Материальная помощь сотруднику в 1С: от настройки начисления до выплаты

Матпомощь начисляют отдельным видом начисления с назначением «Материальная помощь», а не строкой в обычной зарплате. В 1С:ЗУП её вводят документом материальной помощи или разовым начислением, в 1С:Бухгалтерии — через начисление зарплаты. Ключевые цифры, которые надо держать в голове: 4000 ₽ в год не облагаются НДФЛ и взносами по любому поводу, 50 000 ₽ — при рождении ребёнка, а помощь в связи со смертью близкого или чрезвычайной ситуацией освобождается полностью.

Ниже — как это настроить и провести, чтобы программа сама применила необлагаемый лимит и правильно сформировала 6-НДФЛ и РСВ. Пути даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:ЗУП 3.1 на платформе 8.3 в интерфейсе «Такси».

Виды материальной помощи и за что отвечает документ

Материальная помощь — выплата социального характера, не связанная с результатами труда. Основание закрепляют в коллективном договоре, положении об оплате труда или оформляют приказом по заявлению работника (ст. 8 и 41 ТК РФ). От вида помощи напрямую зависит налогообложение, поэтому его определяют до начисления.

Основные поводы, которые встречаются в учёте:

• 💰 Общая материальная помощь — к отпуску, на лечение, на бытовые нужды. Облагается льготно в пределах 4000 ₽ в год.
• 👶 При рождении или усыновлении ребёнка — единовременная выплата в первый год, льгота до 50 000 ₽ на каждого ребёнка каждому родителю.
• 🕯️ В связи со смертью члена семьи работника (или помощь семье умершего работника) — освобождается полностью.
• 🌪️ В связи с ЧС, стихийным бедствием, терактом — освобождается полностью.

Основание для выплаты оформляют до начисления. Работник пишет заявление, прикладывает подтверждающие документы (свидетельство о рождении, свидетельство о смерти и документы о родстве, справку о ЧС), руководитель издаёт приказ с указанием вида помощи и суммы. Эти документы — не только для бухгалтерии: без них налоговая при проверке снимет льготу по НДФЛ и доначислит взносы.

Выбор вида — это не формальность: именно он задаёт код дохода НДФЛ, применяемый вычет и правило по взносам. Разберём эти правила отдельно, а потом настроим начисление.

Налогообложение: НДФЛ и страховые взносы

Правила по НДФЛ (ст. 217 НК РФ):

• общая помощь — не облагается в пределах 4000 ₽ за год, сверх этой суммы НДФЛ по ставке 13% (п. 28 ст. 217);
• при рождении ребёнка — не облагается до 50 000 ₽ на ребёнка, сверх — НДФЛ (п. 8 ст. 217);
• смерть близкого, ЧС — не облагается полностью, без лимита (п. 8 ст. 217).

Правила по страховым взносам (ст. 422 НК РФ) практически зеркальны:

• общая помощь — не облагается до 4000 ₽ в год на работника (пп. 11 п. 1 ст. 422);
• при рождении — до 50 000 ₽ (пп. 3 п. 1 ст. 422);
• смерть, ЧС — полностью освобождены.

Коды доходов НДФЛ, которые понадобятся при настройке начисления:

Важная развилка, которую легко упустить: помощь работнику учитывается на счёте 91.02 и не уменьшает налог на прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ). А вот страховые взносы, начисленные на сверхлимитную часть, в налоговых расходах учесть можно.

Чтобы быстро определить налоговый режим под конкретную ситуацию:

Настройка вида начисления

Если нужного начисления ещё нет в базе, его создают один раз. В 1С:ЗУП 3.1 — в разделе Настройка → Начисления, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Начисления.

Создайте новый элемент и заполните ключевые поля карточки:

1. Назначение начисления — выберите значение, относящееся к материальной помощи. Именно оно подключает к начислению нужную логику НДФЛ и взносов.
2. Код дохода НДФЛ — укажите 2760 для общей помощи или 2762 для помощи при рождении. Вычет (503 или 508) программа подтянет и будет применять автоматически по нарастающему итогу.
3. Страховые взносы — выберите вид дохода «Материальная помощь», облагаемая только в части превышения лимита. Для помощи при смерти или ЧС выбирают вариант «не являющаяся объектом обложения».
4. Способ отражения в учёте — счёт 91.02 «Прочие расходы», с признаком, что сумма не принимается к налоговому учёту.

