Изменение должности сотрудника в 1С: ЗУП, Бухгалтерия и УТ 11

Сменить должность сотрудника в 1С можно двумя разными действиями, и их часто путают. Меняется работа конкретного человека — оформляют документ Кадровый перевод. Нужно просто поправить название должности сразу для всех — редактируют справочник Должности. От этого выбора зависит, попадёт ли изменение в историю и в отчётность.

В 1С:ЗУП 3.1 и в 1С:Бухгалтерии 8.3 с полным кадровым учётом перевод проводят кадровым документом, который сохраняет историю и влияет на расчёт зарплаты. В 1С:Управление торговлей 11 кадрового учёта нет, там должность — это обычный реквизит карточки сотрудника. Ниже — шаги для каждой конфигурации, массовая смена должностей и то, как перевод отразится на отчётности (ЕФС-1).

Что подготовить: справочник, штатное расписание и права

Перед переводом убедитесь, что нужная должность уже заведена в справочнике Должности. В 1С:ЗУП 3.1 он лежит в разделе Настройка (группа Справочники и настройки), в 1С:Бухгалтерии — в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Должности. Если новой должности там нет, сначала добавьте её кнопкой Создать.

Короткая сводка, где и чем менять должность в трёх конфигурациях:

Второй момент — штатное расписание. Если в базе включено его ведение (Настройка → Кадровый учёт → флаг использования штатного расписания), то должность в переводе выбирается из утверждённых позиций. Нужной позиции в штатном расписании нет — её сначала добавляют документом изменения штатного расписания, иначе перевод не проведётся.

Третье — права. Провести кадровый документ может пользователь с ролью кадровика или полными правами. Если кнопка Провести недоступна или список документов не открывается, проверьте профиль доступа в Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Полезно заранее посмотреть, какая должность у сотрудника сейчас и с какой даты она действует. Откройте его карточку — текущая должность видна сразу, а по ссылке на кадровую историю разворачивается вся цепочка переводов. Это убережёт от лишнего документа: иногда оказывается, что нужная должность уже стоит, а проблема в другом поле — например, в подразделении или графике.

Кадровый перевод в 1С:ЗУП 3.1 — по шагам

Это основной способ, когда сотрудник реально переходит на другую должность. Документ фиксирует дату, сохраняет прежнюю запись в истории и тянет за собой плановые начисления.

1. Откройте раздел Кадры → журнал Приёмы, переводы, увольнения (в части релизов он называется Кадровые переводы).
2. Нажмите Создать → Кадровый перевод.
3. Выберите организацию и сотрудника. Укажите Дату перевода — число, с которого действует новая должность.
4. Поставьте флаг напротив того, что меняется: Перевести в другое подразделение, должность, при необходимости — график работы.
5. В поле Должность выберите новую позицию. Если ведётся штатное расписание, выбор идёт из утверждённых позиций.
6. Перейдите на вкладку Оплата труда и проверьте начисления: оклад или тариф по новой должности мог измениться. Не оставляйте старый оклад, если по новой должности он другой — иначе зарплата рассчитается неверно.
7. Запишите и проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

После проведения текущая должность сотрудника сменится с указанной даты. Печатную форму приказа (Т-5) можно вывести прямо из документа кнопкой Печать.

Если перевод временный (например, на период отпуска другого работника), в документе есть флаг временного перевода и поле даты окончания. По этой дате сотрудник автоматически вернётся на прежнюю должность — отдельный документ «обратного» перевода оформлять не нужно. Постоянный перевод даты окончания не имеет.

Проверить результат удобно в карточке сотрудника: ссылка на историю кадровых данных покажет, с какой даты какая должность действовала. Там же видно, не задвоился ли перевод из-за повторно проведённого документа.

Как сменить должность в 1С:Бухгалтерии 8.3

В Бухгалтерии порядок зависит от того, как настроен кадровый учёт: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Кадровый учёт.

При варианте «Полный» появляется документ Кадровый перевод: Зарплата и кадры → Кадровые документы → Кадровые переводы → Создать. Поля те же, что в ЗУП: сотрудник, дата, новая должность и подразделение, оплата. Это рекомендуемый способ — он сохраняет историю.

При варианте «Упрощённый» отдельных кадровых документов нет. Тогда должность хранится в данных самого сотрудника: откройте справочник Сотрудники, выберите человека и измените должность в его карточке или через ссылку приёма/перевода на форме сотрудника.

Начисления в Бухгалтерии проще, чем в ЗУП, но правило то же: сменили должность с другим окладом — проверьте, что в начислениях сотрудника стоит актуальная сумма.

