Поиск документов в 1С:Документооборот: от строки поиска до запроса к базе

Чтобы найти документ в 1С:Документооборот, откройте нужный список (входящие, исходящие или внутренние документы) и введите в строку поиска часть регистрационного номера, заголовка или имени корреспондента. Если известна только фраза из текста письма или договора, нужен полнотекстовый поиск: он ищет и по реквизитам карточки, и по содержимому прикреплённых файлов.

Выбор способа зависит от того, что вы помните о документе. Номер или корреспондента — хватит строки поиска и отборов. Слово из вложения — полнотекстовый поиск. Ничего, кроме «его вроде удалили на прошлой неделе», — журнал регистрации у администратора.

Какой способ поиска выбрать

💡 Начинайте с самого простого. Если строка поиска ничего не дала, не переходите сразу к запросам: сначала проверьте, не висит ли в списке старый отбор (об этом в разделе про проблемы).

Строка поиска в списке документов: быстрый способ найти документ

Каждый список документов в 1С:Документооборот — входящих, исходящих, внутренних — имеет строку поиска над таблицей. Это основной инструмент на каждый день.

Как пользоваться строкой поиска

1. Откройте список нужного вида документов в разделе с документами.
2. Нажмите Ctrl+F или щёлкните по полю поиска.
3. Введите фрагмент: часть номера (145), слово из заголовка (аренда), название организации (Ромашка).
4. Нажмите Enter. Список оставит только подходящие строки.
5. Чтобы снять поиск, очистите поле или нажмите Ctrl+Q.

Поиск идёт по колонкам, которые видны в списке. Если колонки «Корреспондент» в таблице нет, поиск по контрагенту может не сработать. Добавьте нужную колонку через Ещё → Изменить форму или Ещё → Настроить список.

Расширенный поиск по одному полю

Когда нужно точное совпадение в конкретной колонке, удобнее расширенный поиск:

1. Встаньте на любую ячейку нужной колонки, например «Рег. номер».
2. Нажмите Alt+F.
3. В окне выберите поле, по которому искать, и вариант сравнения: по части строки, по началу строки или точное совпадение.
4. Введите значение и нажмите «Найти».

Пример: номер ВХ-00145. Поиск по части строки по 145 найдёт и ВХ-00145, и ВХ-01452. Точное совпадение вернёт один документ.

Отборы и настройка списка: поиск документа по реквизитам

Строка поиска плохо справляется с условиями вида «все входящие от налоговой за март, которые ещё не исполнены». Для этого нужны отборы.

Быстрые отборы над списком

В списках документов над таблицей обычно есть поля быстрого отбора: вид документа, организация, состояние, период. Заполните одно-два поля, и список сразу сократится. Этот способ хорош тем, что отбор виден на экране и его легко снять.

Настройка списка: несколько условий сразу

Для сложных условий используйте Ещё → Настроить список:

1. Перейдите на вкладку «Отбор».
2. Добавьте поля из левой части: «Дата регистрации», «Вид документа», «Корреспондент», «Автор» или «Подготовил».
3. Для каждого поля выберите условие: «Равно», «В списке», «Содержит», «Больше или равно» и т. д.
4. На вкладке «Порядок» задайте сортировку, например по дате регистрации по убыванию.
5. Нажмите «Завершить редактирование».

Пример набора условий для поиска договора:

• 📅 Дата регистрации — больше или равно 01.03, меньше или равно 31.03;
• 📄 Вид документа — «Договор»;
• 🏢 Корреспондент — в списке: два контрагента;
• 🔎 Заголовок — содержит поставка.

На вкладке «Группировка» можно сгруппировать список, например по виду документа или по корреспонденту. При тысячах документов это быстрее прокрутки.

Полнотекстовый поиск: как найти документ по тексту файла

Полнотекстовый поиск ищет по индексу. В индекс попадают реквизиты карточек и текст, извлечённый из прикреплённых файлов: Word, PDF с текстовым слоем, обычный текст. Это единственный штатный способ найти документ по фразе из вложения.

Как включить полнотекстовый поиск

Включает его администратор. В разделе администрирования (в 1С:Документооборот он называется «Настройка») найдите настройки полнотекстового поиска и:

1. Включите использование полнотекстового поиска.
2. Нажмите обновление индекса. Первое построение на большой базе может занять часы.
3. Проверьте, что включены регламентные задания обновления и слияния индекса, а также извлечения текста из файлов.

Без извлечения текста индекс будет содержать только реквизиты карточек, а поиск по содержимому вложений вернёт пустой результат.

Где вводить полнотекстовый запрос

• 🔍 Глобальный поиск — поле в верхней панели окна программы. Ищет по всей базе, в результатах видны и документы, и файлы.
• 📋 Строка поиска в списке — если в базе включён полнотекстовый поиск в списках, строка поиска использует индекс. Тогда она находит документ, даже если искомое слово есть только во вложении.