Чтобы ничего не пропустить при первой настройке:

Пошаговое начисление в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП 3.1 для материальной помощи есть отдельный документ. Найдите его в разделе Зарплата: если в настройках начислений материальная помощь включена, в списке документов появится пункт с соответствующим названием. Если отдельного документа нет, помощь вводят через Зарплата → Разовые начисления.

Порядок действий:

1. Создайте документ, укажите месяц начисления и организацию.
2. Добавьте сотрудника и вид начисления материальной помощи из справочника.
3. Укажите сумму помощи по приказу. Если выплата связана с рождением ребёнка — отметьте количество детей, программе это нужно для контроля лимита 50 000 ₽.
4. Проверьте расчёт в табличной части: программа сама покажет необлагаемую часть, вычет и удержанный НДФЛ по сверхлимитной сумме.
5. Укажите дату выплаты — она определит период отражения дохода в 6-НДФЛ.
6. Проведите документ.

После проведения загляните в движения документа (Ещё → Движения документа или кнопка с иконкой отчёта в командной панели). Там видно начисленную сумму, базу НДФЛ и начисленные взносы — это быстрый способ убедиться, что лимит применился верно ещё до выплаты.

Начисление в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 3.0 с подключённым расчётом зарплаты отдельного документа материальной помощи нет — её проводят через начисление зарплаты. Путь: Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты.

Порядок:

1. Создайте документ за нужный месяц, подберите сотрудников.
2. У работника откройте колонку начислений и добавьте строку с видом «Материальная помощь», введите сумму.
3. На закладке НДФЛ проверьте, что доход отражён по коду 2760 или 2762, а необлагаемый вычет применён.
4. Проведите документ и выплатите помощь ведомостью (Зарплата и кадры → Ведомости в банк или Ведомости в кассу).

Если расчёт зарплаты в этой базе ведётся в отдельной программе 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию данные загружаются «Отражением зарплаты в учёте», то настраивать и начислять помощь нужно в ЗУП, а в Бухгалтерию придут только готовые проводки. Дублировать начисление в обеих базах не нужно.

Проводки и отражение в учёте

Материальная помощь работнику — прочий расход. Стандартный набор проводок выглядит так:

Несколько нюансов, из-за которых обычно расходятся данные:

• 🔸 Если помощь оказывают человеку, не состоящему в трудовых отношениях (бывшему работнику, члену семьи умершего), расчёты ведут не через счёт 70, а через 76 «Расчёты с прочими дебиторами и кредиторами».
• 🔸 Сумма на счёте 91.02 помечается как не принимаемая к налоговому учёту — в налоговом учёте по этому расходу возникает постоянная разница.
• 🔸 Взносы на сверхлимитную часть, наоборот, в расходах по прибыли учитываются, поэтому счёт 91.02 для них с признаком принятия к НУ.

Выплата, 6-НДФЛ и РСВ

После проведения начисления материальная помощь попадает в регламентированную отчётность автоматически, но сверить её стоит — именно здесь чаще всего всплывают ошибки в кодах и лимитах.

Что проверить в отчётах:

• 6-НДФЛ. Облагаемая часть помощи и удержанный налог попадают в раздел с суммами дохода и налога за период. Необлагаемая часть (в пределах 4000 ₽ или 50 000 ₽) отражается как вычет, а не исключается молча.
• РСВ (расчёт по страховым взносам). Полная сумма помощи показывается в составе выплат, а необлагаемая часть — в сумме, не подлежащей обложению. Если в РСВ сверхлимитная часть не обложилась, значит, в начислении неверно задан вид дохода по взносам.
• Персонифицированные сведения и данные для СФР формируются из тех же регистров, отдельно их заполнять не нужно.

Для самопроверки удобно открыть отчёт по НДФЛ и анализ взносов в разделе Налоги и взносы (в ЗУП — Отчётность, справки): там видно, какая часть помощи обложена, а какая ушла в вычет, по каждому работнику нарастающим итогом.

Отдельно о сроке уплаты НДФЛ. Налог с материальной помощи перечисляют в бюджет по общим правилам, которые действуют для всех доходов: исходя из даты фактической выплаты и установленных для перечисления сроков. В 1С сумма к уплате и срок попадают в раздел с налогами автоматически после проведения ведомости на выплату — отдельно рассчитывать их вручную не нужно, но дату выплаты в документах стоит указывать аккуратно, именно она определяет период.

Частые вопросы