Не путайте перевод с совмещением. Если сотрудник остаётся на своей должности, но берёт обязанности по другой за доплату, это не перевод, а совмещение — его оформляют отдельно, должность в карточке при этом не меняется. Перевод нужен тогда, когда прежняя работа прекращается и начинается новая.

Должность сотрудника в 1С:Управление торговлей 11

УТ 11 — торговая и управленческая конфигурация, кадрового и зарплатного учёта в ней нет. Должность здесь — это реквизит, который используется в карточке сотрудника, в правах, в подписантах печатных форм. Кадровый перевод и расчёт зарплаты в УТ не ведутся.

Чтобы поменять должность конкретного сотрудника, откройте его карточку (справочник Сотрудники или связанное физлицо) и выберите другое значение в поле Должность. Чтобы поменять само название должности для всех — отредактируйте элемент справочника Должности в нормативно-справочной информации (раздел НСИ и администрирование).

Важное отличие: в УТ изменение должности не создаёт кадровой истории и не влияет на зарплату — её тут попросту не считают. Если нужен полноценный кадровый учёт с переводами и отчётностью, его ведут в ЗУП или в Бухгалтерии, а не в УТ.

Та же логика действует для 1С:Розница и для УТ без модуля зарплаты: должность — это просто значение в карточке, а не кадровое событие. Поэтому при синхронизации с ЗУП ориентируйтесь на данные зарплатной базы: именно она ведёт историю должностей и формирует отчётность, а торговая конфигурация хранит текущее значение для внутренних нужд.

Массовая смена и переименование должностей

Когда должность меняется у нескольких человек сразу, по одному документу на каждого оформлять не нужно.

🔹 Перевод списком. В ЗУП 3.1 есть документ Кадровый перевод (списком): в нём добавляете строки с сотрудниками и для каждого указываете новую должность или подразделение. Один документ — одна дата перевода.

🔹 Переименование должности. Если меняется не работа людей, а само название (например, «Менеджер» → «Менеджер по продажам»), правьте название прямо в справочнике Должности. Оно подтянется ко всем сотрудникам с этой должностью. Переименование — это тоже кадровое событие: оно отражается в ЕФС-1 с видом «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».

🔹 Групповое изменение реквизитов. Для разовой технической правки подойдёт обработка Групповое изменение реквизитов (Администрирование → Обслуживание). Но для кадровых переводов она не годится — историю и отчётность она не формирует, только меняет значение реквизита.

В облачной 1С (например, 1С:Фреш) всё работает так же, как в коробочной версии: те же документы и справочники. Среда разработки EDT и Конфигуратор к смене должности сотрудника отношения не имеют — там меняют структуру конфигурации, а не кадровые данные.

Что проверить после перевода: документы и отчётность

Смена должности — это не только запись в базе, но и отчётное событие.

• 📄 Приказ. Из документа перевода выводится унифицированная форма Т-5. Её можно распечатать и подписать у работника.
• 📋 ЕФС-1. Перевод отражается в подразделе 1.1 раздела 1 отчёта ЕФС-1 (это бывшая СЗВ-ТД), который сдают в СФР (фонд, объединивший ПФР и ФСС с 2023 года). При переводе срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода. Для приёма и увольнения срок жёстче — следующий рабочий день, а вот перевод и переименование идут по месячному сроку.
• 💰 Зарплата. Проверьте, что с даты перевода считается оклад или тариф новой должности. В ЗУП это видно в расчётном листке и в плановых начислениях сотрудника.
• 👤 Личные данные. В расчётных листках, справках и кадровых отчётах у сотрудника теперь будет новая должность — это нормально, прошлые периоды пересчитывать не нужно.
• 📝 Трудовой договор. Должность — обязательное условие договора. Постоянный перевод оформляют дополнительным соглашением; одной записью в 1С трудовой договор не заменить.

Отдельно стоит свериться со штатным расписанием. Если после серии переводов по какой-то позиции не осталось сотрудников, а она всё ещё числится в штатном расписании, это рассинхрон: либо выведите позицию, либо верните туда людей. Отчёт по штатному расписанию в ЗУП покажет занятые и вакантные позиции на дату.

Ошибки при смене должности и как их избежать

Отдельно про опасные упрощения. Не меняйте должность прямой правкой в режиме отладки или через технические обработки на рабочей базе — это ломает кадровую историю и отчётность. Любое изменение, которое должно попасть в ЕФС-1, проводите штатным документом.

Частые вопросы