Ошибка в табеле учёта рабочего времени: что делать в 1С:ЗУП 3.1 до и после выплаты

Исправить табель учёта рабочего времени в 1С проще всего до того, как зарплата начислена: правите сам документ Табель или документ отклонения (отпуск, больничный, прогул), затем заново заполняете Начисление зарплаты и взносов. Если зарплата уже выплачена, задним числом меняют исходные данные, а разницу программа отражает перерасчётом в текущем месяце.

Способ зависит от двух вещей: как в базе ведётся учёт времени и закрыт ли уже месяц. Ниже разобраны оба режима ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси» и все варианты по срокам.

Откуда в табеле берутся ошибки и как понять, где именно сбой

В ЗУП 3.1 табель — это не просто печатная форма. Время сотрудника складывается из нескольких слоёв, и ошибка может сидеть в любом из них.

Слои данных о времени:

• 📅 График работы — норма дней и часов. Задаётся в Настройка → Графики работы сотрудников.
• 👤 Индивидуальный график — плановое время конкретного человека на месяц, если оно отличается от общего графика (сменщики, неполный день).
• 🚫 Отклонения — документы Отпуск, Больничный лист, Командировка, Прогул, неявка, Работа в выходные и праздничные дни, Сверхурочная работа.
• 📝 Документ «Табель» — фактическое время, введённое целиком за период. Если он есть, он заменяет данные графика за этот период.

Классификация ошибок по источнику

Как быстро найти источник

1. Сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени» за месяц по одному сотруднику. Отчёт есть в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате.
2. Откройте карточку сотрудника и посмотрите связанные документы за период: кадровые приказы, отклонения, табели.
3. Проверьте, есть ли за месяц документ «Табель». Если есть — ошибка, скорее всего, в нём: он перекрывает график.

Как в 1С исправить табель до начисления зарплаты

Это самый лёгкий случай. Перерасчётов нет, отчётность ещё не сдана, выплат не было.

Если учёт ведётся по отклонениям

В этом режиме документа «Табель» обычно нет. Программа берёт норму из графика и вычитает отклонения. Значит, исправлять нужно документ, который дал неверный день:

1. Найдите документ отклонения (Отпуск, Больничный лист, Прогул, неявка и т. д.).
2. Откройте его и поправьте даты или вид неявки. Если документ введён по ошибке — отмените проведение и пометьте на удаление.
3. Если отклонения не было вовсе — введите нужный документ на правильные даты.
4. Сформируйте отчёт по табелю повторно и сверьте дни.

Если вводится документ «Табель»

1. Откройте Зарплата → Табели.
2. Найдите табель за месяц нужного подразделения.
3. Исправьте ячейку дня: вид времени (Я, В, НН, Н и др.) и число часов.
4. Если табель целиком заполнен неверно, используйте кнопку Заполнить: она заново подтянет данные из графиков и отклонений. Ручные правки при этом пропадут.
5. Проведите документ.

Обновите начисление

Если документ Начисление зарплаты и взносов за месяц уже создан, но ведомость не выплачена:

1. Откройте начисление за этот месяц.
2. Нажмите Заполнить или пересчитайте строку нужного сотрудника.
3. Проверьте отработанные дни и часы в строке начисления.
4. Проведите документ.

Исправление табеля после начисления и выплаты зарплаты

Здесь три варианта. Выбор зависит от того, закрыт ли месяц и сдана ли отчётность.

Способ 1. Перерасчёт текущим месяцем

Это основной путь. Программа сама отслеживает, что исходные данные за прошлый период изменились.

1. Исправьте документ-источник ошибки в прошлом месяце: отклонение, табель или график.
2. Перейдите в текущий месяц и откройте Начисление зарплаты и взносов.
3. Нажмите Заполнить. Программа добавит перерасчёт на отдельной вкладке документа.
4. Проверьте сумму перерасчёта: плюс — доначисление, минус — переплата.
5. Проведите документ.

Пример. Оклад 60 000 ₽, в сентябре 22 рабочих дня. В табеле ошибочно стоял один день прогула, сотруднику начислили 60 000 × 21 / 22 = 57 272,73 ₽. После исправления в октябре появится доначисление 2 727,27 ₽ — ровно оплата одного дня.

Способ 2. Команды «Исправить» и «Сторнировать»

Многие документы ЗУП 3.1 за закрытые периоды нельзя просто перепровести. Для них есть команды Исправить и Сторнировать в форме документа.

