Как настроить и начислить дополнительный отпуск в 1С ЗУП

Дополнительный отпуск в 1С ЗУП 3.1 начисляется тем же документом «Отпуск», что и основной, — но сначала нужный вид отпуска создают в справочнике Настройка → Отпуска, а право сотрудника регистрируют в его данных. Когда это сделано, лишние дни подтягиваются в документ автоматически, остаётся выбрать период и провести.

Порядок зависит от того, за что положены дни: за вредность 1С умеет считать их пропорционально фактически отработанному времени, за ненормированный день и стаж — начисляет фиксированную годовую норму. Ниже — как настроить каждый случай, как проверить расчёт дней и как эти дни попадают в табель.

За что дают дополнительные дни и сколько их по закону

Прежде чем настраивать программу, определите основание: от него зависят и число дней, и правила переноса, и возможность заменить деньгами.

• 🧪 За вредные и опасные условия труда — ст. 117 ТК РФ. Положен, если по спецоценке (СОУТ) условиям присвоен класс 3.2, 3.3, 3.4 или 4. Минимум — 7 календарных дней в год.
• ⏰ За ненормированный рабочий день — ст. 119 ТК РФ. Минимум 3 календарных дня. Конкретное число закрепляют в коллективном договоре или правилах внутреннего распорядка.
• 🌨️ За работу в районах Крайнего Севера — ст. 321 ТК РФ: 24 календарных дня, в приравненных местностях — 16 дней.
• 📋 За особый характер работы — ст. 118 ТК РФ, по перечням Правительства.
• ➕ По инициативе работодателя — ст. 116 ТК РФ. Любые дополнительные дни сверх закона, закреплённые локальным актом.

Ключевой нюанс по вредности: в стаж, дающий право на такой отпуск, засчитывается только время, фактически отработанное во вредных условиях (ст. 121 ТК РФ). Дни болезни, обычного отпуска, командировки в стаж за вредность не входят. Именно поэтому 1С считает их отдельно от основного отпуска.

Что включить в настройках 1С ЗУП

Чтобы виды дополнительных отпусков стали доступны, в программе должны быть включены два флага.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Проверьте, что отмечен учёт отпусков (в типовой поставке он включён по умолчанию).
3. Если начисляете за вредность, включите флаг учёта вредных или опасных условий труда — тогда появятся поля для класса условий и отдельный расчёт стажа.

После этого заведите сам вид отпуска в справочнике Настройка → Отпуска. Нажмите «Создать» и укажите:

• название — например, «Дополнительный за вредность» или «За ненормированный день»;
• признак, что это ежегодный дополнительный отпуск (а не основной и не отпуск без сохранения);
• продолжительность в календарных днях за полный рабочий год — 7, 3 и т. д.

Для отпуска за вредность продолжительность, указанная здесь, — это норма за полный год во вредных условиях. Сколько дней накопил конкретный работник за фактически отработанное время, программа посчитает сама.

Как зарегистрировать право сотрудника на отпуск

Сам по себе вид отпуска в справочнике дни не начисляет — право нужно привязать к работнику.

Способ зависит от основания:

• Ненормированный день, Север, по колдоговору. Право задаётся в кадровых данных сотрудника — при приёме на работу или кадровым переводом. В документе есть блок с дополнительными отпусками, где отмечают положенный вид и число дней за год. С этого момента дни накапливаются помесячно, как по основному отпуску.
• Вредные условия. Право возникает из условий труда на рабочем месте. В позиции штатного расписания или в кадровом документе указывают класс условий по спецоценке. Дни копятся только за месяцы, в которых человек реально работал во вредных условиях.

Чтобы увидеть накопленный остаток, откройте личную карточку сотрудника или отчёт по остаткам отпусков в разделе Кадры. Там отдельными строками отражаются основной и каждый дополнительный отпуск.

Документ «Отпуск»: оформляем дополнительные дни

Основной и дополнительный отпуск оформляют одним документом — так требует и логика расчёта среднего заработка.

1. Откройте Кадры → Отпуска (или Зарплата → Отпуска) и нажмите «Создать → Отпуск».
2. Выберите сотрудника — программа подставит доступные остатки по каждому виду.
3. В таблице отпусков поставьте флаг напротив дополнительного отпуска. Если идёт вместе с основным — отметьте оба.
4. Укажите даты. Можно задать дополнительный отпуск отдельным периодом или сразу после основного.
5. Проверьте число дней — оно не должно превышать накопленный остаток.
6. На вкладке с начислением программа рассчитает сумму по среднему заработку за 12 месяцев.
7. Проведите документ.

Средний заработок для дополнительного отпуска считается по тем же правилам, что и для основного: берётся база за расчётный период и делится на отработанное время. Отдельной «ставки» за вредность в расчёте отпускных нет — доплата за вредность уже входит в заработок, из которого считается средний.

Как 1С считает дни за вредность

Это главное отличие отпуска за вредность от остальных: его дни привязаны к фактически отработанному времени, а не к календарному году.

