Новая версия файла в документе 1С:ДО без потери истории
Содержание
Чтобы заменить файл в документе 1С:Документооборот, не удаляйте старое вложение. Откройте документ, выделите файл в списке файлов и выберите Обновить из файла на диске либо отредактируйте его через Редактировать → Закончить редактирование. Программа запишет новую версию поверх той же строки, а прежняя останется в истории.
Частая ошибка — удалить вложение и прикрепить новое. Формально документ получает нужный файл, но теряется связь с историей: согласующие не видят, что именно поменялось, а сравнить редакции уже нельзя. Порядок действий описан для 1С:Документооборот 3.0. В редакции 2.1 работа с файлами устроена так же, отличаются в основном оформление карточек и названия некоторых процессов.
Как 1С:ДО хранит файл и его версии
В Документообороте файл — это отдельный объект, привязанный к документу. У файла есть карточка и список версий. Каждая версия — это конкретное содержимое: тот самый .docx, который вы прикрепили во вторник, и исправленный в четверг.
Что нужно знать перед заменой:
- 📄 Активная версия — та, что открывается по двойному щелчку и уходит согласующим. Остальные лежат в истории.
- 🔒 Занятость файла. Пока пользователь редактирует файл, он «занят» за ним. Другие видят, кто держит файл, и не могут записать свою версию.
- 💾 Рабочий каталог. При редактировании программа выгружает файл в локальную папку пользователя. Именно оттуда она потом забирает изменения.
- 🕓 Комментарий к версии. При записи новой версии можно оставить пояснение — его видно в истории. Пишите по делу: «правки юриста по п. 4.2», а не «исправлено».
Если в карточке файла выключено хранение версий, новая редакция заменит содержимое без истории. Проверьте этот флажок в карточке файла, прежде чем менять важный документ.
Как заменить файл в документе-проекте
Проще всего, пока документ в состоянии «Проект» и не отправлен ни в один процесс. Ограничения тут только по правам: менять файлы может автор и те, кому даны права на изменение документа.
Способ 1. Отредактировать и закончить редактирование
Подходит, когда нужно поправить текст в том же файле.
- Откройте карточку документа и перейдите к списку файлов.
- Выделите файл и нажмите
Редактировать. Файл станет занятым за вами и откроется в Word, Excel или другой программе. - Внесите правки и сохраните файл в самом редакторе (Ctrl+S). Не меняйте имя и папку — сохраняйте поверх.
- Закройте редактор.
- В 1С нажмите
Закончить редактирование. Укажите комментарий к версии и подтвердите.
Если правки нужно сохранить в базе, но продолжить работу, используйте Сохранить изменения: версия запишется, а файл останется занятым за вами.
Способ 2. Обновить из файла на диске
Подходит, когда новая редакция уже лежит у вас на компьютере: прислал контрагент, подготовил коллега, вы правили копию вне 1С.
- В списке файлов документа выделите тот, который нужно заменить.
- Найдите команду
Обновить из файла на диске— в командной панели списка файлов или в менюЕщё. - Выберите новый файл на диске.
- Добавьте комментарий к версии и подтвердите.
Содержимое строки сменится, имя в списке останется прежним, а старая редакция уйдёт в историю.
Способ 3. Добавить новый файл и пометить старый на удаление
Нужен, когда меняется суть вложения: был проект договора в .docx, а нужно положить подписанный скан в .pdf. Это уже другой документ, а не следующая редакция того же текста.
- Добавьте новый файл в документ — кнопкой добавления или перетаскиванием из проводника в список файлов.
- Старый файл пометьте на удаление. Окончательно его удалит администратор обработкой удаления помеченных объектов.
| Способ | Когда применять | Что с историей |
|---|---|---|
| Редактировать → Закончить редактирование | Правка текста в том же файле | Новая версия, старая в истории |
| Обновить из файла на диске | Готовая редакция лежит на диске | Новая версия, старая в истории |
| Новый файл + пометка на удаление | Другой формат или другое содержание | Две независимые строки, истории между ними нет |
Замена файла, если документ уже на согласовании
Здесь главное — согласующие должны увидеть ту редакцию, которую подписывают визой. Если тихо подменить файл посреди процесса, часть участников согласует одну версию, часть — другую. При разборе спора это всплывёт по истории версий.
В зависимости от настроек вида документа и прав программа может запретить менять файлы, пока идёт согласование или после получения виз. Если команды редактирования неактивны — это не сбой, а защита.
Корректный порядок такой:
- Дождитесь возврата или прервите процесс. Автор или инициатор открывает процесс согласования из карточки документа и прерывает его. Если согласующие уже вернули документ с замечаниями, прерывать ничего не нужно.
- Замените файл способом 1 или 2 из раздела выше. В комментарии к версии перечислите, что изменилось.
- Запустите согласование заново. Участники получат задачи уже с новой активной версией.
Прерванный процесс нельзя продолжить с того же места. Визы, полученные в нём, остаются в истории, но новый круг согласования начнётся с начала. Предупредите участников, чтобы они не удивлялись повторной задаче.