Синтаксис полнотекстового запроса

Платформа 1С:Предприятие 8.3 понимает несколько операторов. Они работают в любом поле полнотекстового поиска:

Поиск учитывает словоформы русского языка: запрос договор найдёт и «договора», и «договору». Поэтому * нужен, когда вы помните только начало слова или нестандартный термин.

💡 Сканы без текстового слоя (картинка в PDF) в индекс не попадают. Если документы приходят сканами, договоритесь распознавать их до загрузки в базу, иначе по тексту их не найти.

Поиск документа через задачи, связи и отчёты

Иногда о документе помнят не его, а историю вокруг: «мне ставили задачу на согласование», «он был приложением к письму от поставщика». В 1С:Документооборот это рабочие зацепки.

Через задачи и процессы

Каждая задача на согласование, рассмотрение или исполнение ссылается на свой документ (предмет задачи). Откройте список своих задач, включите отображение выполненных и найдите задачу по названию или автору. Из карточки задачи документ открывается одним щелчком.

Этот путь полезен, когда документ лежит в виде, к которому у вас нет удобного списка, или его регистрировал другой отдел.

Через связи документов

В карточке документа есть связи: ответ на письмо, приложение к договору, основание. Найдите любой документ из цепочки, например исходящее письмо, и откройте связанные. Так от ответа легко дойти до исходного запроса, не вспоминая его номер.

Через штрихкод

Если в организации печатают штрихкоды на документах, бумажный экземпляр находится сканером. Наведите сканер на штрихкод в поле поиска по штрихкоду, и программа откроет карточку. Это быстрее любого поиска, когда бумага лежит на столе.

Через отчёты

Отчёты по документам и исполнительской дисциплине удобны, когда нужен не один документ, а выборка: все неисполненные документы сотрудника, все договоры с истекающим сроком. В отчёте задаются те же отборы, что и в списке, но результат можно выгрузить в Excel. Из строки отчёта документ открывается двойным щелчком.

Технические способы поиска документа для администратора

Если пользователь уверен, что документ был, а найти его не получается, подключается администратор.

Журнал регистрации

Журнал регистрации показывает, кто создал, изменил или пометил на удаление объект. Откройте его в разделе администрирования и поставьте отбор:

1. Период — с запасом в несколько дней.
2. Событие — изменение данных или удаление.
3. Метаданные — нужный вид документов (входящие, исходящие или внутренние).
4. При необходимости — пользователь.

В колонке «Данные» видна ссылка на документ. Если журнал хранит события дольше, чем прошло с момента изменения, вы увидите и автора, и время.

Пометка удаления и права доступа

Документ, помеченный на удаление, остаётся в базе до запуска удаления помеченных объектов. В списке он обычно перечёркнут или скрыт настройкой. Администратор может снять пометку из карточки.

Если документ не виден одному сотруднику, но виден другому, дело в правах. В 1С:Документооборот доступ задаётся на уровне записей: по виду документа, грифу, рабочей группе, подразделению. Администратор проверяет, кто участвует в рабочей группе документа, и добавляет туда сотрудника, если это допустимо по регламенту.

Ссылка на документ

Чтобы передать коллеге точный документ, откройте карточку и нажмите Shift+F11 («Получить ссылку»). Коллега вставляет ссылку через команду «Перейти по ссылке» в главном меню и сразу попадает в карточку. Это снимает вопрос «какой именно документ».

Запрос через консоль запросов

Когда условие сложное (например, все входящие без единого файла), администратор пишет запрос в консоли запросов. В 1С:Документооборот документы хранятся в справочниках: внутренние, входящие и исходящие. Пример поиска входящих по фрагменту заголовка:

ВЫБРАТЬ
    Вх.Ссылка,
    Вх.РегистрационныйНомер,
    Вх.ДатаРегистрации,
    Вх.Заголовок
ИЗ
    Справочник.ВходящиеДокументы КАК Вх
ГДЕ
    Вх.Заголовок ПОДОБНО "%аренд%"
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    Вх.ДатаРегистрации УБЫВ

Перед запуском проверьте имена реквизитов в дереве метаданных: в разных версиях конфигурации они могут отличаться. Консоль запросов — внешняя обработка; запросы на чтение данные не меняют.

Прямой SQL к базе

Запрос в СУБД напрямую (MS SQL, PostgreSQL) технически возможен, но таблицы там называются служебными именами вида _Reference123. Сопоставить их с объектами 1С помогает функция встроенного языка ПолучитьСтруктуруХраненияБазыДанных().

Не изменяйте данные базы 1С средствами SQL. Такие правки обходят проверки и права, ломают итоги и могут нарушить условия лицензионного соглашения. SQL допустим только на чтение, и то лучше на копии базы.

Почему документ не находится и как это исправить

Частые вопросы