Пересортица товаров в 1С: зачёт излишков и недостач, проводки и разница в цене

Исправить пересорт в 1С можно двумя путями. В 1С:Бухгалтерии 3.0 сначала проводят документ Инвентаризация товаров, затем на его основании Списание товаров (недостающий товар, Дт 94 Кт 41.01) и Оприходование товаров (лишний товар), после чего зачитывают одно другим и разницу в цене относят на виновного. В 1С:Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации для этого есть отдельный документ «Пересортица товаров»: он переносит количество с одной позиции на другую одним проведением.

Но перед тем как что-то оформлять, проверьте, есть ли пересорт на самом деле. Часто «на полке» всё сходится, а ошибка сидит в поступлении или реализации, где кладовщик выбрал соседнюю карточку номенклатуры. Такой пересорт исправляют правкой первичного документа, а не складскими актами.

Что такое пересорт и когда его можно зачесть

Пересортица — это одновременная недостача одного товара и излишек другого, похожего. Классический пример: по учёту 10 упаковок саморезов 4×50, по факту их 0, зато лишние 10 упаковок саморезов 4×40.

Зачитывать излишки в счёт недостач можно не всегда. Методические указания по инвентаризации (Приказ Минфина № 49) разрешают зачёт только в виде исключения и при четырёх условиях одновременно:

• 📅 расхождения выявлены за один и тот же проверяемый период;
• 👤 у одного и того же материально ответственного лица;
• 📦 по ценностям одного наименования (похожих по виду, легко перепутать);
• ⚖️ в тождественных количествах.

Если хоть одно условие не выполнено — это не пересорт. Тогда недостачу списывают отдельно, излишек приходуют отдельно, никакого зачёта.

Почему возникают расхождения

Пересорт почти всегда рождается на одной из трёх стадий: приёмка, хранение, отгрузка. В 1С он проявляется одинаково — у одной позиции минус или недостача, у соседней излишек.

Ошибки в учёте (документах):

• 🖱️ при вводе поступления выбрали соседнюю карточку из выпадающего списка;
• 🔁 дубли номенклатуры — один товар заведён двумя карточками с разными названиями;
• 📄 загрузили УПД поставщика и неверно сопоставили его позиции со своими;
• 🧾 в реализации подставилась номенклатура из старого заказа.

Физические ошибки на складе:

• 📦 сборщик взял товар соседней ячейки — одинаковая упаковка, разный размер;
• 🏷️ не наклеили ярлык или штрихкод при приёмке;
• 🔄 возврат от покупателя положили не на своё место.

Отдельный случай — пересорт, который вскрылся на кассе или при отгрузке: программа не даёт провести реализацию из-за нехватки остатка, хотя товар физически лежит на полке. Это сигнал проверить соседнюю позицию: скорее всего, у неё такой же «лишний» остаток.

Первая группа исправляется в документах. Вторая требует инвентаризации и складских документов. Путать их нельзя: если списать и оприходовать товар из-за ошибки в накладной, вы получите в учёте недостачу, которой не было, и доход от излишка, которого тоже не было.

Подготовка: инвентаризация и поиск «бумажного» пересорта

Шаг 1. Найдите, где разошлось

Сформируйте Склад → Отчёты → Ведомость по товарам на складах за период с последней инвентаризации. Отберите обе позиции и посмотрите, каким документом пришёл и ушёл каждый товар.

Если одна позиция пришла по поступлению на 10 штук больше, чем указано в бумажном УПД поставщика, а соседняя на 10 меньше — это ошибка ввода. Пересортицу оформлять не нужно.

Шаг 2. Исправьте первичный документ, если ошибка в нём

• 🔓 Период не закрыт — откройте поступление или реализацию, замените номенклатуру, проведите заново. Себестоимость пересчитается при закрытии месяца.
• 🔒 Период закрыт, отчётность сдана — в БП 3.0 используйте Корректировка поступления или Корректировка реализации (разделы Покупки и Продажи) с видом операции «Исправление в первичных документах». Исходный документ не трогайте.

Перепроведение документов в закрытом периоде сбивает себестоимость и уже сданную отчётность, поэтому в таких периодах только корректировки.

Шаг 3. Проведите инвентаризацию, если пересорт физический

Создайте Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров. Укажите склад, ответственного, нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. В колонку фактического количества внесите данные пересчёта. Проведите документ и распечатайте инвентаризационную опись ИНВ-3 для подписей комиссии.

Сличительную ведомость ИНВ-19 с колонками «излишек» и «недостача» тоже можно напечатать из документа. Именно по ней видно, какие пары позиций можно зачитывать.

Оформление пересорта в Бухгалтерии 3.0 по шагам

В БП 3.0 нет документа с названием «Пересортица». Результат собирают из трёх документов.

