Доплата за закрытый месяц в ЗУП 3.1: перерасчёт, исправление, премия

Чтобы доначислить зарплату за прошлый месяц в 1С 8.3 ЗУП 3.1, не открывайте и не перепроводите старую ведомость. Внесите исходное изменение задним числом (табель, приказ об окладе, отпуск), а затем создайте «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц: программа сама найдёт разницу и добавит строки перерасчёта с периодом прошлого месяца.

Ручной путь нужен в двух случаях. Первый — вы доплачиваете то, чего в базе не было вовсе (премия, разовая выплата): тогда это отдельный документ. Второй — ошибка в самом документе прошлого месяца: тогда его исправляют командой «Исправить» или сторнируют, а не правят «по живому».

С чего начать: что именно нужно доначислить

Сначала определите причину. От неё зависит способ, и ошибка на этом шаге потом вылезает в НДФЛ и взносах.

• 📅 Изменились исходные данные задним числом. Приказ о повышении оклада с 1-го числа провели через месяц. Табель исправили после расчёта. Больничный принесли поздно. Это перерасчёт.
• 🎁 Появилась новая выплата за прошлый период. Премия по итогам сентября, решение о ней принято в октябре. Это новое начисление, не исправление.
• ✏️ Ошибка в самом документе. В «Начислении зарплаты» руками поправили сумму, задвоили сотрудника, указали не тот вид расчёта. Это исправление документа.

Сводная таблица способов:

Доначисление через автоматический перерасчёт зарплаты

Это основной и самый безопасный способ. ЗУП 3.1 хранит результаты расчёта и сравнивает их с тем, что должно было получиться по новым данным. Разница регистрируется как перерасчёт.

Пошагово на примере повышения оклада

Пример: сотруднику Петрову оклад подняли с 50 000 до 60 000 ₽ с 1 сентября. Приказ провели только 12 октября, а сентябрь уже рассчитан и выплачен. В сентябре 22 рабочих дня, Петров отработал все.

1. Создайте «Изменение оплаты труда» (или «Кадровый перевод», если меняется и должность). Дата изменения — 01.09.
2. Проведите документ. Программа зарегистрирует необходимость перерасчёта за сентябрь.
3. Откройте Зарплата → Начисления зарплаты и взносов и создайте документ за октябрь.
4. Нажмите «Заполнить». Помимо оклада за октябрь появится строка перерасчёта с периодом сентября: 60 000 − 50 000 = 10 000 ₽.
5. Проверьте сумму в строке перерасчёта и НДФЛ по ней: 10 000 × 13% = 1 300 ₽.
6. Проведите документ. Доплату Петров получит вместе с октябрьской зарплатой.

Если сотрудник отработал не все дни

Допустим, табель за сентябрь исправили: Петров работал не 20, а 22 дня. Оклад тот же, 50 000 ₽.

• было начислено: 50 000 / 22 × 20 = 45 454,55 ₽;
• должно быть: 50 000 ₽;
• доначисление: 4 545,45 ₽.

Вы исправляете табель (или документ отклонения, из-за которого выпали дни), и в октябрьском документе появляется строка на 4 545,45 ₽ за сентябрь.

Где увидеть, что перерасчёт зарегистрирован

Откройте октябрьский документ и посмотрите строки начислений: у перерасчёта будет период прошлого месяца. Второе место — расчётный листок за октябрь: доначисление за сентябрь выводится в нём отдельной строкой с указанием периода.

Если перерасчёт не появился, значит, программа не увидела изменения. Частые причины разобраны ниже, в разделе про ошибки.

Отдельный документ «Доначисление, перерасчёт»

В ЗУП 3.1 перерасчёты можно провести не внутри месячного документа, а отдельным документом «Доначисление, перерасчёт» в разделе «Зарплата». Это удобно, когда доплату надо выдать раньше основной зарплаты, например вместе с авансом.

Документ заполняется теми же перерасчётами, что попали бы в месячный. Не делайте оба варианта сразу: один и тот же перерасчёт не должен быть и в отдельном документе, и в «Начислении зарплаты и взносов».

Как исправить или сторнировать документ прошлого периода

Иногда исходные данные верны, а ошибся сам документ. Например, расчётчик вручную поправил сумму в строке, а должен был провести приказ. Или по сотруднику ввели два одинаковых «Разовых начисления».

Команда «Исправить»

1. Откройте неверный документ прошлого месяца.
2. Нажмите «Исправить» в форме документа.
3. Программа создаст новый документ-исправление. В нём старые суммы и новые суммы видны рядом.
4. Внесите правильные значения и проведите исправление.

