Правка, сторнирование и перерасчёт отпуска в 1С ЗУП 3.1

Документ отпуска лежит в разделе Зарплата → Отпуска. Чтобы изменить отпуск в 1С ЗУП, откройте его из этого списка. Дальше всё зависит от одного: успели ли вы уже выплатить зарплату за месяц, в котором отпуск начислен.

Если отпуск ещё не проведён или проведён, но месяц открыт, — правьте даты прямо в документе и проводите заново. Если зарплата за период уже выплачена, документ всё равно редактируется, но 1С сформирует перерасчёт в текущем месяце: лишнее сторнирует, недостающее доначислит. Ниже — что именно нажимать в каждом случае и как проверить, что суммы встали правильно.

Как устроен документ отпуска и от чего зависит правка

Документ «Отпуск» в ЗУП 3.1 держит сразу три вещи: период отдыха (с какого по какое число), расчёт среднего заработка и сумму отпускных, а также дату выплаты. Поменяете одно — пересчитается остальное.

Перед правкой определите состояние документа. От него зависит порядок действий:

• 🟢 Не проведён — черновик, менять можно что угодно без последствий.
• 🟡 Проведён, месяц открыт — зарплата ещё не рассчитана или не выплачена, правка пройдёт чисто.
• 🔴 Проведён, зарплата выплачена — период фактически закрыт, изменение потянет за собой перерасчёт.

Состояние видно в списке Зарплата → Отпуска: у проведённого документа стоит зелёная галка, у черновика — нет. Выплачена ли зарплата, смотрите по ведомости за тот же месяц (Выплаты → Ведомости в банк или Ведомости через кассу).

Если отпусков в списке много, отфильтруйте по сотруднику: встаньте в колонку с фамилией и задайте отбор, либо откройте карточку сотрудника и перейдите к его документам. Так вы точно не поправите чужой документ.

Один документ отпуска может содержать сразу несколько видов: основной ежегодный, дополнительный, отпуск за свой счёт. При правке проверьте, какой именно блок вы меняете, — у каждого свой расчёт. Сумма и порядок оплаты у ежегодного оплачиваемого и у отпуска без сохранения зарплаты разные, и перепутать их при изменении дат легко.

Разберём каждое состояние по порядку.

Правка отпуска, который ещё не проведён

Самый простой случай. Черновик меняется свободно.

1. Откройте Зарплата → Отпуска и двойным щелчком раскройте нужный документ.
2. Поправьте, что требуется: даты в полях периода, вид отпуска, дату выплаты.
3. Нажмите Провести и закрыть.

Средний заработок и сумма отпускных пересчитаются сами в момент проведения. Если даты съехали в другой месяц, 1С заново соберёт расчётный период для среднего — вручную ничего корректировать не надо.

Проверьте одну вещь: поле с количеством дней отпуска. Оно считается по календарю от даты начала до даты окончания. Если получили не то число дней, что ожидали, — чаще всего сдвинута на день граница периода.

Как изменить даты отпуска по шагам

Когда отпуск уже проведён, но месяц открыт (зарплата не рассчитана или рассчитана, но не выплачена), действуйте так:

1. В списке Зарплата → Отпуска откройте документ.
2. Измените даты начала и окончания отпуска в шапке.
3. Проверьте дату выплаты — по ТК РФ отпускные выдают не позднее чем за три дня до начала отдыха. Если начало сдвинулось, срок выплаты тоже мог поехать.
4. Нажмите Провести. Сумма отпускных и число дней пересчитаются автоматически.

На этом правка самого отпуска закончена. Но есть второй шаг, про который забывают: если за этот месяц уже создан документ Начисление зарплаты и взносов, его нужно перепровести. Иначе в нём останется старое число отработанных дней.

5. Откройте Зарплата → Начисления → Начисление зарплаты и взносов за тот же месяц.
6. Нажмите Ещё → Обновить или перепроведите документ — он подтянет новые дни по отпуску и пересчитает оклад.

Что происходит с начислениями при переносе дат

Любое изменение дат меняет две суммы: оплату отпуска и оплату по окладу за дни, которые из рабочих стали отпускными или наоборот.

Пример. Сотрудник уходил в отпуск на 14 дней, вы сократили отпуск до 10. Четыре дня вернулись в рабочие. Значит:

• отпускные уменьшатся — за 10 дней вместо 14;
• оклад за месяц вырастет — добавятся 4 отработанных дня.

Если средний заработок не меняется (расчётный период тот же), 1С просто пересчитает сумму по новому числу дней. А вот если из-за сдвига дат изменился сам расчётный период — например, отпуск переехал с июня на июль, — средний заработок пересчитается по-новому, и сумма за день отпуска может отличаться.

Правка отпуска после выплаты зарплаты: перерасчёт и сторно

Это главный сложный сценарий. Зарплата за месяц выплачена, ведомость проведена, а отпуск надо изменить — например, пришёл приказ об отзыве или нашли ошибку в датах.

Документ закрытого периода редактируется так же, через Зарплата → Отпуска. Но при проведении 1С не трогает прошлый месяц — она регистрирует перерасчёт и проводит разницу в текущем открытом периоде.

