Водитель в 1С: от приёма на работу до первого путевого листа

Чтобы добавить водителя в 1С, его сначала принимают на работу в 1С:ЗУП (Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Прием на работу), а потом заполняют в 1С:Управление автотранспортом карточку с водительским удостоверением и категориями прав. Только после этого водитель появляется в поле выбора путевого листа.

Частая ошибка — завести водителя только в УАТ «для путевых» и забыть про кадровый учёт. Путевой лист выпишется, а зарплата за рейсы, надбавка за классность и табель повиснут. Обратная ситуация тоже бывает: в ЗУП человек принят, а в УАТ не выбирается, потому что у него не указаны права или не прошёл обмен.

Что подготовить до ввода водителя

Соберите данные заранее, чтобы не возвращаться к карточке трижды. Для водителя список длиннее, чем для офисного сотрудника.

📄 Для кадрового учёта (ЗУП):

• паспорт, СНИЛС, ИНН;
• приказ о приёме и трудовой договор: должность, подразделение, оклад или тарифная ставка;
• режим работы: пятидневка или сменный график с суммированным учётом;
• класс водителя, если за него положена надбавка.

🚚 Для транспортного учёта (УАТ):

• серия и номер водительского удостоверения, дата выдачи и срок действия;
• открытые категории: B, C, D, CE и т. д.;
• закреплённое транспортное средство, если водитель ездит на одной машине;
• карта водителя для тахографа — если машины с тахографами.

Физическое лицо: одно на человека

В ЗУП 3.1 сотрудник и физическое лицо — разные объекты. Физлицо хранит паспорт, СНИЛС и адрес. Сотрудник хранит должность, оклад и график. Если водитель раньше уже работал у вас или в другой организации группы, физлицо в базе уже есть.

Перед созданием наберите фамилию в поиске списка Кадры → Сотрудники. Нашли — создавайте нового сотрудника на основании существующего физлица. Дубль физлица потом всплывёт в отчётности: два человека с одним СНИЛС.

Где хранить данные прав в ЗУП

Отдельного блока для водительского удостоверения в карточке ЗУП нет: удостоверение не относится к документам, удостоверяющим личность, и паспорт им не заменяют. Если кадровику нужно видеть номер прав и срок их действия, заведите дополнительные реквизиты.

1. Включите их в Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения.
2. Для справочника сотрудников добавьте реквизиты «Номер ВУ», «Категории прав», «ВУ действительно до».
3. Заполните их в карточке водителя — они появятся отдельным блоком на форме.

Если у вас есть УАТ, основное место для этих данных — она. В ЗУП держите копию только тогда, когда без неё не обойтись, например для кадровых отчётов по допуску.

Приём водителя на работу в 1С:ЗУП

Порядок одинаков для ЗУП 3.1 и для зарплатного блока 1С:Комплексная автоматизация и ERP.

1. Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите Создать. Введите ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН, запишите карточку.
2. В карточке сотрудника перейдите по ссылке на приём либо откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Прием на работу.
3. Укажите дату приёма, подразделение и должность «Водитель автомобиля».
4. Выберите график работы. Для водителей с рейсами по 10–12 часов обычно нужен график с суммированным учётом (см. ниже).
5. На вкладке оплаты добавьте оклад или тарифную ставку и надбавки, если они уже настроены.
6. Проведите документ и распечатайте приказ.

После проведения сотрудник появляется в табеле и в расчёте зарплаты с даты приёма. Если вы пользуетесь кадровым ЭДО или подаёте ЕФС-1 о приёме, документ сразу попадёт в список к отправке.

Надбавка за классность и режим работы водителя

Это то, что отличает водителя от остальных сотрудников в ЗУП. Без этих настроек зарплата водителю считается неверно.

Надбавка за классность

Обязательного размера закон сегодня не задаёт. Многие перевозчики по старой практике платят 10% тарифной ставки водителю 2 класса и 25% — водителю 1 класса. Конкретный процент закрепите в положении об оплате труда.

Как настроить в ЗУП 3.1:

1. Откройте Настройка → Начисления и создайте новое начисление, например «Надбавка за классность».
2. Выберите расчёт по формуле. Удобнее завести свой показатель «Процент за классность» и умножать на него тарифную ставку сотрудника. Доступные показатели подсказывает редактор формулы.
3. Проверьте налоги и взносы: обычно это облагаемая НДФЛ и взносами выплата, входящая в средний заработок.
4. Запишите начисление и назначьте его водителю в документе приёма или отдельным кадровым переводом. Процент вводится в поле показателя.

