнопку Дт/Кт. Не проводите его, если поступления на самом деле не было.
2. Откройте печатную форму УПД из этого же документа. Посмотрите колонки «Наименование», «Единица измерения» и «Код».
3. Удалите черновик документа, если он был тестовым.

Если товар уже приходовали, остаток проверяется оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 41 с разбивкой по номенклатуре.

Как добавить в номенклатуру сразу много позиций

Заводить вручную двести товаров нового поставщика — долго. Есть три способа быстрее.

Загрузка из файла

В списке номенклатуры нажмите Загрузить в командной панели. Программа примет файлы Excel (.xlsx, .xls), .mxl, .ods или .csv.

1. Скопируйте таблицу из прайса в форму загрузки или откройте файл.
2. Сопоставьте колонки: наименование, артикул, единица, ставка НДС.
3. Укажите, по какому полю искать существующие позиции — обычно по артикулу. Найденные обновятся, остальные создадутся новыми.
4. Проверьте предпросмотр и загрузите.

Групповая правка после загрузки

Если после загрузки у пятидесяти позиций не та ставка НДС или группа, не открывайте каждую карточку. Выделите строки в списке и выберите Ещё → Изменить выделенные. Можно указать новое значение реквизита сразу для всех выделенных позиций.

Отличия в Бухгалтерии, УТ 11 и ERP

Логика везде одинаковая: справочник «Номенклатура», карточка, запись. Различаются путь и обязательные поля.

В УТ 11 и ERP вид номенклатуры — центральная настройка. В нём задаются тип (товар, услуга, работа, набор), использование характеристик и серий, набор дополнительных реквизитов. Поэтому порядок такой: сначала вид, потом позиция.

Тип номенклатуры у позиции, по которой уже есть движения, поменять так просто нельзя. Ошибся с типом — проще пометить позицию на удаление и создать новую, пока по ней нет документов.

Ошибки при заведении номенклатуры

Четыре ситуации, которые чаще всего всплывают уже после того, как товар попал в документы.

• ❌ Дубли. «Перчатки нитриловые M» и «Перчатки нитрил. М» — для 1С это два разных товара, и остаток делится между ними. Перед созданием ищите по артикулу и по части слова в строке поиска списка. Найденный дубль не удаляйте сразу: сначала перенесите документы на основную позицию.
• ❌ Товар заведён как услуга. В документе поступления он уходит не на склад, а в расходы, остатков нет. Исправление: сменить вид номенклатуры до проведения документов или завести новую позицию правильного вида.
• ❌ Единица набрана вручную. Слово «шт» без кода ОКЕИ. В печатной форме колонка «Код» пустая, электронный документ может не пройти проверку у контрагента.
• ❌ Короткое полное наименование. Покупатель получает УПД со строкой «Перч. нитр. M». Полное наименование стоит заполнять так, как товар должен выглядеть в документах.

Частые вопросы