Новый участник ООО: что поменять в базе, какие проводки сделать и какие отчёты затронет смена

Чтобы изменить учредителя в 1С, заведите нового участника в справочнике Контрагенты (а если он физлицо и будет получать дивиденды — ещё и в справочнике «Физические лица»), затем ручной операцией в Операции → Операции, введенные вручную перенесите его долю в аналитике счёта 80 — проводкой Дт 80.09 (старый участник) Кт 80.09 (новый). Если участник вышел из общества, а не продал долю, проводки другие: через счета 81 и 75.01 с выплатой действительной стоимости доли.

Частое заблуждение — искать в Бухгалтерии карточку «Учредители» и переписывать в ней фамилию. В учётной части программы участники существуют как контрагенты и физлица в аналитике счетов 75 и 80. Поэтому смена учредителя в 1С — это не правка реквизита, а несколько записей с правильной датой, которые сохраняют историю: кто владел долей до этой даты, а кто после.

С чего начать: документы, даты и карточки нового участника

До открытия базы соберите бумаги. Без них непонятно, какой сценарий отражать и какой датой.

📄 Что нужно на руках:

• договор купли-продажи доли, удостоверенный нотариусом, или заявление участника о выходе;
• лист записи ЕГРЮЛ о внесённых изменениях (по форме Р13014 заявление обычно подаёт нотариус);
• решение общего собрания или единственного участника — если доля распределяется, продаётся обществом или принят новый участник с дополнительным вкладом;
• бухгалтерская отчётность за последний отчётный период до подачи заявления о выходе — по ней считают действительную стоимость доли;
• паспортные данные, ИНН и статус налогового резидента нового участника-физлица.

📅 Какая дата — главная. При продаже доли она переходит к покупателю с момента нотариального удостоверения договора. При выходе — к обществу с момента получения им заявления участника. Запись в ЕГРЮЛ появляется позже, и путать эти даты нельзя: от них зависит, кому распределять дивиденды.

Карточка контрагента

Откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты и создайте нового участника. Для гражданина выберите вид «Физическое лицо», для компании — «Юридическое лицо». Заполните ИНН. Удобно сложить всех участников в отдельную группу, например «Учредители», — так их легче выбирать в аналитике.

Не переименовывайте карточку старого учредителя в нового. Тогда прошлые проводки, выплаты дивидендов и сверки «переедут» на другого человека, а история владения исчезнет.

Карточка физического лица

Если новый участник — гражданин, ему понадобятся выплаты с НДФЛ. Создайте его в справочнике «Физические лица» (раздел Зарплата и кадры): ФИО, дата рождения, ИНН, документ, гражданство. Без этих данных 6-НДФЛ по его доходам не заполнится корректно.

Какой у вас сценарий смены участника

Смена учредителя юридически бывает разной, и в учёте у каждого варианта свои последствия.

Как отразить смену учредителя в 1С проводками

Типовые документы на эти операции в Бухгалтерии не рассчитаны, поэтому всё делается ручными операциями. Путь: Операции → Операции, введенные вручную → Создать → Операция. В табличной части добавьте строку, укажите счета, субконто (участника-контрагента) и сумму. В поле «Содержание» опишите основание: номер договора или дату заявления.

Продажа доли

Пример. Уставный капитал — 100 000 руб. Иванов продал свою долю 40 % Петрову за 1 500 000 руб.

Сумма — номинал доли (40 % от 100 000 руб.), а не цена сделки. Полтора миллиона прошли мимо общества, на его счетах их нет.

💡 Если по счёту 80 аналитика по участникам у вас не велась, то есть оборотно-сальдовая ведомость показывает остаток без разворота по контрагентам, сначала разнесите остаток по всем участникам одной операцией на дату перехода, а уже потом делайте перенос. Иначе в отчёте будет «сирота» без владельца.

Выход участника

Пример. Уставный капитал — 100 000 руб., чистые активы по отчётности за прошлый год — 2 000 000 руб. Сидоров с долей 25 % подал заявление о выходе. Действительная стоимость доли — 25 % × 2 000 000 = 500 000 руб. Сидоров — налоговый резидент. Взносы в капитал у него подтверждены на 25 000 руб., они уменьшают доход: (500 000 − 25 000) × 13 % = 61 750 руб. НДФЛ.

Выплатить действительную стоимость общество должно в течение трёх месяцев со дня перехода доли, если устав не устанавливает другой срок.

Дальше в течение года долю нужно распределить между оставшимися участниками, продать или погасить. Чаще всего её погашают с уменьшением уставного капитала:

При распределении доли между оставшимися участниками первая проводка меняется на перенос аналитики: Дт 80.09 (Сидоров) Кт 80.09 (каждый из оставшихся пропорционально долям). Остаток на счёте 81 закрывают за счёт нераспределённой прибыли. Выберите вариант и закрепите его в учётной политике.

