Больничный пересчитали в бóльшую сторону: как оформить доплату в ЗУП и Бухгалтерии

Доначислить больничный в 1С:ЗУП 3.1 можно двумя путями. Если зарплата за месяц больничного ещё не закрыта — откройте исходный документ в Зарплата → Больничные листы, поправьте данные и проведите заново. Если месяц уже закрыт и пособие выплачено — внизу формы документа нажмите ссылку Исправить: программа создаст документ-исправление, пересчитает пособие и начислит только разницу в текущем месяце.

Разница выплачивается обычной ведомостью, с неё удерживается НДФЛ. Но доначислить в 1С можно только ту часть, которую платит работодатель, — первые три дня болезни и доплату до заработка, если она у вас есть. Остальные дни пересчитывает и доплачивает СФР (бывший ФСС), а от бухгалтерии требуется отправить ему исправленные сведения.

В каких случаях больничный нужно доплатить

Пересчёт «вверх» почти всегда связан с тем, что при первом расчёте не хватало данных. Типовые поводы:

• 📅 Продление листка. Сотрудник болеет дольше, приходит новый электронный листок-продолжение. Это не исправление, а новый документ с привязкой к первичному.
• 🧾 Уточнили страховой стаж. Сотрудник принёс трудовую книжку или сведения о стаже, которых не было при приёме. Процент оплаты зависит от стажа.
• 💰 Появился заработок за расчётный период. Учли выплаты прежних работодателей, начислили годовую премию за прошлый год задним числом, нашли ошибку в начислениях за расчётные годы.
• 📝 Заявление о замене лет. Сотрудник был в декрете в одном из двух расчётных лет и попросил заменить год на более ранний, если это увеличит пособие.
• ✏️ Ошибка в самом документе. Неверно указаны даты, не тот код причины, пропущены дни.

Процент от среднего дневного заработка задаётся стажем (ст. 7 закона № 255-ФЗ):

Переход сотрудника из одной строки в другую — самая частая причина доплаты: разница сразу 20–40% от суммы.

Что проверить в 1С перед пересчётом

Сначала определите, что именно изменилось. От этого зависит, где править.

1. Стаж. Откройте карточку сотрудника, раздел со стажами — там хранится страховой стаж для больничных. Исправьте количество лет, месяцев и дней на дату начала стажа, а не на сегодня.
2. Заработок за расчётный период. Расчётный период — два календарных года перед годом начала болезни. Для листка, открытого в 2026 году, это 2024 и 2025 годы. Данные по месяцам видны в самом документе: рядом с суммой среднего заработка есть ссылка, которая открывает форму с заработком по годам.
3. Годы расчётного периода. Если сотрудник подал заявление о замене лет, в той же форме среднего заработка поменяйте годы.
4. Даты листка и даты оплаты за счёт работодателя. Проверьте, что период оплаты за счёт работодателя — три первых дня, а не больше.
5. Статус месяца. Посмотрите, проведено ли Начисление зарплаты и взносов за месяц больничного и выплачено ли пособие. Это определит способ правки.

Как доначислить больничный в 1С ЗУП 3.1 по шагам

Выбор способа зависит от одного вопроса: закрыт ли расчётный месяц.

Способ 1. Правка исходного документа (месяц не закрыт)

1. Откройте Зарплата → Больничные листы и найдите документ сотрудника.
2. Внесите исправление: стаж подтянется заново, если нажать кнопку пересчёта в документе; даты и процент правятся прямо в форме.
3. Откройте форму среднего заработка по ссылке рядом с суммой и проверьте заработок по годам.
4. Нажмите Провести и закрыть.
5. Пересчитайте Начисление зарплаты и взносов за этот месяц, если документ уже был создан.

Если пособие уже ушло в ведомость, этот способ не подходит — правка исходника изменит начисленную сумму задним числом, и выплата разъедется с начислением.

Способ 2. Документ-исправление (месяц закрыт)

1. Откройте исходный больничный лист.
2. Внизу формы нажмите ссылку Исправить. Откроется копия документа с пометкой, что это исправление.
3. Проверьте поле с месяцем начисления. Сюда попадёт разница — обычно ставят текущий месяц.
4. Внесите правки: стаж, годы расчётного периода, даты. Нажмите пересчёт.
5. Проведите документ. На вкладке начислений будут видны две части: сторно старой суммы и новая сумма. Итог — разница к доплате.
6. В Начисление зарплаты и взносов текущего месяца разница войдёт в начисления сотрудника.
7. Выплатите её ведомостью вместе с зарплатой или отдельной ведомостью на банк.

