Изменение начислений в 1С ЗУП: правка, перерасчёт и сторно

Частая ошибка: когда в начислении закралась опечатка, бухгалтер удаляет весь документ «Начисление зарплаты и взносов» и вводит его заново. Так делать не нужно — слетают ссылки на выплаты, НДФЛ и взносы за период. В 1С изменить начисление зарплаты можно аккуратнее, и способ зависит от одного: закрыт месяц или ещё нет.

Если месяц открыт и зарплата не выплачена — правим прямо в документе и пересчитываем. Если период закрыт, деньги ушли, а отчётность сдана — изменения вносим перерасчётом или сторно следующим месяцем, чтобы не ломать уже проведённые суммы. Ниже — что делать в каждом случае, с точными путями в разделе Зарплата и Настройка программы 1С:ЗУП 3.1.

Когда начисление вообще нужно менять

Поводов правки немного, и от повода зависит инструмент. Разделите их сразу — это сэкономит время.

• 📝 Ошибка в сумме или в показателе. Неверный оклад, не та норма времени, забытая премия. Правится либо в документе-основании, либо пересчётом начисления.
• ⚙️ Неверно настроен сам вид начисления. Формула считает не то, не тот способ расчёта, не те взносы и НДФЛ. Это правка не документа, а справочника видов начислений.
• 📅 Изменились данные задним числом. Пришёл больничный за прошлый месяц, оформили отпуск «вчера», поменяли оклад с начала квартала. Тут работает механизм перерасчётов.
• ❌ Начисление оказалось лишним. Сотрудник в этом месяце не работал, премию отменили. Лишнюю сумму сторнируют.

Прежде чем менять сумму, поймите, откуда она взялась. Оклад и плановые надбавки приходят из кадровых документов, разовые суммы — из отдельных документов (премия, материальная помощь), а итог собирается в «Начислении зарплаты и взносов». Править нужно источник, а не только итоговую цифру.

Как исправить вид начисления и его формулу

Если программа считает начисление неправильно у всех сотрудников подряд — дело не в документе, а в настройке вида начисления.

Откройте Настройка → Начисления. В списке найдите нужный вид (например, «Оплата по окладу» или свою надбавку) и откройте его двойным кликом.

Что здесь обычно правят:

1. Назначение и способ расчёта — вкладка «Основное». Указано, считается сумма по формуле, вводится фиксированной суммой или как доля от других начислений.
2. Формула расчёта. Кнопка редактирования формулы открывает конструктор с показателями. Можно добавить или убрать показатель, изменить логику.
3. Налоги, взносы, бухучёт — отдельные вкладки. Здесь задаётся код дохода НДФЛ, облагается ли начисление взносами, как отражается в учёте.

Если нового вида начисления ещё нет — не переделывайте похожий, создайте отдельный кнопкой «Создать». Так старые расчёты останутся на прежней настройке, а новые пойдут по новой.

Правим начисление в открытом месяце

Самый частый случай и самый простой. Период открыт, выплаты не завершены.

Откройте Зарплата → Начисления зарплаты и взносов (или «Все начисления»), найдите документ нужного месяца. Дальше по ситуации.

Если ошибка в сумме конкретного сотрудника. Перейдите на вкладку «Начисления», найдите строку. Поля можно поправить прямо в таблице, если начисление введено вручную. Если сумма пришла по формуле — правьте показатель-источник (оклад, отработанные дни), а потом в документе нажмите Пересчитать → Пересчитать сотрудника или пересчитайте весь документ.

Если забыли разовую выплату. Премию, материальную помощь и подобное вводят отдельными документами в разделе Зарплата, а не руками в начислении зарплаты. Введите нужный документ — суммы подтянутся в расчёт месяца.

Если изменился оклад или график. Это кадровое изменение. Введите документ «Изменение оплаты труда» (или поправьте приём/кадровый перевод, если ошибка была там). После этого вернитесь в «Начисление зарплаты и взносов» и пересчитайте.

После правки обязательно перепроведите документ и проверьте, что суммы к выплате пересобрались.

Пример. Сотруднику с окладом 60 000 ₽ ошибочно поставили 20 отработанных дней вместо 22 при норме 22. Начислено 54 545 ₽ (60 000 ÷ 22 × 20) вместо полных 60 000 ₽. Поправьте дни в табеле или в документе-основании, пересчитайте «Начисление зарплаты и взносов» — сумма встанет 60 000 ₽, НДФЛ 13% пересчитается с 7 091 ₽ до 7 800 ₽ автоматически. Вручную налог не трогайте.

Перерасчёт за прошлый месяц

Данные пришли задним числом — больничный за сентябрь принесли в октябре, отпуск оформили с опозданием, оклад подняли с начала квартала. Закрытый месяц при этом не трогаем.