Если правка мелкая (опечатка в реквизитах) и регламент компании это допускает, договоритесь с согласующими устно, но всё равно оформите новую версию с комментарием. Не подменяйте файл после финальной визы без нового круга согласования — для юристов и аудиторов это выглядит как подлог.
Доработка после замечаний и откат к прежней версии
Когда согласующий ставит «Не согласовано» или «Согласовано с замечаниями», автор получает задачу обработать результат. Из этой задачи можно открыть документ и его файлы.
Как исправить документ по замечаниям
- Откройте задачу и прочитайте комментарии согласующих — они видны в истории согласования документа.
- Перейдите в карточку документа, откройте нужный файл через
Редактировать. - Внесите правки. Если согласующий присылал свой вариант файлом — используйте
Обновить из файла на диске. - Закончите редактирование с комментарием: «учтены замечания Петровой А. В. по срокам оплаты».
- В задаче выберите повторное согласование. Согласующие получат документ уже с исправленной версией.
Как сравнить версии
В карточке файла откройте список версий, выделите две и выберите сравнение. Для документов Word сравнение идёт через сам Word: правки подсвечиваются в режиме рецензирования. Способ сравнения задаётся в персональных настройках работы с файлами.
Это удобно и автору, и согласующему: не нужно перечитывать 15 страниц договора ради двух изменённых абзацев.
Как вернуться к старой версии
Если новую редакцию заменили по ошибке, не загружайте старый файл заново — он уже есть в базе.
- Откройте карточку файла и список версий.
- Выделите нужную версию.
- Выберите команду
Сделать активной.
Активной станет прежняя редакция, а ошибочная останется в истории. Удалять её не нужно: по ней видно, что и когда происходило.
Файл занят, подписан или нет прав: что мешает замене
Если кнопки редактирования серые или программа не даёт записать версию, причина почти всегда в одном из случаев ниже.
Найти все файлы, которые висят занятыми, можно через список файлов: включите отбор по тому, кто редактирует. Перед отпуском полезно проверить, не держите ли вы что-то за собой.
Отдельно про рабочий каталог. Если у пользователя закончилось место на диске или папка указана на отключённый сетевой диск, редактирование сломается на сохранении. Путь и размер рабочего каталога меняются в персональных настройках работы с файлами.
Массовая замена файлов обработкой
Вручную меняют 5–10 файлов. Когда их сотни — например, обновили шаблон договора во всех проектах или переименовали организацию в реквизитах, — пишут внешнюю обработку .
Типовая логика такой обработки:
- Отбор документов: по виду, папке, периоду, организации.
- Для каждого документа — поиск нужного файла по имени или расширению.
- Проверки перед записью: файл не занят, не подписан, не зашифрован, документ не находится в активном процессе.
- Запись новой версии через программный интерфейс подсистемы работы с файлами. Так сохраняется история, а не перезаписывается содержимое.
- Протокол: какой документ обработан, какой пропущен и почему.
Не пишите обработку, которая меняет данные хранилища файла напрямую, в обход версий. История пропадёт, а у файлов в томах на диске может разойтись содержимое и запись в базе.
Программный интерфейс работы с файлами отличается в разных версиях библиотеки стандартных подсистем, на которой построен Документооборот. Перед разработкой посмотрите экспортные процедуры общего модуля РаботаСФайлами в конфигураторе вашей базы и описание библиотеки для этой версии.
Перед запуском на рабочей базе:
- 🧪 прогоните обработку на копии базы и проверьте 5–10 документов вручную;
- 💾 сделайте резервную копию: если тома файлов хранятся на диске, копируйте и их, а не только информационную базу;
- 🕘 запускайте в нерабочее время, чтобы никто не держал файлы занятыми.
Если программиста нет, для разовой задачи работает полуручной вариант: отбор документов списком, затем Обновить из файла на диске в каждом. Для 30–40 документов это быстрее, чем писать и тестировать обработку.
Частые ошибки при замене вложения
| Ошибка | Чем плохо | Как правильно |
|---|---|---|
| Открыли файл двойным щелчком и правили | Файл открыт только на чтение, правки не попадут в базу | Начинайте с Редактировать |
| Сохранили правки под другим именем или в другой папке | При завершении редактирования программа не найдёт изменения | Сохраняйте поверх, в том же месте |
| Не нажали «Закончить редактирование» | Файл висит занятым, коллеги не видят правок | Завершайте сразу после закрытия редактора |
| Удалили старый файл и добавили новый | История версий потеряна | Новая версия той же строки |
| Пустой комментарий к версии | Через месяц не понять, что менялось | Кратко: кто, что и зачем |
| Поменяли файл после финальной визы | Согласовали одну редакцию, в базе другая | Новый круг согласования |
Ещё одна неочевидная вещь — открытие из почты или мессенджера. Если коллега прислал правленый файл, а вы открыли его из вложения письма и сохранили, он оказался во временной папке почтового клиента. Сохраните его в понятное место и только потом загружайте через Обновить из файла на диске.