Что делать, если отпускные оказались ниже МРОТ

Средний дневной заработок для отпускных не может быть меньше, чем МРОТ ÷ 29,3. Если по фактическим выплатам он получился ниже этого порога, отпуск считают от минимума, а разницу доначисляют. Правило прямо прописано в пункте 18 Постановления № 922 и касается любого работника, полностью отработавшего расчётный период.

В 1С:ЗУП 3.1 сравнение с минимумом выполняется автоматически внутри документа «Отпуск». В 1С:Бухгалтерии 3.0 расчёт среднего не автоматизирован, поэтому минимум и доплату считают руками, а сумму вводят отдельным начислением.

Ниже — как устроена проверка, по какой формуле считать минимум, где это настраивается в ЗУП, как провести доплату в Бухгалтерии, что меняется в северных районах и как доначисление отражается в НДФЛ и взносах.

Когда средний заработок надо подтягивать к минимуму

Порог срабатывает не всегда. Доводить отпускные до МРОТ нужно, если одновременно выполняются два условия:

• 🧮 рассчитанный средний дневной заработок меньше величины МРОТ ÷ 29,3;
• 📅 работник полностью отработал норму рабочего времени и выполнил норму труда за расчётный период (12 календарных месяцев перед месяцем отпуска).

Типичные ситуации, когда средний «проседает»:

• почти весь расчётный период сотрудник был на больничном, в отпуске без содержания или в отпуске по уходу — фактических выплат мало;
• человек недавно вышел на полную ставку после долгого простоя;
• зарплата в расчётном периоде была близка к минималке, а МРОТ с тех пор вырос.

Если сотрудник работает на неполную ставку или неполное время, минимум берётся пропорционально отработанному времени — не полный МРОТ.

Формула минимума и расчёт разницы на примере

Число 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней, закреплённое в статье 139 ТК РФ. Отсюда и порог.

Минимальный средний дневной заработок:

Минимум = МРОТ ÷ 29,3

Возьмём для примера федеральный МРОТ 22 440 ₽ (подставьте значение, действующее на дату начала отпуска — оно меняется):

22 440 ÷ 29,3 = 765,87 ₽ в день

Теперь сравниваем с фактическим средним. Допустим, по выплатам расчётного периода средний дневной получился 700 ₽. Это меньше 765,87 ₽, поэтому в расчёт идёт минимум.

Отпускные за 14 календарных дней:

765,87 × 14 = 10 722,18 ₽

Если бы считали по факту (700 ₽), вышло бы 9 800 ₽. Разница 922,18 ₽ — это и есть доначисление до МРОТ. Отдельной строкой её выделять не обязательно: в расчёт сразу закладывается больший из двух средних.

В расчёт берётся вторая колонка — она выгоднее работнику.

Минимум при неполной отработке и неполной ставке

Если работник отработал расчётный период не полностью или занят на неполной ставке, полный МРОТ брать нельзя — минимум уменьшается пропорционально. Сначала считают дневной минимум от полного МРОТ, затем корректируют его на долю отработанного времени или на размер ставки.

Пример для сотрудника на половине ставки (0,5) при МРОТ 22 440 ₽:

Полный минимум:       22 440 ÷ 29,3 = 765,87 ₽
С учётом ставки 0,5:  765,87 × 0,5 = 382,94 ₽

Проверим: 765,87 × 0,5 = 382,935, округляем до 382,94 ₽. Отпускные за 14 дней от такого минимума — 382,94 × 14 = 5 361,16 ₽. ЗУП 3.1 учитывает ставку автоматически, если она верно указана в кадровых документах; при ручном расчёте в Бухгалтерии пропорцию закладывайте сами.

Какие выплаты формируют средний заработок

Прежде чем сравнивать средний с минимумом, важно правильно собрать базу расчётного периода. Если из неё выпадут нужные начисления или, наоборот, попадут лишние, средний получится заниженным — и программа ошибочно подтянет его к МРОТ там, где это не требовалось.

В расчёт среднего заработка входят:

• оклад, тарифная ставка, оплата по сдельным расценкам;
• надбавки и доплаты к ставкам (за стаж, квалификацию, совмещение, ночные, вредность);
• премии и вознаграждения — по правилам Постановления № 922 (с учётом периода, за который они начислены);
• районный коэффициент и процентные надбавки.

Из базы исключаются выплаты и периоды, когда за работником сохранялся средний заработок:

• отпускные и компенсации за неиспользованный отпуск;
• больничные и пособия;
• командировочные (в части сохранённого среднего);
• материальная помощь и выплаты социального характера;
• время простоя и забастовок.

Отдельно стоит держать в уме премии: годовую премию в базу включают в полном размере, если расчётный период отработан целиком, а при частичной отработке её учитывают пропорционально отработанному времени. Неправильный учёт премии — вторая по частоте причина «кривого» среднего после пропущенных начислений.

Автоматический контроль в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП 3.1 отдельную «доплату» вводить не нужно — программа сама сравнивает средний с минимумом при расчёте документа.