Способ 3. Новый документ на продление

1. В списке больничных создайте новый документ.
2. Включите отметку, что это продолжение другого листка, и выберите первичный документ.
3. Номер листка-продолжения берите из нового ЭЛН.
4. Средний заработок программа возьмёт из первичного документа — листок-продолжение не пересчитывает расчётный период.
5. Оплата за счёт работодателя по продолжению не начисляется: три дня уже оплачены в первичном листке.

Пример расчёта разницы

Заработок сотрудника за 2024 и 2025 годы — 1 200 000 ₽. Средний дневной: 1 200 000 / 730 = 1 643,84 ₽.

НДФЛ с разницы: 986,31 × 13% ≈ 128 ₽. На руки — около 858 ₽. Страховые взносы на пособие не начисляются.

Доплата до фактического заработка

Некоторые работодатели по коллективному договору доплачивают сотруднику разницу между пособием и обычной зарплатой. Это не пособие, а отдельное начисление. В ЗУП его настраивают как свой вид начисления и включают в больничный лист или в расчёт зарплаты.

При доначислении пособия эта доплата уменьшается: пособие выросло, разница до заработка стала меньше. Проверьте, что программа пересчитала и её, иначе сотрудник получит больше заработка за дни болезни.

Как оформить доплату больничного в Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии 3.0 больничные считает документ «Больничный лист» в разделе Зарплата и кадры. Он доступен, если зарплата ведётся в этой же программе и в настройках учёта зарплаты включён соответствующий учёт.

Механизм проще, чем в ЗУП:

• если зарплата за месяц не начислена — правьте сам больничный лист и проведите заново, а затем перезаполните Начисление зарплаты;
• если месяц закрыт и деньги выплачены, правка исходника задним числом даст расхождения с выплатой и с отчётом 6-НДФЛ. Безопаснее оформить разницу отдельным начислением в текущем месяце.

Для отдельного начисления заведите вид начисления под доплату пособия с правильными настройками НДФЛ (облагается) и страховых взносов (не облагается). Ошибка в этой настройке — частый источник лишних взносов в отчётах.

Как пересчитать пособие за прошлые периоды

Пересчёт бывает и через несколько месяцев. Например, в мае нашли ошибку в стаже по больничному за январь.

Порядок в ЗУП тот же — документ-исправление к январскому листку, месяц начисления май. Что меняется:

• 📆 НДФЛ. Налог с разницы удерживают при выплате, дата получения дохода — день выплаты доплаты (ст. 226 НК РФ). В 6-НДФЛ доплата попадёт в период фактической выплаты, январскую отчётность пересдавать не нужно.
• 🏛 Часть СФР. Пособие с четвёртого дня СФР платит сам. Если изменился стаж или заработок, СФР должен пересчитать и свою часть. Для этого работодатель направляет в СФР уточнённые сведения через тот же обмен, по которому шли данные по первичному листку.
• ⏳ Сроки. Пособие назначают, если за ним обратились не позже шести месяцев после окончания болезни (ст. 12 закона № 255-ФЗ). Пересчёт ранее назначенного пособия по новым документам тоже лучше не откладывать.
• 📊 Перерасчёт зарплаты. Если исправлялись начисления расчётного периода, ЗУП может зарегистрировать перерасчёт. Его видно на отдельной вкладке документа Начисление зарплаты и взносов.

Отчёты для проверки доначисления

После проведения исправления сверьте суммы. Подойдут стандартные отчёты ЗУП из Зарплата → Отчеты по зарплате:

Расчётный листок — первое, что стоит показать сотруднику. В нём видны строки сторно и новой суммы, это снимает вопрос «откуда доплата».

Если пересчётов много, удобно сохранить свой вариант отчёта Анализ начислений и удержаний с отбором по виду начисления больничного и группировкой по месяцу начисления. Так за минуту видно все исправления за квартал.

Ошибки при доначислении больничного

• ❌ Перепровели исходный документ за закрытый месяц. Начисление изменилось, выплата осталась старой. Сотрудник получил долг или переплату «из ниоткуда». Исправляется возвратом исходной версии и оформлением исправления.
• ❌ Сделали новый больничный вместо исправления. Пособие за те же дни начислено дважды. Лишний документ нужно сторнировать — в ЗУП для этого есть команда Сторнировать в исходнике.
• ❌ Поправили стаж в карточке, но не пересчитали документ. Стаж в уже проведённом документе не меняется сам. Нужно исправление с пересчётом.
• ❌ Пересчитали только три дня. Работодатель доплатил свою часть, а сведения в СФР не отправил. Сотрудник недополучит основную сумму.
• ❌ Листок-продолжение без связи с первичным. Программа считает его новой болезнью, начисляет три дня за счёт работодателя повторно и берёт средний заработок заново.

Частые вопросы