Как оформить и начислить замещение временно отсутствующего работника в 1С ЗУП

Замещение временно отсутствующего работника в 1С ЗУП оформляют двумя документами в зависимости от того, как человек исполняет чужие обязанности. Если он полностью переходит на другую должность и не делает свою работу — это Кадровый перевод с флажком временного перевода. Если тянёт две должности сразу — это документ Совмещение должностей с доплатой. Доплата за совмещение облагается НДФЛ и взносами, её размер стороны определяют соглашением, а в программе она настраивается как плановое начисление: фиксированной суммой или процентом от оклада.

Выбор способа задаёт всё остальное: как начислится зарплата, что попадёт в табель и какие суммы уйдут в 6-НДФЛ и РСВ. Ниже — по шагам для 1С:ЗУП 3.1: когда какой документ, как настроить доплату, чтобы она считалась пропорционально отработанным дням, и где проверить итог.

Временный перевод или совмещение: что выбрать

Юридически замещение отсутствующего сотрудника оформляют одним из трёх вариантов, и каждый ведёт к своему документу в программе.

• 🔁 Временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ). Работник освобождается от своей должности и целиком выполняет работу отсутствующего. Своя зарплата на время перевода не начисляется — платят по новой должности.
• ➕ Совмещение должностей (ст. 60.2, 151 ТК РФ). Человек продолжает свою работу и дополнительно, в течение того же рабочего дня, выполняет обязанности отсутствующего за доплату.
• 👤 Исполнение обязанностей временно отсутствующего — частный случай совмещения из той же ст. 60.2. В 1С ЗУП отдельного документа под него нет, оформляется как совмещение.

Разница на практике простая: при переводе меняется должность и оклад, человек не делает прежнюю работу. При совмещении основная работа остаётся, сверху идёт только доплата. От этого зависит, какой документ создавать.

Как оформить временный перевод

Временный перевод делают документом Кадровый перевод. Путь: раздел Кадры → Приемы, переводы, увольнения → кнопка Создать → Кадровый перевод. В небольшой базе этот же документ доступен из карточки сотрудника.

Порядок заполнения:

1. Выберите сотрудника, который замещает, и дату начала перевода.
2. Установите флажок «Перевод временный» и укажите дату окончания либо условие «до выхода основного работника». Без флажка временного перевода 1С оформит перевод как постоянный, и по окончании замещения должность не вернётся сама — придётся делать ещё один документ.
3. На закладке с кадровыми данными укажите новую должность (должность отсутствующего работника) и подразделение.
4. На закладке с оплатой задайте начисления по новой должности. Прежние плановые начисления сотрудника на период перевода программа приостановит автоматически.
5. Проведите документ.

После окончания срока, указанного в документе, сотрудник автоматически возвращается на прежнюю должность с прежними начислениями — отдельный документ о возврате не нужен. Если основной работник вышел раньше, перевод завершают досрочно: в поле срока ставят фактическую дату выхода.

Настройка доплаты за совмещение должностей

Совмещение оформляют документом Совмещение должностей. Если документа нет в списке, включите функциональность: Настройка → Расчет зарплаты → установите флажок про использование совмещения (должностей). После этого документ появится в разделе Зарплата.

До первого оформления нужен вид начисления для доплаты. В типовой поставке ЗУП он обычно уже есть под названием вроде «Доплата за совмещение». Проверьте или создайте его в Настройка → Начисления:

• Назначение начисления — доплата за совмещение (или «за исполнение обязанностей»).
• Способ выполнения — ежемесячно, в течение указанного периода.
• Результат рассчитывается — выберите, как задаётся сумма: фиксированной величиной, процентом или по формуле.
• Начисление облагается НДФЛ (код дохода 2000, как оплата труда) и страховыми взносами в полном объёме — проверьте, что соответствующие флажки установлены.

Варианты, как задать размер доплаты:

В самом документе Совмещение должностей указывают сотрудника, совмещаемую должность, период и размер доплаты выбранным способом. Основной оклад сотрудника при этом не трогают — он продолжает начисляться как обычно.

