Недоудержали налог с сотрудника: исправляем НДФЛ в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0

Доначислить НДФЛ в 1С ЗУП 3.1 проще всего документом «Перерасчет НДФЛ» (раздел Налоги и взносы): программа сравнит, сколько налога должно быть, со сколько удержано, и доудержит разницу при ближайшей выплате. В 1С:Бухгалтерии 3.0 недостающий налог дописывают вручную — на закладке НДФЛ документа начисления зарплаты или отдельной операцией учёта НДФЛ.

Удержать доначисленную сумму можно только из денег, которые сотрудник получает. Платить налог за счёт компании нельзя: это прямо запрещено п. 9 ст. 226 НК РФ. Поэтому порядок такой: найти причину, пересчитать налог, удержать его не больше 20% от выплаты и, если ошибка попала в сданный отчёт, подать уточнённый 6-НДФЛ.

Почему приходится доначислять НДФЛ: пять типичных ситуаций

Налог «не досчитался» почти всегда по одной из причин ниже. От причины зависит, сам ли ЗУП увидит расхождение или его придётся задавать руками.

1. 👶 Лишний стандартный вычет. Вычет на ребёнка дали после того, как доход с начала года превысил 450 000 ₽, или ребёнку уже исполнилось 18 лет, а справку из вуза не принесли. Удалили или закрыли заявление на вычет задним числом — налог надо пересчитать.
2. 📈 Прогрессивная шкала. С 2025 года ставок для резидентов пять: 13% до 2,4 млн ₽ в год, 15% — от 2,4 до 5 млн, 18% — от 5 до 20 млн, 20% — от 20 до 50 млн, 22% — свыше 50 млн. Если доход с другой работы или прошлый доход у этого агента учтён неверно, ставка перескакивает позже, чем нужно.
3. 🌍 Сменился налоговый статус. Сотрудник потерял статус резидента: ставка по трудовому доходу у большинства иностранцев и нерезидентов отличается от общей, и налог за прошлые месяцы пересчитывается.
4. 🧾 Начисление исправили задним числом. Доплатили премию за март в мае, сторнировали больничный, исправили отпускные. Сумма дохода выросла, а налог в старом месяце остался прежним.
5. 🎁 Доход «мимо зарплаты». Подарок дороже 4 000 ₽ в год, суточные сверх 700 ₽ в день по России (2 500 ₽ — за границей), компенсация за питание. Его провели не тем видом начисления или вообще не провели через расчёт НДФЛ.

Что проверить перед тем, как доначислять налог в 1С

Без проверки легко удержать налог дважды. До создания документов посмотрите:

• 🔒 Дату запрета изменения данных. Если период закрыт (Администрирование → Пользователи и права доступа → Даты запрета изменения), исправить старые документы не получится. Не снимайте запрет «на всю базу», откройте только нужный месяц и только себе.
• 👤 Карточку сотрудника. Статус налогоплательщика, заявления на вычеты, доходы с предыдущего места работы — всё это на вкладке НДФЛ личных данных физлица.
• 📊 Фактически удержанный налог. Сформируйте «Регистр налогового учета по НДФЛ» за год по этому сотруднику. В нём видно, сколько исчислено и удержано по каждой дате получения дохода.
• 💸 Будущие выплаты. Есть ли у сотрудника выплаты до конца года, из которых можно удержать налог. Если человек уволился и денег ему больше не платят, доудерживать не из чего — путь другой (о нём ниже).

Если ошибка затрагивает уже отправленный 6-НДФЛ, зафиксируйте исходные цифры отчёта до правок. Иначе потом трудно понять, что именно менять в уточнённом расчёте.

Как доначислить НДФЛ в 1С ЗУП 3.1: пошаговый порядок

Шаг 1. Исправьте исходные данные

Сначала устраните причину. Закройте лишний вычет новым заявлением, поправьте вид начисления или исправьте документ-начисление.

Для исправления начислений прошлых месяцев в ЗУП есть команда «Исправить» в самом документе (например, в проведённом «Начислении зарплаты и взносов» или «Больничном листе»). Она создаёт документ-исправление, а исходный не трогает. Так в истории остаётся след, что и когда поменяли.

Шаг 2. Создайте документ «Перерасчет НДФЛ»

1. Откройте Налоги и взносы → Перерасчеты НДФЛ.
2. Нажмите Создать.
3. Укажите организацию и сотрудника (или оставьте поле пустым, чтобы программа подобрала всех, у кого налог расходится).
4. Задайте период перерасчёта — с начала года по текущий месяц.
5. Нажмите Заполнить.

Программа пересчитает налог по каждой дате получения дохода и покажет разницу. Положительная сумма — налог, который нужно доудержать.

Шаг 3. Проверьте результат и проведите документ

Сверьте разницу с тем, что вы ожидали увидеть после исправлений. Если перерасчёт показал сумму там, где вы ничего не меняли, остановитесь и выясните причину: возможно, ошибка есть ещё в каком-то документе.

После проведения перерасчёт попадает в регистры НДФЛ как налог к удержанию.

Шаг 4. Удержите налог при выплате

Доначисленный налог удерживается при ближайшей выплате денег — зарплаты, аванса, отпускных. В документе «Ведомость в банк» (или в кассу, на счета) на закладке с налогом вы увидите, что к текущему налогу добавилась прошлая недоимка.

Действует ограничение п. 4 ст. 226 НК РФ: за одну выплату удержать можно не больше 20% от суммы. Пример: сотруднику выплачивают 40 000 ₽, недоудержано 11 000 ₽. Удержать за этот раз можно не более 8 000 ₽ (40 000 × 20%). Оставшиеся 3 000 ₽ — со следующей выплаты.

