Больничный посчитан неверно: как запустить пересчёт в ЗУП 3.1 и не сломать НДФЛ

Чтобы инициировать перерасчёт больничного в 1С ЗУП 3.1 , откройте документ в Зарплата → Больничные листы. Если пособие ещё не выплачено и месяц не закрыт, достаточно поправить данные, пересчитать документ и провести его заново. Если деньги уже ушли сотруднику, внизу формы нажмите ссылку «Исправить»: программа создаст документ-исправление, сторнирует старые суммы и начислит новые в текущем месяце.

Пересчитывать приходится чаще, чем хочется: поменялся стаж, пришла справка о заработке с прошлой работы, исправили начисления за расчётные годы, больничный продлили или закрыли с другим кодом. Дальше — пошаговая схема для каждого случая, что 1С пересчитает сама и как не потерять разницу по НДФЛ.

Причины пересчитать больничный: что изменилось и где это поправить

Сначала определите, какие исходные данные стали другими. От этого зависит, где править: в самом документе, в карточке сотрудника или в начислениях прошлых лет.

Процент оплаты при заболевании зависит от страхового стажа: до 5 лет — 60% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, 8 лет и больше — 100%. При стаже меньше 6 месяцев пособие ограничено суммой из расчёта МРОТ за месяц. Ошибка в стаже — самая частая причина повторного расчёта.

Как инициировать больничный в 1С ЗУП и понять, какой путь пересчёта нужен

Сам документ создаётся в Зарплата → Больничные листы → Создать. Если работаете с электронными листками нетрудоспособности, ЗУП загружает данные ЭЛН из СФР в этот же список, и документ заполняется по ним: даты, номер, код причины. ФСС с 2023 года объединён с ПФР в Социальный фонд России — в новых релизах ЗУП везде пишется «СФР».

Перед перерасчётом ответьте себе на два вопроса:

1. Выплачено ли пособие? Посмотрите ведомости на выплату за этот месяц или поле выплаты в самом документе.
2. Рассчитана ли зарплата за месяц болезни? Если «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц уже проведено, изменение больничного потянет за собой перерасчёт оклада.

Перерасчёт больничного в ЗУП пошагово, пока пособие не выплачено

Это простой случай. Документ можно править «на месте», потому что по нему ещё нет выплаты и закрытых периодов.

1. Откройте Зарплата → Больничные листы и найдите документ сотрудника. Удобно отфильтровать список по фамилии через строку поиска.
2. Исправьте то, что изменилось: даты, код причины, процент или данные среднего заработка (как его поправить — в разделе ниже).
3. Нажмите кнопку пересчёта в форме документа, чтобы суммы на вкладках начислений обновились. Если в документе включена ручная корректировка сумм, снимите её — иначе программа сохранит старые цифры.
4. Сверьте результат на вкладке с начислениями: дни за счёт работодателя, дни за счёт СФР, средний дневной заработок, процент оплаты.
5. Проведите документ.
6. Если за месяц уже есть «Начисление зарплаты и взносов», перезаполните его. Оплата по окладу за дни болезни должна уменьшиться.

Исправление выплаченного больничного: сторно и новое начисление

Когда пособие выплачено, 1С ЗУП не даёт просто переписать документ. Правильный путь — документ-исправление.

Как создать исправление

1. Откройте исходный больничный.
2. Внизу формы нажмите ссылку «Исправить». Программа откроет новый документ — копию исходного с отметкой, что он исправляет предыдущий.
3. Проверьте поле месяца начисления: оно должно стоять на текущем расчётном месяце. Задним числом исправление не оформляется.
4. Внесите правильные данные: даты, стаж, средний заработок, код.
5. Пересчитайте документ и проведите.

Что программа сделает при проведении

• ➖ Сторнирует все начисления исходного документа: суммы за счёт работодателя и, если больничный оплачивался по старой схеме, суммы за счёт фонда.
• ➕ Начислит пособие заново по исправленным данным.
• 💰 Разница попадёт в расчёт текущего месяца: доплата войдёт в зарплату или межрасчётную выплату, переплата уменьшит сумму к выплате.
• 🔁 Если изменились дни болезни в прошлом месяце, ЗУП зарегистрирует перерасчёт оклада за тот месяц.

Исходный документ после этого становится недоступен для правки. В списке видно, что у него есть исправление.

Полная отмена ошибочного больничного

Если больничный не должен был существовать вообще, сторнируйте его. В современных релизах ЗУП 3.1 команда сторнирования находится рядом с «Исправить» внизу формы или в меню «Ещё». Сторно обнулит пособие в текущем месяце и вернёт сотруднику оплату по окладу за эти дни через перерасчёт.

Не удаляйте и не распроводите выплаченный больничный. Иначе ведомость останется, начисление исчезнет, и у сотрудника появится переплата в расчётах, которую придётся искать вручную. Плюс разъедутся данные по НДФЛ.

Средний заработок и страховой стаж: как исправить исходные данные

Половина перерасчётов начинается не с дат, а с исходных цифр. Пособие по болезни считают так: заработок за два календарных года до года болезни делят на 730 и умножают на процент по стажу.

Средний заработок

В документе есть поле среднего дневного заработка с кнопкой открытия подробной формы. Там видно:

• 📅 расчётные годы и заработок по каждому году;
• 🏢 заработок у прежних работодателей по справкам;
• ✂️ исключаемые дни;
• 📏 ограничение предельной базой для взносов за каждый год.