Правило из ст. 121 ТК РФ: в стаж идут только дни, когда человек был занят во вредных условиях не менее половины рабочего дня. Из этого стажа складываются полные месяцы, и за каждый начисляется часть годовой нормы.

Формула помесячного накопления такая:

Дни за год ÷ 12 × Число полных отработанных месяцев во вредных условиях

Пример. Норма — 7 дней за год. Сотрудник отработал во вредных условиях 8 полных месяцев.

7 ÷ 12 × 8 = 4,67 → 5 дней

Излишки времени округляются по общему правилу: остаток менее половины месяца отбрасывается, половина и более — округляется до полного месяца. Итог округляется до целых дней в пользу работника.

1С ведёт этот учёт автоматически, если включён флаг вредных условий и у сотрудника проставлен класс по СОУТ. Накопленный остаток за вредность вы увидите отдельной строкой в документе «Отпуск» и в отчёте по остаткам. Если цифра расходится с вашим расчётом — чаще всего дело в месяцах, которые не попали в «вредный» стаж: отпуск, больничный, перевод на невредную должность.

Оплата, перенос и замена деньгами

Оплата. Отпускные за дополнительные дни выплачивают не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска — тот же срок, что и для основного (ст. 136 ТК РФ). В 1С сумма формируется в документе «Отпуск» и попадает в ближайшую ведомость на выплату.

Перенос и накопление. Неиспользованные дополнительные дни не сгорают — они переносятся и накапливаются, как основной отпуск. Остаток программа хранит по каждому виду отдельно.

Замена денежной компенсацией. Здесь строгие ограничения:

• заменить деньгами можно только часть ежегодного отпуска свыше 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ);
• минимальные 7 дней за вредность заменить нельзя — только часть сверх этого минимума и только если такая возможность прописана в отраслевом или коллективном договоре;
• нельзя заменять отпуск беременным и несовершеннолетним работникам.

В 1С замену оформляют отдельным документом компенсации неиспользованного отпуска в разделе Зарплата (название пункта может отличаться по релизу — ищите документ с «компенсацией отпуска»). При увольнении неиспользованные дополнительные дни компенсируются автоматически в документе увольнения.

Табель и отчётность по дополнительному отпуску

В табеле учёта рабочего времени дополнительный отпуск отражается отдельным кодом «ОД», а не кодом основного отпуска «ОТ». 1С проставляет его автоматически после проведения документа «Отпуск» — вручную в табеле ничего менять не нужно.

На что ещё влияет проведённый документ:

• 6-НДФЛ. Отпускные входят в доход, НДФЛ удерживается при выплате, в отчёте отражается по дате фактического получения дохода.
• Страховые взносы. Отпускные облагаются взносами в полном объёме и попадают в расчёт по взносам и в отчётность для СФР (бывший ФСС, объединён с ПФР с 2023 года).
• Бухгалтерский учёт. Если из ЗУП выгружаются проводки в «1С:Бухгалтерию», отпускные отражаются так же, как зарплата соответствующего подразделения.

Типовые проводки по отпускным (формируются при синхронизации с бухгалтерской программой):

Если в учётной политике создаётся резерв на оплату отпусков, начисление идёт за счёт резерва (Дт 96 Кт 70), а счёт затрат использовать не нужно — это настраивается на стороне бухгалтерской программы.

Типичные ошибки при начислении

Эти промахи всплывают при проверках и при увольнении, когда пересчитывают остатки.

Вид отпуска заведён как основной. Если в справочнике Настройка → Отпуска не стоит признак «ежегодный дополнительный», в табель уйдёт код основного отпуска «ОТ» вместо «ОД», а дни смешаются с основным остатком. Лечится только пересозданием вида и перепроведением документов — проверяйте признак сразу.

За вредность начислили за год вперёд. Распространённая ошибка — поставить в кадрах фиксированное число дней за вредность, как за ненормированный день. Тогда 1С отдаст все 7 дней авансом, хотя по ст. 121 ТК РФ они копятся только за фактически отработанное во вредных условиях время. При увольнении вскроется переплата. Для вредности задают класс условий, а не плоскую норму дней.

Отпуск разных оснований свалили в один период без разбивки. Когда основной, северный и за вредность идут подряд, их всё равно нужно отметить в документе «Отпуск» отдельными строками по видам. Иначе в отчёте по остаткам не видно, сколько дней какого отпуска израсходовано, и накопление поедет.

Заменили деньгами минимальные 7 дней за вредность. Эти дни неприкосновенны (ст. 126 ТК РФ): компенсировать можно только часть сверх минимума и только по колдоговору. Документ компенсации на все дни за вредность — прямое нарушение, которое заметит инспекция.

Не пересчитали стаж после больничного или перевода. Если сотрудник болел или временно работал на невредной должности, эти месяцы выпадают из «вредного» стажа. Остаток за вредность в 1С станет меньше ожидаемого — это не ошибка программы, а корректный расчёт по фактическому времени.

Частые вопросы