Пример: вычет на ребёнка дали лишние три месяца

Сотрудник получает 60 000 ₽ в месяц, у него один ребёнок, вычет — 1 400 ₽ в месяц. Доход с начала года нарастающим итогом: в июле — 420 000 ₽, в августе — 480 000 ₽. Лимит 450 000 ₽ превышен в августе, значит, вычет положен только по июль включительно.

Программа по ошибке давала вычет ещё в августе, сентябре и октябре. Расчёт недоимки:

• лишние вычеты: 3 × 1 400 = 4 200 ₽;
• недоудержанный налог: 4 200 × 13% = 546 ₽.

Что делаем: закрываем заявление на вычет июлем, проводим «Перерасчет НДФЛ» с начала года и удерживаем 546 ₽ из ноябрьской зарплаты. Лимит 20% здесь не мешает: 20% от выплаты в 60 000 ₽ — это 12 000 ₽.

Типичная причина такой ошибки — доход с прошлого места работы в этом году не внесли в карточку. Тогда программа считает лимит 450 000 ₽ только по своим начислениям и «пропускает» момент, когда вычет должен прекратиться.

Шаг 5. Когда нужна «Операция учета НДФЛ»

Документ «Операция учета НДФЛ» — инструмент ручной корректировки регистров. Им пользуются, когда автоматический перерасчёт не подходит: нужно отразить налог по доходу, который в ЗУП не проводился (подарок, выплата из бухгалтерии), или поправить данные, перенесённые из старой программы.

Найти его можно в разделе Налоги и взносы; в некоторых релизах список скрыт в подменю «См. также». Заполняйте все закладки, которые касаются операции: доходы, исчисленный налог, удержанный налог, вычеты. Пустая закладка — частая причина того, что 6-НДФЛ «не бьётся».

Доначисление НДФЛ в 1С:Бухгалтерии 3.0: чем отличается порядок

В Бухгалтерии 3.0 зарплатный блок проще, отдельного автоматического перерасчёта за прошлые месяцы здесь нет. Налог правят руками.

Путь к зарплатным документам — раздел Зарплата и кадры. Если в меню нет нужного журнала, наберите название документа в строке поиска в шапке программы.

Бухгалтерская запись при удержании доначисленного налога та же, что и для обычного НДФЛ: Дт 70 Кт 68.01. Перечисление в бюджет — Дт 68.01 Кт 51 в составе единого налогового платежа.

Доначисление НДФЛ за прошлые годы: что учесть

Ошибка прошлого года — самый неприятный случай. Налоговый период закрыт, годовой 6-НДФЛ со справками о доходах уже в инспекции.

Что делать по шагам:

1. 📝 Исправьте данные в базе тем периодом, к которому относится доход. Для этого придётся временно открыть закрытый период. В ЗУП перерасчёт делайте с указанием прошлого года.
2. 📤 Подайте уточнённый 6-НДФЛ за тот год с корректирующей справкой о доходах на сотрудника. Основание — ст. 81 НК РФ. В отчёте в 1С это новый экземпляр с номером корректировки «001».
3. 💰 Удержите налог, если сотрудник ещё получает деньги. Удержание идёт из текущих выплат с тем же лимитом 20%.
4. 📬 Если удерживать не из чего — укажите сумму неудержанного налога в справке о доходах. Тогда обязанность заплатить переходит к сотруднику: налоговая пришлёт ему уведомление.

Пени при этом начисляются на агента, но платятся из средств компании, а не удерживаются с работника. Сам налог из денег организации не платят ни при каких условиях.

Проверьте глубину ошибки. Если в прошлом году перескок ставки 15% случился раньше, чем показывала база, неверными окажутся не одна, а несколько дат получения дохода. Перерасчёт с начала года это учтёт, ручная правка одного месяца — нет.

Отчёты 1С, которые помогают найти и проверить недоудержанный налог

Найти «дыры» в налоге до проверки можно без внешних обработок. В ЗУП 3.1 отчёты собраны в разделе Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам.

Простой регулярный приём: раз в квартал сформируйте регистр налогового учёта по всем сотрудникам и отфильтруйте строки, где исчисленный налог больше удержанного. Остаток на конец месяца без выплат после него — кандидат на доначисление.

Для массовых случаев — например, когда вычеты на детей неправильно действовали у двадцати человек — удобнее один документ «Перерасчет НДФЛ» без отбора по сотруднику. Он соберёт всех, у кого налог расходится, и сэкономит возню с карточками.

Частые ошибки при доначислении НДФЛ и как их избежать

• ❌ Удержали больше 20% от выплаты. Сотрудник вправе потребовать вернуть превышение. Следите за лимитом в ведомости.
• ❌ Доплатили налог платёжкой со счёта компании. Это не удержание, а уплата налога за счёт агента, что запрещено. Такая сумма — ещё и доход сотрудника, с которого снова нужен НДФЛ.
• ❌ Поправили только «исчислено», забыв «удержано». В «Операции учета НДФЛ» обе закладки должны быть согласованы, иначе 6-НДФЛ покажет неудержанный налог там, где его нет.
• ❌ Правка документом прошлым числом без перерасчёта. Исправили больничный за март, но не провели перерасчёт налога — недоудержание тихо осталось в регистре.
• ❌ Правили в БП, а считают в ЗУП. Данные разъедутся при следующем обмене.
• ❌ Забыли про уточнённый 6-НДФЛ. Налог удержали, а сданный отчёт так и остался с ошибкой.

Частые вопросы о доначислении НДФЛ