Вступление нового участника с вкладом

Пример. Новый участник вносит 300 000 руб. и получает долю номиналом 50 000 руб. Доход в виде превышения вклада над номиналом в налоговую базу по прибыли не включается.

Особенности для ООО, АО и единственного участника

ООО с несколькими участниками. Всё, что описано выше, относится именно к нему. Главное — держать аналитику счёта 80 в актуальном виде: по ней потом распределяют дивиденды.

Единственный участник. Смена единственного учредителя — обычно продажа 100 % доли. В учёте — один перенос на всю сумму капитала. Отдельно поменяйте шаблоны решений: решения о распределении прибыли теперь подписывает новый владелец.

Акционерное общество. Реестр акционеров ведёт регистратор, и смена акционера по договору купли-продажи акций в учёте общества не отражается. Если аналитика счёта 80 ведётся по акционерам, переносите её по выписке из реестра.

Директор тоже меняется. Новый участник часто сам становится руководителем. Откройте Главное → Организации, карточку своей компании, и в разделе подписей укажите нового руководителя с датой начала полномочий. Тогда старые документы останутся с прежней подписью, а новые печатные формы и отчёты подпишутся новым директором.

Что меняется в персонифицированном учёте и кадровых отчётах

Сама по себе смена участника на персонифицированный учёт не влияет. Участник — не работник, и его доход от участия в обществе страховыми взносами не облагается.

👤 Что НЕ попадает в отчёты по взносам:

• дивиденды и действительная стоимость доли не включаются в расчёт по страховым взносам;
• они не показываются в ежемесячных персонифицированных сведениях о физлицах;
• в ЕФС-1 участник появляется только тогда, когда с ним заключён трудовой или гражданско-правовой договор.

🧾 Когда отчёты всё же нужны:

• бывший учредитель был директором и уволился — оформите увольнение в Зарплата и кадры, а в журнале Отчеты → 1С-Отчетность → Регламентированные отчеты подготовьте ЕФС-1 с кадровым мероприятием не позднее следующего рабочего дня после приказа;
• новый участник принят руководителем — то же самое с приёмом на работу;
• новый участник работает по договору ГПХ — его выплаты попадут и в персонифицированные сведения, и в расчёт по взносам как обычному исполнителю.

Отчётность по взносам с 2023 года сдают в ФНС (персонифицированные сведения, РСВ) и в Социальный фонд России, бывший ФСС, — ЕФС-1.

Налоги при смене участника: НДФЛ, 6-НДФЛ и прибыль

Продажа доли между физлицами. Общество не налоговый агент: деньги ему не платят. Декларацию 3-НДФЛ продавец подаёт сам, если должен.

Выход участника-физлица. Общество выплачивает доход и удерживает НДФЛ как налоговый агент. Доход можно уменьшить на подтверждённые расходы на приобретение доли: взнос в уставный капитал, цену покупки доли. Выплата попадает в 6-НДФЛ за период, когда она произошла. В ручной операции НДФЛ сам не попадёт в регистры налогового учёта — проверьте, как ваш релиз позволяет отразить эту выплату для 6-НДФЛ, и сверьте строки отчёта вручную.

Выход участника-организации. Налоговым агентом общество не становится. Получатель сам учитывает доход сверх вклада у себя.

Для самого общества выплата действительной стоимости доли в налоговые расходы не включается. Вклад нового участника, в том числе превышение над номиналом, — не доход.

Дивиденды после смены. Новому участнику-физлицу дивиденды начисляйте документом начисления дивидендов (найдите его в разделе Операции по слову «дивиденды»), выбрав его карточку из «Физических лиц». Ставки для резидента: 13 % с суммы до 2,4 млн руб. в год и 15 % с превышения. В 6-НДФЛ дивиденды идут с кодом дохода 1010. Если новый участник — организация, НДФЛ нет, а удержанный налог на прибыль с дивидендов отражается в листе 03 декларации по налогу на прибыль.

💡 Дивиденды распределяют по долям на дату решения общего собрания. Если решение принято до перехода доли, получает прежний участник, даже если деньги пришли уже после смены.

Как проверить, что смена участника отражена правильно

Сформируйте Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счетам 80, 81 и 75 с разворотом по контрагентам.

📊 Что ещё посмотреть:

• бухгалтерский баланс — строка 1310 «Уставный капитал» должна совпадать с капиталом в ЕГРЮЛ, а строка 1320 «Собственные акции, выкупленные у акционеров» показывает долю, которая пока числится за обществом;
• отчёт «Анализ субконто» по виду «Контрагенты» для нового участника — сразу видно все его операции по счетам 75 и 80;
• журнал ручных операций — у каждой должно быть понятное содержание с основанием.

Частые вопросы