Исходный документ остаётся в базе без изменений. Это и есть смысл механизма: выплаченное и отчётное не переписывается задним числом, а корректируется новым документом.

Команда «Сторнировать»

Сторно нужно, когда документ был лишним целиком. Программа создаёт документ с теми же суммами со знаком минус. После проведения начисление по сотруднику за тот период обнуляется.

Что выбрать: исправление или сторно

Премия и разовая доплата за прошлый месяц

Если за прошлый месяц нужно доначислить то, чего в расчёте не было вовсе, перерасчёт не поможет. Здесь нужен новый документ.

• 🏆 Премия по итогам месяца. Документ «Премия» в разделе Зарплата. Укажите вид премии и период, за который она начислена (сентябрь). Месяц начисления — текущий (октябрь).
• 💰 Разовая доплата. Документ «Разовое начисление», тот же раздел. Подходит для доплат, у которых нет своего документа.
• 🔁 Премия, которая должна была войти в месячный расчёт. Если премия настроена как ежемесячная и забыли ввести показатель, проще ввести показатель за прошлый месяц и получить перерасчёт.

Дата выплаты в документе

В «Премии» и «Разовом начислении» есть порядок выплаты: с зарплатой, с авансом, в межрасчётный период. От этого зависит, когда программа исчислит НДФЛ.

Пример: премию 20 000 ₽ за сентябрь выплачиваете 25 октября вместе с авансом. НДФЛ — 2 600 ₽, удержан в день выплаты. Если поставить «С зарплатой», налог уйдёт на начало ноября, и аванс выйдет без премии.

Расчёт закрыт: что сделать после доначисления

В ЗУП 3.1 нет закрытия месяца, как в Бухгалтерии. Месяц считается законченным, когда рассчитан, выплачен и отражён в учёте. Но есть то, что может помешать доначислению.

Дата запрета изменения данных

Если в базе установлена дата запрета, провести документ прошлой датой не выйдет. Настройка — Администрирование → Пользователи и права → Даты запрета изменения.

Не сдвигайте дату запрета ради одной правки, если правку можно провести через перерасчёт. Кадровый документ прошлой датой иногда всё-таки нужен (приказ о повышении с 1 сентября). Тогда дату запрета временно сдвигает ответственный, а после проведения возвращает обратно.

Отражение в бухучёте

После доначисления обновите документ «Отражение зарплаты в бухучете» за месяц начисления (октябрь). Если ЗУП синхронизирован с Бухгалтерией предприятия, данные уйдут при следующем обмене.

• если в Бухгалтерии октябрь ещё не закрыт — достаточно обмена;
• если закрыт — после загрузки повторите «Закрытие месяца» за октябрь;
• если правили документы сентября (исправление, сторно) — проверьте, какой месяц попал в отражение, и при необходимости перезакройте его.

Выплата доплаты

Доплата попадает в ведомость вместе с ближайшей зарплатой. Если выплатить надо раньше, создайте ведомость с видом выплаты «Зарплата» за текущий месяц: программа подберёт задолженность, включая доначисление.

НДФЛ и страховые взносы с доначисления

С налогами путают чаще всего: доначисление за прошлый месяц не значит «налог за прошлый месяц».

НДФЛ

• Датой получения дохода в виде оплаты труда считается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ).
• Удерживает налог агент при фактической выплате (ст. 226 НК РФ). Значит, доплата за сентябрь, выплаченная в ноябре, попадёт в 6-НДФЛ по сроку выплаты.
• Если сентябрьская зарплата уже обложена по 13%, а с доплатой годовой доход сотрудника перешёл порог прогрессивной шкалы, ЗУП пересчитает налог по ставке, которая действует для накопленного дохода.

В строке перерасчёта ЗУП сам исчислит НДФЛ. Проверьте сумму: при 13% и доплате 10 000 ₽ должно выйти 1 300 ₽.

Страховые взносы

Для взносов датой выплаты считается дата её начисления (ст. 424 НК РФ). На практике это даёт два разных случая.

Пример по общему тарифу 30% (сотрудник не превысил предельную базу): с доплаты 10 000 ₽ взносы составят 3 000 ₽. Для субъектов МСП с пониженным тарифом сумма будет другой — смотрите, превышает ли зарплата сотрудника МРОТ.

Ошибки при доначислении и как их убрать

Ещё одна ошибка без явного сообщения — правка суммы прямо в строке «Начисления зарплаты» прошлого месяца. Программа это позволяет, но расчётный листок, ведомость и отражение в бухучёте после этого расходятся. Правильный путь — «Исправить».

Частые вопросы о доначислении за прошлый период