1С:ЗУП 3.1 сама отслеживает такие ситуации. Когда вы вводите документ, затрагивающий прошлый период, программа помечает сотрудников к перерасчёту. Увидеть их можно в списке Зарплата → Сервис → Перерасчёты (в некоторых релизах пункт называется близко по смыслу — ищите «Перерасчёты» в разделе Зарплата).

Как это отрабатывает на практике:

1. Введите документ-основание за прошлый период (например, больничный с датами сентября).
2. Откройте «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц.
3. При заполнении документа в него отдельными строками попадут доначисления и сторно за прошлый период — с пометкой месяца, к которому они относятся.
4. Проверьте эти строки и проведите документ.

Так разница за прошлый месяц попадает в текущую выплату, а закрытый период и сданная отчётность остаются нетронутыми. Не вносите изменения напрямую в закрытый документ прошлого месяца, если по нему уже сдана отчётность — иначе 6-НДФЛ и РСВ разойдутся с базой.

Пример. В сентябре сотруднику начислили полный оклад 50 000 ₽. В октябре принесли больничный на 5 календарных дней сентября. Вводим больничный датами сентября. В октябрьском «Начислении зарплаты и взносов» появятся две строки за сентябрь: сторно части оклада (минус за 5 дней) и доначисление ничего — а само пособие встанет своей строкой. Разница уменьшит октябрьскую выплату, сентябрь при этом остаётся закрытым.

Ручная корректировка регистра — крайний случай

Иногда нужно поправить не документ, а накопленные в регистрах данные: суммы начисленного дохода, базу для расчётов. Это приём для сложных ситуаций, когда стандартный пересчёт не помогает — например, переносили данные из другой программы и часть сумм встала неверно.

Делается это специальным документом ручной корректировки регистров (в типовой ЗУП он доступен через Все функции либо включается в настройках учёта — точное название пункта зависит от релиза, ищите «Корректировк» в разделе Зарплата).

Практический совет: в 90% случаев ручная корректировка регистра не нужна. Сначала попробуйте пересчитать документ или ввести перерасчёт — это безопаснее и не нарушает связности данных. Регистр правят, когда источника суммы в документах уже нет, а цифру исправить надо.

Как отменить лишнее начисление (сторно)

Начисление оказалось лишним: премию отменили после выплаты, сотрудник в месяце фактически не работал, провели не тому человеку.

Если месяц открыт — просто удалите или обнулите строку в документе и пересчитайте. Отдельное сторно не нужно.

Если период закрыт, отдельного документа «Сторно» в типовой ЗУП искать не надо — сторнирование встроено в механизм перерасчётов:

1. Отмените или исправьте документ-основание лишней суммы в прошлом периоде (снимите проведение с премии, скорректируйте табель).
2. В «Начислении зарплаты и взносов» текущего месяца появится сторнирующая строка с минусом — она снимает лишнее начисление и пересчитывает НДФЛ.
3. Проведите документ. Если образовалась переплата сотруднику, оформите её удержание по правилам ТК РФ (ст. 137 ограничивает основания и размер удержаний).

Сторно уменьшает и ранее удержанный НДФЛ. Проследите, чтобы налог пересчитался корректно — особенно если доход уже попал в сданную отчётность: тогда может потребоваться уточнённый расчёт.

Проверка результата и контроль НДФЛ и взносов

После любой правки убедитесь, что цифры сошлись. Три отчёта раздела Зарплата → Отчёты по зарплате закрывают почти все вопросы.

На что смотреть особенно:

• Совпадает ли НДФЛ в расчётном листке с тем, что встанет в 6-НДФЛ.
• Не появилось ли отрицательной суммы к выплате — это признак, что перерасчёт больше выплаченного, и нужно удержание.
• Сходится ли база взносов с начислениями за период (взносы с 2023 года администрирует СФР — объединённый фонд вместо ПФР и ФСС).

Если правка затронула уже сданный период, сверьте, не требуется ли корректирующая 6-НДФЛ или РСВ. Программа пересчитает суммы внутри базы, но подать уточнёнку в налоговую — отдельное действие.

Чего при правке начислений лучше не делать

Несколько действий регулярно создают проблемы на ровном месте — отметьте их для себя.

• 🚫 Не правьте итоговую сумму руками, если она пришла по формуле. При следующем пересчёте правка затрётся. Меняйте показатель-источник.
• 🚫 Не удаляйте документ начисления ради «чистого» пересчёта. Распроведётся связанная выплата и НДФЛ. Используйте «Пересчитать».
• 🚫 Не лезьте в закрытый период со сданной отчётностью. Для этого есть перерасчёт текущим месяцем.
• 🚫 Не правьте НДФЛ и взносы вручную в документе. Налог считается от начислений — поправьте начисление, и налог пересчитается сам.

Эти четыре привычки закрывают большую часть «необъяснимых» расхождений, с которыми потом приходят к программисту 1С.

Частые вопросы