Что можно изменить в этой форме:

1. Внести справку с прежней работы. Сотрудник принёс справку о заработке — добавьте строку другого страхователя с суммами по годам.
2. Заменить расчётные годы. Если в одном из лет сотрудник был в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, по его заявлению год можно заменить на предшествующий, если это увеличит пособие. Замена разрешена статьёй 14 закона № 255-ФЗ.
3. Пересчитать после исправления прошлых начислений. Если вы доначислили премию за расчётный год задним числом, откройте форму и перезаполните данные — ЗУП подтянет новые суммы из учёта.

Пример с цифрами. Заработок за два года — 1 460 000 ₽. Средний дневной: 1 460 000 / 730 = 2 000 ₽. Стаж в карточке был 4 года, пособие считали 60% — 1 200 ₽ в день. Оказалось, стаж 6 лет, положено 80% — 1 600 ₽ в день. За 3 дня за счёт работодателя разница: (1 600 − 1 200) × 3 = 1 200 ₽. С неё удержат НДФЛ 13% — 156 ₽.

Страховой стаж

Процент оплаты документ берёт из стажа сотрудника. Править нужно в источнике, а не в документе:

1. Откройте карточку сотрудника и перейдите к данным о стаже (раздел со стажем в кадровых данных сотрудника).
2. Исправьте страховой стаж на дату приёма: лет, месяцев, дней.
3. Вернитесь в больничный (или в исправление), перезаполните стаж и пересчитайте.

Что 1С пересчитывает сама: зарплата за дни болезни и регистр перерасчётов

Автоматический перерасчёт в ЗУП касается в первую очередь зарплаты, а не самого пособия. Пособие программа сама не пересчитает: если поменялись начисления за расчётные годы, больничный нужно открыть и исправить.

Как это работает:

• 📌 Вы ввели больничный за прошлый месяц, а зарплата за тот месяц уже начислена. ЗУП регистрирует перерасчёт: оплата по окладу за дни болезни станет лишней.
• 📌 При следующем «Начислении зарплаты и взносов» программа сторнирует оклад за эти дни в прошлом периоде и покажет отдельной строкой.
• 📌 То же происходит при исправлении дат: дни, которые стали рабочими, доначисляются, дни, которые стали больничными, сторнируются.

Зарегистрированные перерасчёты собраны в списке «Перерасчеты» раздела Зарплата. Там видно, по какому сотруднику и за какой месяц программа ждёт пересчёта. Выполнить их можно в очередном начислении зарплаты или отдельным документом «Перерасчет зарплаты», если нужно провести пересчёт раньше конца месяца.

Налоги, отчётность и СФР после перерасчёта больничного

Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ — оно прямо исключено из необлагаемых пособий в пункте 1 статьи 217 НК РФ. Страховыми взносами оно не облагается (статья 422 НК РФ). Поэтому после перерасчёта меняется только НДФЛ и суммы для фонда.

НДФЛ и 6-НДФЛ

• 💵 Доплата пособия. НДФЛ удерживается при выплате доплаты. Дата получения дохода — день выплаты, поэтому доплата попадает в 6-НДФЛ того квартала, в котором её фактически выплатили.
• 🔙 Переплата пособия. Сторно уменьшает доход. Если сумма к выплате ушла в минус, переплата повисает как долг сотрудника — удерживать её из зарплаты можно только в случаях, которые разрешает трудовое законодательство, например при счётной ошибке.
• 🧾 Излишне удержанный НДФЛ ЗУП учтёт при ближайшем расчёте налога; если зачесть нечем, его возвращают по заявлению сотрудника.

Сведения для СФР

С 2021 года пособие с 4-го дня болезни выплачивает Социальный фонд напрямую. Работодатель платит только первые 3 дня. Значит, перерасчёт делится на две части:

СФР пересчитает свою часть по новым сведениям и доплатит сотруднику сам. Если вы исправили средний заработок или стаж только в документе и не отправили уточнение, фонд продолжит считать по старым данным.

Проверка результата и типичные промахи

После проведения исправления сделайте короткую сверку. Она занимает пять минут и ловит большинство ошибок до выплаты.

1. Расчётный листок сотрудника за текущий месяц: должны быть строка сторно старого пособия и строка нового начисления. Итог по ним — ровно разница.
2. Анализ начислений и удержаний: суммы пособия за счёт работодателя по месяцам.
3. Список «Перерасчеты»: не осталось ли незакрытых записей по сотруднику.
4. Свод начислений, удержаний и выплат по подразделению — если исправляли сразу несколько больничных.

Промахи, которые встречаются на практике:

• 🚫 Исправили больничный, но не перезаполнили начисление зарплаты. Пособие новое, а оклад за дни болезни остался прежним — сотрудник получает двойную оплату за одни дни.
• 🚫 Поставили дату исправления в закрытом месяце. Данные прошлых отчётов начинают расходиться с текущими.
• 🚫 Правили стаж прямо в документе, не в карточке. Следующий больничный снова посчитается с ошибкой.
• 🚫 Исправили первичный лист, забыв про продолжение. Продолжение берёт данные из первичного документа — после исправления первичного проверьте и его продолжение.

Частые вопросы о перерасчёте больничного в 1С