Исправление и перерасчёт больничного листа в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

Больничный в 1С исправляют не ластиком по проведённому документу, а отдельным исправляющим документом. В 1С:ЗУП 3.1 откройте начисленный больничный (Зарплата → Больничные листы), нажмите кнопку Исправить — программа создаст связанный документ-исправление, который сторнирует прежнее пособие и начислит его заново с правильными данными. В 1С:Бухгалтерии 3.0 механизм тот же, путь — Зарплата и кадры → Больничные листы.

Способ зависит от того, когда нашли ошибку. Если пособие ещё не выплачено и сведения в СФР не ушли — проще перезаполнить сам документ. Если деньги уже выплачены, а в СФР отправлены сведения — нужно именно исправление с доначислением или сторно разницы и уточнённые сведения для фонда. Ниже — оба сценария по шагам.

Когда больничный приходится переделывать

Переделка нужна, когда в уже начисленном пособии всплывают неверные исходные данные. Самые частые случаи:

• 🧮 Неверный средний заработок — сотрудник принёс справку о заработке с прежних мест работы уже после начисления, и расчётная база выросла.
• 📅 Ошибка в стаже — указали не тот процент (60 / 80 / 100 %), потому что неправильно посчитали страховой стаж на дату начала болезни.
• 🏥 Исправили период или причину нетрудоспособности — медорганизация переоформила электронный листок, изменились даты или код заболевания.
• 👶 Не тот вид пособия — обычную нетрудоспособность провели как уход за ребёнком или наоборот, из-за чего поехал процент и источник оплаты.
• 💳 Поменялись реквизиты или сведения для СФР — после отправки в фонд выяснилось, что данные для прямой выплаты заполнены с ошибкой.

Отдельно стоит случай, когда больничный вообще не нужно было начислять (например, продолжение другого листка или дубль). Тогда исправление сводится к полному сторно — об этом в разделе про проверку.

Исправление больничного в 1С:ЗУП 3.1

Порядок действий в ЗУП 3.1, когда пособие уже рассчитано и выплачено:

1. Откройте список Зарплата → Больничные листы и найдите нужный документ. Для поиска отфильтруйте список по сотруднику или периоду.
2. В открытом документе нажмите Исправить (кнопка в верхней командной панели). Программа создаст новый документ — исправление, связанное с исходным.
3. В исправлении укажите верные данные: период нетрудоспособности, процент оплаты по стажу, средний заработок. Если болезнь началась в 2026 году, расчётным периодом будут 2024 и 2025 годы.
4. Нажмите Пересчитать, затем проверьте вкладку с расчётом пособия — там видно новую сумму и разницу с прежним начислением.
5. Проведите документ. Разница не выплачивается отдельно сама по себе: доначисление попадёт в ближайшую «Начисление зарплаты и взносов», а при переплате — удержится из неё же.

В исправлении ЗУП показывает сторно старых сумм и новое начисление. Это нормально: в учёте должно остаться и то, что отменили, и то, что начислили правильно — иначе не сойдутся НДФЛ и взаиморасчёты с сотрудником.

Если ошибка найдена до выплаты и до отправки сведений, отдельное исправление не нужно. Откройте документ, внесите правки прямо в нём, нажмите Пересчитать и перепроведите. Связанный документ-исправление в этом случае не создаётся.

Исправление электронного больничного (ЭЛН)

Бумажных листков с 2022 года практически не осталось — все больничные электронные. Поэтому исправление часто начинается не в 1С, а на стороне медорганизации и фонда.

Если врач переоформил листок (сменились даты, продление оформили отдельным ЭЛН, исправили код), последовательность такая:

1. В ЗУП откройте рабочее место по пособиям (Зарплата → Электронные больничные или через сервис 1С-Отчетность) и повторно запросите данные ЭЛН по номеру листка из сервиса СФР.
2. Загрузите обновлённые сведения. Старый больничный в 1С при этом не меняется автоматически — его нужно исправить вручную по шагам из раздела выше.
3. Сверьте в исправлении номер ЭЛН, даты и причину нетрудоспособности с тем, что пришло из фонда.

С 2022 года действует проактивный (беззаявительный) порядок: СФР сам получает закрытый ЭЛН от медорганизации и направляет работодателю запрос через систему электронного документооборота с фондом (СЭДО). В ответ работодатель отправляет сведения для расчёта пособия. Если в этих сведениях была ошибка (стаж, заработок, реквизиты), исправление в 1С завершается повторной отправкой — уже исправленных сведений по тому же запросу фонда.

Отдельно про прямые выплаты. С 2021 года пособие по временной нетрудоспособности платится напрямую из СФР: работодатель оплачивает и облагает НДФЛ только первые 3 дня болезни (при заболевании или бытовой травме самого работника), а с 4-го дня пособие назначает и перечисляет фонд. По уходу за ребёнком и ряду других случаев все дни оплачивает СФР.

