Как проиндексировать зарплату в 1С:ЗУП

Индексацию в 1С:ЗУП 3.1 проводят одним из двух документов — «Индексация заработка сотрудников» или «Индексация штатного расписания». Какой из них использовать, зависит от того, ведёте ли вы штатное расписание. В документе задаётся коэффициент индексации: например, 1,05 означает рост на 5%, программа умножает на него текущие плановые начисления и фиксирует новые суммы с нужной даты.

Коэффициент вы определяете сами — закон не навязывает конкретное число. Обязанность индексировать заработок закреплена в статье 134 ТК РФ, а порядок (на сколько и как часто) коммерческая организация прописывает в своём локальном акте. Ниже — как это настроить и провести в программе, с разбором почасовой оплаты и штатного расписания.

Когда индексация обязательна и что проверить до начала

Индексация — это не право, а обязанность работодателя (ст. 134 ТК РФ). Различие одно:

• 🏛 Бюджетные и госорганизации индексируют в порядке, установленном трудовым законодательством и иными НПА.
• 🏢 Коммерческие организации сами закрепляют порядок в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте (например, в Положении об оплате труда).

Если в ЛНА порядок не прописан, трудинспекция вправе расценить это как нарушение и привлечь работодателя к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ. Конституционный Суд РФ не раз подтверждал: индексация касается всех работодателей без исключения. Поэтому первый шаг — не программа, а документ: в нём должны быть указаны периодичность (раз в год, раз в полугодие), база для расчёта коэффициента и дата проведения.

Отсутствие индексации иногда пытаются заменить разовыми премиями. Это рискованно: проверяющие считают премию и индексацию разными механизмами, и подмена одного другим не снимает обязанность по статье 134 ТК РФ. Если решили использовать премии как способ повышения реального содержания зарплаты, это тоже нужно прямо закрепить в локальном акте.

Перед проведением в 1С проверьте настройку кадрового учёта. Откройте Настройка → Кадровый учёт и посмотрите, стоит ли флажок ведения штатного расписания. От этого зависит, какой документ индексации вам доступен.

Какие начисления индексируются и где задать коэффициент

Индексации подлежат постоянные плановые начисления — оклад, часовая или дневная тарифная ставка, а также надбавки, заданные фиксированной суммой. Разовые выплаты (премии к празднику, матпомощь) индексация не трогает.

Способ начисления определяет, умножается ли оно на коэффициент. Оклад и тарифная ставка индексируются всегда. Надбавка, заданная в процентах от оклада, растёт автоматически вместе с окладом — её отдельно индексировать не нужно, иначе получите двойной рост.

Сам коэффициент — это множитель больше единицы:

Пример расчёта: оклад 50 000 ₽, коэффициент 1,05. Новый оклад = 50 000 × 1,05 = 52 500 ₽. Если индексируете надбавку фиксированной суммой 8 000 ₽, она станет 8 000 × 1,05 = 8 400 ₽.

Отдельно про районный коэффициент и северные надбавки: они задаются в процентах от заработка и индексируются автоматически вместе с окладом. Вручную их трогать не нужно. А вот доплату до МРОТ после индексации стоит перепроверить: если оклад при полной норме времени вырос и стал равен или выше минимального размера оплаты труда, доплата до МРОТ обнулится — это нормально.

Какой документ выбрать: два механизма индексации

В 1С:ЗУП 3.1 за индексацию отвечают два разных документа, и путь к ним зависит от настроек:

• «Индексация заработка сотрудников» — когда штатное расписание не ведётся. Индексируются плановые начисления конкретных сотрудников.
• «Индексация штатного расписания» — когда штатное расписание ведётся. Сначала меняются суммы по позициям штатного расписания, а оклады сотрудников подтягиваются к новым значениям.

Оба документа находятся в разделе Зарплата. Команда может называться по-разному в зависимости от версии релиза и включённых настроек — если не видите её в панели навигации, раскройте полный список команд раздела.

Индексация заработка сотрудников: пошагово

Этот сценарий — для баз без штатного расписания.

1. Откройте раздел Зарплата и создайте документ «Индексация заработка сотрудников».
2. Укажите месяц, в котором проводите индексацию, и дату, с которой действуют новые суммы (обычно первое число месяца).
3. Задайте коэффициент индексации в шапке — он подставится всем сотрудникам из списка.
4. Нажмите подбор или заполнение по организации (подразделению) — табличная часть заполнится сотрудниками и их текущими плановыми начислениями.
5. Программа покажет две суммы — прежнюю и новую. Проверьте расчёт выборочно по паре сотрудников вручную.
6. Для отдельных работников коэффициент можно поправить прямо в строке — например, если по приказу их индексируют иначе.
7. Проведите документ.

После проведения новые оклады начнут действовать с указанной даты. При расчёте зарплаты за месяц индексации программа учтёт обе суммы пропорционально: часть месяца по старому окладу, часть — по новому (если дата приходится не на 1-е число).