Документ в 1С — следствие приказа, а не его замена. Сначала оформляют письменное согласие работника и приказ о совмещении с указанием поручаемой работы, срока и размера доплаты, и только затем вносят эти данные в программу. Дата документа Совмещение должностей и период доплаты должны совпадать с приказом — иначе при проверке начислений будут расхождения, которые придётся объяснять.

Расчёт доплаты пропорционально отработанному времени

Если сотрудник в период совмещения болел или брал отпуск, доплату за эти дни платить не нужно. Чтобы 1С сама пересчитала её по факту, вид начисления должен зависеть от отработанного времени.

Откройте вид начисления «Доплата за совмещение» и проверьте настройку расчёта:

• Для фиксированной суммы включите пересчёт пропорционально отработанному времени — тогда за месяц с пропусками программа начислит не полную сумму, а долю по отработанным дням.
• Для процента от оклада база (оклад) уже считается по отработанному времени, поэтому доплата-процент пересчитывается автоматически вместе с окладом.

Пример. Доплата за совмещение — 10 000 ₽ в месяц, в месяце 21 рабочий день. Сотрудник 5 дней был на больничном, отработал 16 дней.

10 000 ₽ ÷ 21 день × 16 дней = 7 619,05 ₽.

Именно эту сумму 1С начислит за месяц при включённом пересчёте по времени. Если пересчёт выключен, программа начислит все 10 000 ₽ независимо от больничного — это частая причина переплаты.

Для доплаты, заданной процентом от оклада замещаемого, расчёт идёт от его полного оклада, а не от фактической зарплаты отсутствующего. Пример: оклад отсутствующего — 60 000 ₽, доплата согласована как 40%. База — 60 000 ₽, доплата за полный месяц = 60 000 × 40% = 24 000 ₽. Если замещающий отработал 16 из 21 дня, к выплате пойдёт 24 000 ÷ 21 × 16 = 18 285,71 ₽. То, что сам отсутствующий был на больничном и получил меньше оклада, на доплату не влияет — считаем от оклада, а не от его выплат.

Выбирайте способ расчёта один раз и фиксируйте его в приказе теми же словами, что и в настройке вида начисления. Расхождение «в приказе процент, в 1С сумма» ведёт к тому, что при изменении оклада доплата не пересчитается, и её придётся править руками каждый раз.

Замещение и табель учёта рабочего времени

Совмещение не создаёт в табеле отдельных часов. Сотрудник выполняет две работы в пределах своего обычного рабочего дня, поэтому в табеле у него стоит привычная явка Я с его нормой часов. Отдельной строки или дополнительного времени за совмещаемую должность не появляется — это ключевое отличие от сверхурочных.

Что с этим делать в 1С:

• При совмещении табель замещающего не меняют. Доплата идёт не за дополнительное время, а за дополнительный объём работы в то же время.
• При временном переводе время отражается по новой должности — сотрудник так же отрабатывает норму, но уже как исполняющий другую работу.
• Табель отсутствующего работника ведут по факту его отсутствия: отпуск ОТ, больничный Б, командировка К и т. д. — тем документом, которым оформлено само отсутствие.

Отдельно «закрывать» совмещение в табеле не нужно: в документах учёта времени (Табель) и в расчёте зарплаты программа возьмёт норму замещающего и применит к ней и оклад, и доплату.

Как проверить начисленное замещение

После начисления зарплаты за месяц проверьте, что доплата попала в расчёт и обложена налогами. Пройдите по короткому списку:

Где смотреть суммы:

• Расчётный листок сотрудника (Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок) — видно и оклад, и доплату, и удержанный НДФЛ.
• Полный свод начислений — проверяют общую сумму доплат по подразделению.
• Анализ зарплаты по сотрудникам — удобно сверить, что по замещающему прошли и основная зарплата, и доплата.

В отчётности доплата за совмещение ведёт себя как обычная оплата труда: попадает в 6-НДФЛ по дате выплаты, в РСВ и в персонифицированные сведения о физлицах — отдельно выделять её не требуется. Главное, чтобы вид начисления был правильно настроен по НДФЛ и взносам: тогда во все отчёты суммы подтянутся сами при их заполнении.

Частые вопросы