Из этого следует важное правило при исправлении: в 1С вы пересчитываете только свою часть — первые 3 дня. Сумму, которую платит фонд, вы не доначисляете сотруднику; вместо этого отправляете в СФР исправленные сведения, и перерасчёт своей части делает уже фонд.

На ответ по запросу СФР отводится ограниченный срок — три рабочих дня. При первичной отправке это важно не пропустить, а при исправлении — отправить уточнённые сведения как можно быстрее после того, как поправили документ в 1С. Статус обмена с фондом виден в журнале СЭДО: там видно, принял ли фонд ваши сведения или вернул с ошибкой, которую нужно устранить и отправить повторно.

Перерасчёт пособия после исправления

Когда меняется средний заработок или процент по стажу, сумма пособия пересчитывается. Логика расчёта не зависит от конфигурации:

• Расчётный период — два календарных года перед годом начала болезни (для 2026 года это 2024 и 2025).
• Средний дневной заработок = база за два года ÷ 730.
• Процент по страховому стажу: до 5 лет — 60 %, от 5 до 8 лет — 80 %, 8 лет и больше — 100 %.
• Если стажа меньше 6 месяцев или заработка в расчётном периоде не было, пособие считается из МРОТ.
• Сумма пособия ограничена сверху предельной базой по взносам за те же два года, а снизу — расчётом из МРОТ.

Пример. Сотрудник со стажем 7 лет, база за 2024–2025 — 1 460 000 ₽. Средний дневной заработок: 1 460 000 ÷ 730 = 2 000 ₽. С учётом 80 % по стажу дневное пособие — 1 600 ₽. За 10 дней болезни пособие — 16 000 ₽, из них первые 3 дня (4 800 ₽) платит работодатель, остальное — СФР.

Второй частый случай — поправили стаж. Допустим, тому же сотруднику изначально поставили 4 года стажа (60 %) и дневное пособие посчитали как 1 200 ₽. После того как нашли трудовую книжку с прежним местом работы, стаж вырос до 7 лет — процент стал 80 %, дневное пособие — 1 600 ₽. Разница за первые 3 дня: (1 600 − 1 200) × 3 = 1 200 ₽ — её доначислит работодатель. Пересчёт по дням, которые оплачивает фонд, сделает СФР после исправленных сведений.

Если после исправления дневное пособие выросло, 1С доначислит разницу по своей части; если упало — отразит сторно. Прикинуть сумму до внесения правок удобно калькулятором:

Перерасчёт из-за поздно представленной справки о заработке закон ограничивает по сроку: пересчитать пособие задним числом можно не более чем за три года, предшествующих дню, когда сотрудник принёс справку. Поэтому не откладывайте исправление — чем позже, тем выше риск, что часть разницы уже не вернуть.

Учтите разницу с фондом: СФР пересчитает свою часть только после того, как получит от вас исправленные сведения. Сотрудник может прийти с вопросом «почему доплата такая маленькая» — покажите ему, что ваша доплата касается лишь первых трёх дней, а остаток придёт отдельно от фонда.

Исправление больничного в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии 3.0 расчёт зарплаты ведут небольшие компании (ориентировочно до 60 сотрудников) с включённой настройкой учёта зарплаты в программе. Документ больничного и механизм исправления здесь такие же, как в ЗУП, отличается только путь в меню.

Порядок исправления в Бухгалтерии:

1. Откройте Зарплата и кадры → Больничные листы, найдите документ.
2. Нажмите Исправить, внесите верные данные и пересчитайте.
3. Проведите исправление — разница попадёт в начисление зарплаты за месяц.

Для организаций со штатом крупнее Бухгалтерия не рассчитывает зарплату — такой учёт переносят в ЗУП. Поэтому, если список больничных недоступен, проверьте настройки: Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты.

Что проверить после исправления

Исправление больничного тянет за собой НДФЛ и взаиморасчёты. Пройдитесь по короткому списку, чтобы правка не всплыла при сдаче отчётности.

Несколько нюансов из практики:

• НДФЛ. С больничного (кроме пособия по беременности и родам) удерживается НДФЛ. При исправлении налог пересчитывается автоматически, но если выплата прошла в прошлом периоде, проверьте, не придётся ли уточнять 6-НДФЛ.
• Взносы. Пособие по нетрудоспособности страховыми взносами не облагается — в расчёте по взносам оно показывается в необлагаемых суммах. После исправления убедитесь, что суммы не задвоились.
• Полное сторно. Если больничный вообще не нужно было начислять, в исправлении обнулите данные (сторнируйте всё) и уберите сведения из СФР. Отдельный «документ удаления» для этого не нужен.

Отправку исправленных сведений в СФР делайте через то же рабочее место, что и первичную отправку — фонд принимает корректировку по номеру того же ЭЛН.

Частые вопросы