Пример частичного месяца. Оклад вырос с 50 000 до 52 500 ₽ с 16-го числа при 22 рабочих днях в месяце: с 1 по 15 отработано 10 дней, с 16 по конец — 12. Расчёт: 50 000 ÷ 22 × 10 + 52 500 ÷ 22 × 12 = 22 727,27 + 28 636,36 = 51 363,63 ₽. Поэтому логичнее ставить дату индексации на 1-е число месяца — тогда расчёт проще и прозрачнее для сотрудника.

Индексация штатного расписания

Когда ведётся штатное расписание, оклад «живёт» не у сотрудника, а в позиции штатного расписания. Поэтому индексируют сначала позиции.

1. В разделе Зарплата (или через журнал штатного расписания в разделе Кадры) создайте документ «Индексация штатного расписания».
2. Укажите дату вступления изменений в силу и коэффициент.
3. Заполните табличную часть позициями — программа подставит текущие оклады и рассчитает новые.
4. Проверьте новые суммы по позициям.
5. Проведите документ. Он формирует новую редакцию штатного расписания с увеличенными окладами.

После этого сотрудники, занимающие эти позиции, переводятся на новые суммы. В зависимости от настроек штатного расписания (с утверждением документом «Утверждение штатного расписания» или без) может потребоваться отдельно утвердить новую редакцию.

Этот механизм удобнее для крупных штатов: вы меняете оклады по должностям, а не перебираете людей поимённо. Индексируются и вакантные позиции — когда на них примут сотрудника, он получит уже новый оклад. Если какую-то должность индексировать не нужно, просто удалите её строку из табличной части документа перед проведением.

Индексация часовой и дневной тарифной ставки

Для сотрудников на почасовой оплате индексируется не оклад, а часовая (или дневная) тарифная ставка — механизм тот же, коэффициент применяется к плановому начислению по тарифу.

Пример: часовая ставка 300 ₽, коэффициент 1,07. Новая ставка = 300 × 1,07 = 321 ₽.

Что учесть по почасовой оплате:

• 📐 Если ставка хранится дробной (например, 287,50 ₽), после умножения появятся копейки — программа округлит по правилам, заданным в учётной политике. Проверьте результат.
• ⏱ Доплаты, завязанные на тарифную ставку в процентах (ночные, за вредность), пересчитаются автоматически от новой ставки — отдельно их не индексируйте.
• 🧮 Если тариф задан для бригады или через вид расчёта «Оплата по часовому тарифу», индексация меняет именно базовую ставку, а не итог за месяц.

Пример с округлением: часовая ставка 287,50 ₽, коэффициент 1,075. Расчёт: 287,50 × 1,075 = 309,0625 ₽. Программа округлит до копеек по настройке учётной политики — чаще всего до 309,06 ₽. Если в организации принято округлять ставки до целых рублей, итог нужно привести к 309 ₽ вручную или настройкой округления.

Документ выбирается так же: без штатного расписания — «Индексация заработка сотрудников», со штатным расписанием — «Индексация штатного расписания». В обоих случаях коэффициент применяется к тарифной ставке точно так же, как к окладу.

Как индексация попадает в расчёт и учёт

Сам документ индексации проводок не формирует — он только меняет плановые суммы начислений. В бухгалтерском и налоговом учёте проиндексированная зарплата отражается обычным порядком, при расчёте и начислении зарплаты за месяц.

Что происходит дальше:

• Новые суммы попадают в документ «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц.
• Отражение в учёте идёт по тому же способу отражения (счёту затрат), что был настроен для сотрудника или подразделения, — индексация его не меняет.
• Выросшая зарплата увеличивает базу для НДФЛ и страховых взносов — это произойдёт автоматически при расчёте.

Чтобы убедиться, что индексация сработала, сверьтесь по отчётам. В разделе Зарплата есть отчёты по плановым начислениям и анализу зарплаты — сформируйте их на дату после индексации и сравните оклады с приказом. Полезен и расчётный листок конкретного сотрудника: в нём видно, с какой суммой идёт начисление за текущий месяц.

Если суммы не изменились, причина обычно в одном из трёх:

• дата индексации указана позже расчётного месяца — новые оклады ещё «не наступили»;
• сотрудник не попал в табличную часть документа индексации;
• документ создан, но не проведён (сохранён как черновик).

Частые ошибки при индексации

Эти промахи встречаются чаще всего — проверьте себя:

• ❌ Индексируют надбавку в процентах вместе с окладом. Процентная надбавка растёт сама от нового оклада. Индексировать её отдельно = двойной рост.
• ❌ Ставят дату индексации в прошлом без доначисления. Документ меняет суммы только вперёд от указанной даты. За прошлые месяцы нужен отдельный перерасчёт.
• ❌ Коэффициент вводят как процент. В поле нужен множитель 1,05, а не 5 и не 0,05.
• ❌ Путают документы. При ведении штатного расписания «Индексация заработка сотрудников» может не дать корректного результата — используйте «Индексацию штатного расписания».
• ❌ Не оформляют приказ и ЛНА. Проведение в 1С без документального основания — повод для претензий при проверке.

Частые вопросы