Механика такая:

1. Открываете старый отпуск, меняете даты, проводите.
2. Программа видит, что месяц начисления закрыт, и ставит сотрудника в очередь на перерасчёт.
3. В ближайшем документе Начисление зарплаты и взносов текущего месяца появляется строка перерасчёта: ранее начисленное сторнируется (красным), заново считается правильная сумма.

Сторнирование здесь — это не отдельная кнопка, а автоматическое действие программы. Старая сумма отпускных отражается со знаком минус, новая — со знаком плюс. Разница и есть то, что сотрудник доплатит или вернёт.

Вместе с суммой пересчитается и НДФЛ. Налог с первоначальных отпускных уже был удержан и, скорее всего, перечислен. При уменьшении суммы возникает излишне удержанный НДФЛ — он зачтётся при расчёте налога за текущий месяц, а в отчёте 6-НДФЛ разница отразится в периоде перерасчёта. При увеличении — наоборот, доначислится. Отдельно править НДФЛ руками не нужно: ЗУП пересчитает его в том же начислении, где прошёл перерасчёт отпускных. Сверить итог удобно по расчётному листку — в нём видно и сторно, и новую сумму налога.

Чтобы увидеть, кого ждёт перерасчёт, зайдите в Зарплата → Сервис → Перерасчёты (список сотрудников с причиной перерасчёта). Если нужного сотрудника там нет, а вы уверены, что меняли его отпуск, — проверьте, что документ действительно перепроведён.

Когда отпускных начислили больше, чем положено

Если после правки отпускные уменьшились, а деньги уже выданы, возникает переплата. ЗУП отразит её сторно в текущем месяце, и сумма «повиснет» как долг сотрудника.

По статье 137 ТК РФ удержать такую переплату из зарплаты без согласия работника можно только в ограниченных случаях (например, счётная ошибка). Чаще оформляют удержание по заявлению сотрудника документом Зарплата → Удержания → Удержание по прочим операциям либо договариваются о возврате в кассу. Автоматически из зарплаты переплату отпускных ЗУП не вычтет — решение об удержании оформляете отдельно.

Полная отмена отпуска

Иногда отпуск нужно не поправить, а убрать целиком — сотрудник не пошёл в отпуск, документ создан ошибочно.

• Документ не проведён и зарплата не выплачена — пометьте его на удаление (Ещё → Пометить на удаление) либо просто снимите проведение через Ещё → Отменить проведение.
• Зарплата уже выплачена — удалять нельзя, иначе нарушится история. Отмените проведение документа: 1С сторнирует отпускные в текущем месяце тем же перерасчётом, что описан выше, а дни вернутся в рабочие.

Для отзыва сотрудника из отпуска, когда часть дней он отгулял, а часть — нет, используйте отдельный документ Зарплата → Отпуска → Создать → Отзыв из отпуска. Он корректно разделит отгулянные и возвращённые дни и пересчитает отпускные только за неиспользованную часть. Неиспользованные дни работник берёт потом — в удобное для себя время в текущем или следующем рабочем году.

Отзыв возможен только с согласия сотрудника (ст. 125 ТК РФ). Нельзя отзывать из отпуска:

• работников младше 18 лет;
• беременных сотрудниц;
• занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.

Если отзываете именно этих людей — документ отзыва оформлять нельзя, и отпуск правится только переносом дат.

Чем правка отпуска отличается в 1С:Бухгалтерии

Всё выше — про 1С:ЗУП 3.1, где зарплатный учёт полный. В 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 кадровый и зарплатный блок упрощённый, и путь другой: документ отпуска создают из раздела Зарплата и кадры → Все начисления (или Отпуска, если он выведен в интерфейс).

Логика пересчёта та же: откройте документ, измените даты, проведите. Если зарплата за месяц уже рассчитана начислением, перепроведите и его. Но помните про ограничение самой БП 3.0: она ведёт зарплату корректно, только пока в организации до 60 сотрудников и нет сложных видов начислений. Для массовых перерасчётов и нестандартных случаев расчёт изначально ведут в ЗУП, а в бухгалтерию переносят итоги.

Если у вас именно БП, а описанных пунктов меню нет, — значит, учёт зарплаты в настройках ведётся во внешней программе (ЗУП), и отпуск правится там.

Как проверить, что всё пересчиталось верно

После правки сверьте три отчёта — это минута, зато поймаете ошибку до выплаты:

Частые ошибки при изменении отпуска

Не повтор шагов, а то, на чём реально спотыкаются.

• ❌ Поправили отпуск, но забыли про начисление зарплаты. Даты в отпуске новые, а оклад считается по старым дням. Всегда перепроводите Начисление зарплаты и взносов за тот же месяц.
• ❌ Удалили документ закрытого периода. Пропадает история начислений и НДФЛ, расходятся отчёты в СФР и 6-НДФЛ. Вместо удаления — отмена проведения, чтобы прошёл сторно.
• ❌ Ждут, что ЗУП сам удержит переплату. Программа только покажет долг. Удержание оформляется отдельным документом и в пределах статьи 137 ТК РФ.
• ❌ Меняют даты, не глядя на расчётный период. Перенос отпуска в другой месяц меняет средний заработок. Сравните сумму за день до и после — если она «прыгнула», это нормально, но проверьте, что период собрался правильно.

Частые вопросы