• Исправить — создаёт новый документ с теми же данными. Вы вносите правку, а программа сама считает разницу с исходным документом.
• Сторнировать — полностью отменяет движения ошибочного документа. Подходит, когда документ вводить не стоило вовсе, например больничный введён не тому сотруднику.

Порядок такой:

1. Откройте ошибочный документ прошлого периода.
2. Выберите Исправить.
3. Внесите правильные даты или данные и проведите исправляющий документ.
4. Перезаполните начисление текущего месяца.

Способ 3. Перепроведение начисления прошлого месяца

Его выбирают редко. Он уместен, если ошибку нашли сразу после выплаты, а расчёт за месяц ещё никуда не ушёл: ни в 6-НДФЛ, ни в персонифицированные сведения.

Перед перепроведением документов прошлого месяца сделайте резервную копию базы . Ведомость уже содержит старую сумму, поэтому разница останется долгом сотрудника или долгом перед ним. Она всплывёт в следующей ведомости.

Корректирующие документы для разных ошибок

Под каждую ошибку в ЗУП есть свой документ. Табель лишь показывает результат.

Сменный график и суммированный учёт

При суммированном учёте ошибки табеля влияют на часы переработки за учётный период. Если вы исправили часы за прошлый месяц, проверьте итог по сверхурочным в конце учётного периода. Иначе доплату посчитают от старых данных.

Для сменщиков сначала проверьте индивидуальный график. Частая ошибка — его не ввели на новый месяц, и программа взяла общий график пятидневки.

Как исправление табеля отразится на НДФЛ, взносах и отчётах

Исправление табеля почти всегда меняет начисленную сумму. А значит — налоги и отчётность.

НДФЛ

Датой получения дохода в виде зарплаты считается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Доначисление по перерасчёту ЗУП отражает в текущем месяце, и НДФЛ с него удерживается при ближайшей выплате.

Если перерасчёт отрицательный, налог пересчитается в меньшую сторону. Переплаченный налог программа зачтёт в счёт будущих удержаний по этому сотруднику.

Страховые взносы

Взносы считаются по месяцу начисления. Когда ошибка исправляется перерасчётом, в базе по взносам появится корректировка. Если квартал уже сдан, проверьте, нужна ли уточнённая форма РСВ за тот период: это зависит от того, к какому месяцу программа отнесла перерасчёт.

Что проверить в отчётности

• 📊 6-НДФЛ — суммы дохода и удержанного налога за период, где появился перерасчёт.
• 📊 РСВ — база по взносам помесячно. Сверьте с отчётом «Анализ начислений и удержаний».
• 📊 ЕФС-1 (персонифицированные сведения) — если меняются данные о стаже, например оформлен больничный задним числом.
• 📊 Больничные и пособия — правка дат больничного может изменить данные, которые передаются в СФР (до 2023 года — ФСС).

Удержание переплаты

Если исправление дало минус, а денег к выплате в текущем месяце меньше, чем переплата, остаток станет долгом сотрудника.

Удержать его без согласия можно только в случаях из ст. 137 ТК РФ, в том числе при счётной ошибке. Считать ли ошибку в табеле счётной — спорный вопрос, поэтому надёжнее получить письменное согласие работника. Общий предел удержаний из одной выплаты — 20% (ст. 138 ТК РФ).

Как не допустить ошибок в табеле в следующих месяцах

Защита закрытых периодов

Чтобы задним числом никто не правил выплаченные месяцы, включите даты запрета изменения данных. Настройка находится в разделе Администрирование → Общие настройки. После её включения правки в закрытом периоде пройдут только через пользователя с правом снимать запрет или через исправляющие документы.

Регламент на конец месяца

Контроль целостности данных

• 🔍 Сверяйте отчёт по табелю с табелем, который ведёт руководитель подразделения. Расхождения ищите до начисления.
• 🔍 Не правьте документ «Табель» вручную, если ту же неявку можно провести документом отклонения. Документ даёт и оплату, и стаж, и данные для отчётности, а ручная ячейка — только время.
• 🔍 Оформляйте неявки день в день. Больничный, введённый через два месяца, почти всегда даёт перерасчёт.
• 🔍 Разграничьте права: кадровик вводит отклонения, расчётчик проверяет и начисляет.

Бумажный табель

Обязанность вести учёт фактически отработанного времени прямо закреплена в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Унифицированная форма Т-12 или Т-13 не обязательна, организация может утвердить свою. Если подписанный табель уже передан в бухгалтерию, распечатайте из 1С исправленный вариант и подпишите его заново. Порядок оформления корректировок лучше закрепить в локальном акте.

Частые вопросы