Порядок действий:

1. Откройте Зарплата → Отпуска и нажмите «Создать → Отпуск».
2. Выберите сотрудника и укажите период отпуска. Средний заработок подтянется автоматически.
3. Рядом с рассчитанной суммой среднего есть ссылка-карандаш, открывающая форму с данными для расчёта среднего заработка. Откройте её — там видно, какая база взята и за сколько месяцев.
4. Если фактический средний оказался ниже минимума по МРОТ, программа подставляет в расчёт минимум. В детализации это отражается как средний, рассчитанный исходя из МРОТ.
5. Проверьте итоговую сумму на вкладке с начислениями и проведите документ.

Значение МРОТ в ЗУП хранится в настройках и обновляется с релизами. Проверить и при необходимости поправить его можно в разделе Настройка → Начисления — там же находятся параметры расчёта среднего заработка. Если МРОТ в базе устарел, минимум посчитается от старой величины, поэтому перед массовым расчётом отпусков в начале года значение стоит сверить.

Ручной расчёт и ввод доплаты в 1С:Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 зарплатный блок упрощён: автоматического расчёта среднего заработка по отпуску здесь нет. Поэтому минимум и итоговую сумму вы считаете сами, а в программу вводите готовое начисление.

Последовательность такая:

1. Посчитайте минимум по формуле МРОТ ÷ 29,3 и сравните с фактическим средним.
2. Умножьте больший из двух средних на число календарных дней отпуска — получите сумму отпускных.
3. Откройте Зарплата и кадры → Начисление зарплаты, подберите сотрудника за нужный месяц.
4. Добавьте или отредактируйте начисление по виду «Отпуск» (или аналогичному начислению из вашего плана начислений) и внесите рассчитанную сумму.
5. Проверьте, что программа удержала НДФЛ и начислила страховые взносы, и проведите документ.

Поскольку сумму вы вводите вручную, следите за точностью: ошибка в среднем или в количестве дней прямо уходит в выплату и в отчётность.

Районный коэффициент и северные надбавки

В районах Крайнего Севера и местностях с районным коэффициентом минимум по МРОТ рассчитывается иначе. По позиции Конституционного Суда (Постановление № 38-П) районные коэффициенты и процентные надбавки начисляются сверх МРОТ, а не включаются в него.

Для отпускных это значит: минимальный средний дневной заработок сначала считают от федерального МРОТ, а затем увеличивают на районный коэффициент и северную надбавку.

Пример для района с коэффициентом 1,15 и надбавкой 30 %:

Базовый минимум:     22 440 ÷ 29,3 = 765,87 ₽
С учётом РК и надбавки: 765,87 × (1 + 0,15 + 0,30) = 1 110,51 ₽

Проверим: 765,87 × 1,45 = 1 110,51 ₽. Отпускные за 14 дней от этого минимума — 1 110,51 × 14 = 15 547,14 ₽.

В ЗУП 3.1 районный коэффициент и надбавка задаются в настройках организации и начисляются автоматически, поэтому отдельно пересчитывать минимум не нужно — программа учтёт их при доведении до МРОТ. В БП 3.0, где всё считается руками, коэффициент и надбавку в расчёт минимума вносите сами.

НДФЛ, страховые взносы и расходы

Доплата до МРОТ — это часть отпускных, а не отдельная выплата со своими правилами. Поэтому облагается она так же, как основная сумма отпуска.

• 💰 НДФЛ — удерживается со всей суммы отпускных, включая доведение до минимума. Срок перечисления налога с отпускных подчиняется общим правилам, действующим для расчётов с бюджетом по НДФЛ.
• 🏛 Страховые взносы — начисляются на всю сумму отпускных в полном объёме. Взносы на травматизм с 2023 года также администрирует Социальный фонд (СФР, бывший ФСС).
• 📉 Налог на прибыль / расходы — отпускные, в том числе доплата, учитываются в расходах на оплату труда (ст. 255 НК РФ).

Проводки по начислению отпускных стандартные — доплата до МРОТ отдельной проводкой не выделяется:

Если компания формирует оценочное обязательство (резерв) на оплату отпусков по ФСБУ, начисление идёт за счёт резерва: Дт 96 Кт 70. В этом случае сумма доведения до МРОТ тоже списывается с резерва, а не относится сразу на затраты.

Частые ошибки при доведении отпускных до МРОТ

Ошибки в этом расчёте почти всегда ведут либо к недоплате работнику, либо к искажению базы по взносам.

• ❌ Сравнивают с МРОТ саму сумму отпускных, а не средний заработок. Сравнивать нужно средний дневной заработок с МРОТ ÷ 29,3, а не итог отпуска с месячным МРОТ.
• ❌ Доводят до МРОТ при неполной отработке без пропорции. Если период отработан не полностью или ставка неполная, минимум берётся пропорционально отработанному времени.
• ❌ Забывают районный коэффициент. На северных территориях минимум считают от МРОТ, увеличенного на РК и надбавку, иначе сумма занижается.
• ❌ В базе устаревший МРОТ. После повышения минималки значение в настройках ЗУП нужно обновить, иначе программа посчитает порог от старой величины.
• ❌ Правят средний вручную поверх расчёта ЗУП. Корректировать надо исходные данные расчётного периода, а не итоговую цифру, — иначе при перепроведении правка слетит.

Частые вопросы