Как начислить зарплату сотрудникам в 1С:ЗУП 3.1

Зарплата за месяц начисляется одним документом — Зарплата → Начисления → Начисление зарплаты и взносов. Внутри него программа сама подтянет оклады, премии, НДФЛ и взносы по каждому сотруднику. Задача расчётчика — закрыть месяц правильными данными до нажатия кнопки Заполнить: провести кадровые приказы, ввести отпуска и больничные, проверить графики работы.

Ниже — порядок начисления заработной платы в 1С:ЗУП 3.1 от подготовки базы до выплаты и переноса проводок в бухгалтерию. Пути меню даны для актуального интерфейса «Такси». Расчёт выполняется помесячно: сначала межрасчётные документы (отпуска, больничные, премии), затем основное начисление в конце месяца.

С чего начать: проверка кадровых данных

Неверная зарплата почти всегда растёт из кадрового учёта, а не из ошибки расчёта. Поэтому перед начислением пройдите по базе.

• 👤 Сотрудники приняты и имеют плановые начисления. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения. У каждого работника должен быть оклад или тариф, иначе в начисление он попадёт с нулём.
• 📅 Графики работы заданы. Настройка → Графики работы сотрудников. Если график не заполнен на текущий месяц, норма времени посчитается неверно.
• 🔁 Кадровые изменения месяца проведены: переводы, изменения оклада, совмещения. Непроведённый приказ о повышении оклада — самая частая причина недоплаты.
• 🏖 Все отсутствия введены (об этом следующий раздел).

Ввод отработанного времени, отпусков и больничных

В ЗУП 3.1 время по умолчанию берётся из графика работы: отработал сотрудник по графику — в основном начислении автоматически встанет полный оклад. Вручную табель вводить не нужно, если нет отклонений.

Отклонения оформляются отдельными документами до основного начисления:

• 🏖 отпуск — Зарплата → Отпуска (или Кадры → Все отсутствия);
• 🤒 больничный — Зарплата → Больничные листы (данные приходят из СФР через электронный больничный);
• ✈️ командировка, отгул, прогул, неявка — Кадры → Все отсутствия;
• ⏱ сверхурочные, работа в выходной, ночные — Зарплата → Работа сверхурочно, Работа в выходные и праздники.

Каждый такой документ сам рассчитает сумму (например, отпускные по среднему заработку) и «вырежет» эти дни из нормы времени. При начислении оклада за них уже не заплатят повторно.

Если учёт ведётся по фактически отработанному времени (сменный график, сдельщики), используйте документ Зарплата → Табель — он вводит часы по дням вручную.

Документ «Начисление зарплаты и взносов»: пошагово

Это основной документ месяца. Он считает оклады, надбавки, НДФЛ и страховые взносы в одной форме.

1. Откройте Зарплата → Начисления → Начисление зарплаты и взносов и создайте новый документ.
2. Укажите месяц начисления и организацию. Дата документа — последний день месяца.
3. Нажмите Заполнить. Программа подберёт сотрудников, их плановые начисления, отработанное время по графику и уже введённые отсутствия.
4. На вкладке «Начисления» проверьте суммы: оклад за фактические дни, доплаты, премии. Красным подсвечиваются строки с предупреждениями.
5. Вкладка «НДФЛ» — удержанный налог по каждому работнику. Вкладка «Взносы» — страховые взносы по организации.
6. Проверьте итоги внизу формы: начислено, удержано НДФЛ, к выплате.
7. Нажмите Провести и закрыть.

На вкладке «Начисления» можно нажать на сумму сотрудника и открыть детальный расчёт — видно, из чего она сложилась: сколько дней отработано, как применились надбавки. Это первое место, куда смотреть при расхождении.

Как считается НДФЛ и удержания

НДФЛ ЗУП рассчитывает автоматически внутри документа начисления, но суммы стоит понимать, чтобы ловить ошибки.

Базовая ставка для резидентов — 13%. С 2025 года действует прогрессивная шкала: с суммы годового дохода сверх порога ставка растёт.

Повышенная ставка применяется только к той части дохода, которая превысила порог, а не ко всей сумме.

Стандартные вычеты на детей уменьшают налоговую базу. Чтобы они применились, у сотрудника должно быть проведено заявление: Налоги и взносы → Заявления на вычеты → Заявление на вычеты по НДФЛ. Без заявления программа вычет не поставит, даже если дети указаны в личных данных.

Вычет на детей действует, пока годовой доход сотрудника нарастающим итогом не превысил установленный НК РФ предел. Как только доход переходит порог, со следующего месяца вычет перестаёт применяться — ЗУП отслеживает это сам. Размеры вычетов по количеству детей и на ребёнка-инвалида программа подставляет по действующим ставкам из указанного заявления, поэтому важно держать заявление в актуальном состоянии: родился ещё один ребёнок — заводится новое заявление.

Прочие удержания настраиваются отдельно:

• 💳 алименты и исполнительные листы — Зарплата → Алименты и другие удержания (документ Исполнительный лист);
• 🏦 удержание по займу сотруднику — на основании договора займа;
• ⚖️ удержание за неотработанные дни отпуска, недостачу — отдельными документами удержаний.