Шаг 1. Спишите недостающий товар

Откройте проведённую инвентаризацию и нажмите Создать на основании → Списание товаров. Документ заполнится недостающими позициями. Проведите его.

Проводка: Дт 94 Кт 41.01 — по учётной себестоимости. Сумма «зависает» на счёте недостач до решения, на что её отнести.

Шаг 2. Оприходуйте лишний товар

Там же: Создать на основании → Оприходование товаров. В документ попадут излишки. Проверьте цену в строках: по ФСБУ 5/2019 выявленные при инвентаризации запасы принимают по справедливой (рыночной) стоимости. Если программа не подставила цену, заполните её вручную.

По умолчанию документ формирует Дт 41.01 Кт 91.01 — прочий доход.

Шаг 3. Зачтите излишек в счёт недостачи

Для пересорта доход признавать не нужно: излишек закрывает недостачу. Создайте Операции → Операции, введённые вручную → Создать → Операция и сделайте перенос на сумму зачёта:

Дт 91.01 Кт 94 — сторно дохода от излишка в части, которая покрывает недостачу.

Субконто 94 — те же, что в документе списания. Если у вас ведётся налоговый учёт в БП, заполните суммы НУ в той же операции, иначе возникнет расхождение БУ и НУ.

Шаг 4. Разберитесь с остатком на 94

Остаток на счёте 94 после зачёта — это разница в стоимости. О ней следующий раздел.

Документ «Пересортица товаров» в УТ 11 и КА

В 1С:Управлении торговлей 11, Комплексной автоматизации 2 и ERP складские расхождения оформляют складскими актами. Их список находится в разделе Склад и доставка (журнал складских актов, название пункта может отличаться в зависимости от релиза).

Как заполнить документ

1. Создайте документ «Пересортица товаров» и укажите склад.
2. В табличной части в каждой строке выберите товар, который списывается (недостача), и товар, который приходуется вместо него (излишек), с количеством.
3. Укажите основание — инвентаризацию или пересчёт, если пересорт выявлен по ним.
4. Проведите документ.

Документ двигает только количество. Стоимость оприходованного товара программа рассчитает при Закрытии месяца — от себестоимости списанного. Поэтому разница в цене в УТ сама по себе не появится, и её отдельно оформляют, если по пересорту есть виновный.

Ордерный склад

Если склад работает по ордерной схеме, сначала фиксируют результат пересчёта складскими документами, а потом бухгалтер оформляет «Пересортицу товаров» по итогам. При неоформленном пересчёте программа может не дать провести документ из-за нехватки остатка в ячейке.

Как пересорт уйдёт в бухгалтерию

Если УТ 11 синхронизирована с БП 3.0, проверьте, во что выгрузилась пересортица. В зависимости от правил обмена она приходит списанием и оприходованием товаров. Сверьте суммы с выводами комиссии: зачёт в БП, возможно, придётся донастроить так, как описано выше.

Проводки и разница в стоимости: пример с числами

Комиссия нашла на складе у кладовщика Иванова:

Количество одинаковое, наименование однородное, кладовщик один, период один — можно зачитывать. Иванов письменно признал, что путал ячейки при сборке.

Проверка: 5 200 − 4 800 = 400 ₽. Счёт 94 закрыт в ноль, на 91.01 дохода нет.

Если бы виновного не нашли, последнюю пару проводок заменили бы одной: Дт 91.02 Кт 94 на 400 ₽.

Чем проверить результат

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 94 — после всех операций остаток нулевой;
• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с детализацией по номенклатуре — обе позиции совпадают с фактом;
• Анализ субконто по 91.01 с отбором по статье — в доходах нет суммы зачтённого излишка.

Как не допустить пересорта снова

Повторный пересорт почти всегда возникает на тех же позициях. Пять мер, которые реально работают в 1С:

1. Чистка дублей номенклатуры. В БП и УТ есть обработка поиска и удаления дублей (Администрирование → Обслуживание). Два «Самореза 4×50» в справочнике — гарантированный пересорт.
2. Артикулы в списке выбора. Выведите в поле выбора номенклатуры артикул. Кладовщик быстрее отличит 4×40 от 4×50 по коду, чем по длинному названию.
3. Штрихкоды и сканер. Подбор товара сканером в поступлении и реализации убирает ошибку «выбрал соседнюю строку».
4. Сопоставление номенклатуры поставщика. При загрузке УПД через ЭДО 1С запоминает, какой позиции поставщика соответствует ваша. Проверьте это сопоставление один раз — и ошибка не будет повторяться в каждой поставке.
5. Выборочные инвентаризации. Не ждите годовой. Раз в месяц пересчитывайте 10-20 позиций, которые путают чаще всего.

Частые вопросы