Пример. Оклад водителя 2 класса — 48 000 руб., надбавка 10%. Начисление за полный месяц: 48 000 × 10% = 4 800 руб. Итого до НДФЛ — 52 800 руб.

Суммированный учёт рабочего времени

Водителям часто нельзя уложиться в 8 часов в день. Статья 104 ТК РФ разрешает суммированный учёт, а приказ Минтранса № 424 описывает особенности режима для водителей. Учётный период у водителей — до одного месяца, а при перевозках в сезон или вахтой бывает длиннее по правилам этого приказа.

В ЗУП последовательность такая:

1. Включите использование суммированного учёта в настройках расчёта зарплаты (Настройка → Расчет зарплаты).
2. В Настройка → Графики работы сотрудников создайте сменный график и отметьте в нём суммированный учёт. Задайте учётный период.
3. Назначьте график водителю при приёме или переводе.

Переработку сверх нормы учётного периода ЗУП посчитает в конце периода как сверхурочные. Если график не суммированный, длинные смены будут выглядеть как ежедневные переработки.

Карточка водителя в 1С:Управление автотранспортом

В УАТ водитель — это сотрудник организации с заполненными водительскими данными. Отдельно «водитель» без сотрудника не заводится.

Если УАТ обменивается данными с ЗУП

Когда настроен обмен между УАТ и ЗУП, сотрудников не создают в УАТ вручную. Они приходят из ЗУП после приёма на работу. Ваш порядок:

1. Проведите приём в ЗУП.
2. Запустите синхронизацию или дождитесь её по расписанию.
3. В УАТ найдите сотрудника в списке сотрудников и дозаполните водительские данные.

Ручное создание в обеих базах приводит к двум карточкам одного человека. Обмен потом не сопоставит их и создаст третью.

Если УАТ работает отдельно

Откройте справочник сотрудников УАТ и нажмите Создать. Если не видите его в разделах, наберите «Сотрудники» в поиске по интерфейсу. Заполните ФИО, организацию, подразделение, должность и дату приёма — те же, что в приказе.

Права, категории и сроки

Транспортная часть карточки — главное для путевого листа. Внесите:

• 🪪 номер и серию водительского удостоверения;
• 📅 дату выдачи и дату окончания действия;
• 🚛 открытые категории: отметьте все, что есть в удостоверении, а не только ту, под которую сейчас нужна машина;
• 🔢 класс водителя — если программа ведёт его в карточке, он должен совпадать с ЗУП;
• 💳 номер карты водителя для тахографа, если она есть.

Категории здесь не формальность. При выборе водителя в путевом листе программа сверяет категорию прав с категорией транспортного средства. Водитель с правами категории B не подставится в путевой лист на грузовик категории C.

Закрепление за транспортным средством

Если водитель ездит на одной машине, закрепите его за ней. Тогда при создании путевого листа на это ТС водитель подставится сам. Закрепление делается в карточке транспортного средства или отдельным документом — зависит от редакции УАТ. Для подменных водителей закрепление не нужно, их выбирают вручную.

Первый путевой лист с новым водителем

Путевой лист в УАТ — основной рабочий документ. Найдите список путевых листов через поиск по интерфейсу по словам «Путевые листы» и нажмите Создать.

1. Укажите организацию и транспортное средство.
2. Выберите водителя. Если машина за ним закреплена — он уже стоит в поле.
3. Заполните дату и время выезда, показания одометра и остаток топлива при выезде. При первом рейсе машины после ввода в программу — сверьте их с фактом.
4. Внесите задание или маршрут.
5. Отметьте предрейсовый медосмотр и предрейсовый контроль технического состояния — с датой, временем и ответственными лицами.
6. Запишите документ и распечатайте бланк для выдачи водителю.
7. После возвращения закройте путевой лист: время возвращения, одометр, остаток топлива, заправки.

Состав сведений путевого листа задан приказом Минтранса № 390. Среди них сведения о водителе: ФИО и номер водительского удостоверения. Именно поэтому без заполненных прав бланк получится неполным.

Связь путевого листа с зарплатой

При сдельной или смешанной оплате выработка водителя (часы, километры, рейсы, тонно-километры) берётся из закрытых путевых листов. Если УАТ передаёт выработку в ЗУП, то в ЗУП данные приходят только по закрытым путевым листам и только по сотрудникам, которые есть в обеих базах. Отсюда правило: водитель должен быть сопоставлен между программами, иначе его выработка в зарплату не попадёт.

Почему водитель не выбирается: частые ошибки

Здесь собраны ситуации, которые возникают уже после ввода водителя.

Частые вопросы