Все удержания уменьшают сумму к выплате, но не трогают налоговую базу (кроме случаев, прямо указанных в НК РФ).

Формирование ведомостей и выплата зарплаты

После начисления деньги нужно выплатить и зафиксировать это в базе — только тогда НДФЛ считается удержанным и попадёт в отчётность.

Ведомость создаётся под способ выплаты:

• 🏦 на карты по зарплатному проекту — Зарплата → Ведомости в банк;
• 💵 через кассу — Зарплата → Ведомости в кассу;
• 💳 на личные счета сотрудников — Ведомости на счета.

Порядок по шагам:

1. Создайте ведомость, укажите месяц, вид выплаты (Зарплата за месяц, Аванс, Отпуск, Больничный).
2. Нажмите Заполнить — подтянутся сотрудники с суммами к выплате.
3. Проверьте суммы и проведите документ.
4. Для зарплатного проекта выгрузите файл для банка кнопкой Выгрузить файл или отправьте реестр прямо из программы, если подключён 1С:ДиректБанк.
5. После фактической выплаты ведомость подтверждает факт удержания НДФЛ.

Аванс (зарплата за первую половину месяца) выплачивается такой же ведомостью с видом Аванс. В ЗУП 3.1 аванс можно считать фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за фактически отработанную первую половину месяца — способ задаётся в карточке сотрудника или в настройках организации.

Удержанный при выплате НДФЛ организация перечисляет в бюджет в составе единого налогового платежа, а в ведомости и отчётах по НДФЛ программа фиксирует дату удержания — она определяется датой выплаты, а не датой начисления. Поэтому держите даты ведомостей корректными: сдвиг даты выплаты меняет период, в который налог попадёт в уведомление.

Отражение зарплаты в бухгалтерском и налоговом учёте

ЗУП сам по себе проводок не делает — учёт ведётся в 1С:Бухгалтерии. ЗУП готовит данные, а проводки формируются уже на стороне БП после синхронизации.

Порядок такой:

1. В ЗУП создайте Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте. Документ сгруппирует начисления по способам отражения (счёт затрат, подразделение).
2. Настройте способы отражения заранее: Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте и привяжите их к начислениям и подразделениям.
3. Выполните синхронизацию с 1С:Бухгалтерией (Администрирование → Синхронизация данных).
4. В БП данные примутся документом «Отражение зарплаты в бухучёте», который и создаст проводки.

Типовые проводки после переноса в бухгалтерию:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, в каком подразделении работает сотрудник и как настроен способ отражения. Страховые взносы с 2023 года уплачиваются единым тарифом и отражаются на счёте 69 по субсчетам.

Чем проверить начисление перед выплатой

Прежде чем выгружать ведомость, сверьте расчёт отчётами. Все они в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате.

• 📄 Расчётный листок — детализация по одному сотруднику: что начислено, что удержано, сколько к выплате. Первое, что показывают работнику при вопросе «почему столько».
• 📊 Полный свод начислений, удержаний и выплат — сводная картина по организации за месяц. Удобно ловить аномалии: нулевые суммы, резкие отклонения.
• 📋 Анализ зарплаты по сотрудникам — разрез по подразделениям и видам начислений, помогает понять структуру ФОТ.
• 🧾 Расчётная ведомость (Т-51) и Анализ взносов в фонды — для сверки с бухгалтерией и отчётностью.

Практический приём: сравните итог «Начислено» с предыдущим месяцем. Если без явных причин (приём, увольнение, премия) сумма скакнула — ищите непроведённый приказ или задвоенное начисление. Второй приём — свести НДФЛ из документа начисления с суммой, которая уйдёт в уведомление по ЕНП: расхождение означает, что не все ведомости проведены.

Отпускные и больничные стоит проверять по среднему заработку. ЗУП считает средний автоматически, но если в базу недавно переносили данные или правили начисления прошлых периодов, средний может «недобрать» месяцы. Откройте расчёт среднего заработка прямо в документе отпуска — там видно, какие месяцы и суммы вошли в базу.

Частые ошибки при начислении зарплаты

Эти ситуации расчётчики ловят чаще всего — проверьте себя по ним до закрытия месяца.

• ❌ Начислили оклад поверх отпуска. Отпуск введён после основного начисления, дни не «вырезались». Решение — вводить все отсутствия до начисления зарплаты.
• ❌ Не применился вычет на детей. Нет проведённого заявления на вычеты. Личные данные о детях сами по себе вычет не дают.
• ❌ НДФЛ не считается удержанным. Начисление провели, а ведомость на выплату — нет. Удержанный НДФЛ фиксируется именно ведомостью.
• ❌ Непроведённый приказ о повышении оклада. Сотрудник получил старую сумму. Проверяйте кадровые документы месяца.
• ❌ Пустой график работы. Норма времени посчиталась неверно, оклад «съехал». График должен быть заполнен на расчётный месяц.