Начисление пособия по беременности и родам в 1С ЗУП

Декретные в 1С ЗУП 3.1 оформляют одним документом — Зарплата → Больничные листы, причина нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам». Пособие программа рассчитывает из среднего заработка за два календарных года, но платит его сотруднице напрямую СФР, а не работодатель. Задача бухгалтера — правильно ввести электронный больничный, проверить расчёт и вовремя ответить на запрос фонда.

Пособие по беременности и родам (БиР) не облагается НДФЛ и страховыми взносами и выплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа. Ниже — как провести его в программе от карточки сотрудницы до обмена с СФР, где чаще всего ошибаются и какие периоды можно заменить, чтобы пособие вышло больше.

Что проверить в карточке сотрудницы перед расчётом

До ввода больничного откройте карточку в разделе Кадры → Сотрудники и сверьте данные, от которых зависит сумма пособия.

• 📅 Дата приёма на работу. От неё считается страховой стаж. Если он меньше 6 месяцев, пособие за полный календарный месяц не превысит МРОТ.
• 💰 Начисления за два предыдущих года. Пособие берётся из заработка, облагавшегося взносами. Если сотрудница работает в организации давно, все суммы уже в базе.
• 🗺️ Районный коэффициент. Для сотрудниц со стажем менее 6 месяцев он увеличивает «потолок» из МРОТ. Коэффициент задаётся в настройках организации или подразделения.
• 🧾 Реквизиты для выплаты. Пособие платит СФР напрямую, поэтому у сотрудницы должны быть актуальные банковские реквизиты или данные для почтового перевода.

Расчётный период для декретных — два полных календарных года перед годом начала отпуска. Если отпуск начинается в текущем году, в расчёт идут два предшествующих ему года целиком.

Ввод заработка с прошлых мест работы

Если сотрудница устроилась недавно, её заработок за расчётный период был у другого работодателя. Без этих данных пособие занизится.

Раньше новый работник приносил справку по форме 182н. С 2023 года эта справка отменена: сведения о заработке для пособий СФР берёт из своей базы — из персонифицированной отчётности прежних работодателей (РСВ, ЕФС-1).

Тем не менее в 1С ЗУП остаётся документ Кадры → Справки для расчёта пособий (входящие). Он нужен в двух случаях:

1. Сотрудница принесла справку за периоды до 2023 года, которых нет в базе СФР.
2. Вы хотите увидеть корректную сумму прямо в программе — для контроля и для заявления о замене лет.

В документе укажите страхователя (прежнего работодателя), годы и суммы заработка по каждому году в пределах предельной базы. После проведения эти суммы подхватятся при расчёте больничного.

Оформление больничного по беременности и родам

С 2022 года листки нетрудоспособности только электронные (ЭЛН). Бумажный бланк от сотрудницы не ждите — нужен лишь номер ЭЛН, который формирует женская консультация.

Порядок действий:

1. Откройте Зарплата → Больничные листы и нажмите Создать.
2. Выберите сотрудницу. Нажмите кнопку получения данных из СФР и введите номер ЭЛН. Программа запросит больничный через сервис «1С‑Отчётность» и заполнит даты и причину автоматически.
3. Проверьте, что причина нетрудоспособности — «(05) Отпуск по беременности и родам», а не обычное заболевание. От этого зависит и расчёт, и то, что пособие целиком за счёт фонда.
4. Сверьте период освобождения. Стандартная продолжительность отпуска:

5. Проведите документ. Программа рассчитает сумму пособия и покажет её в форме.

Если данные по ЭЛН не подтягиваются, проверьте настройку Отчётность, справки → Настройки обмена с ФСС/СФР и наличие действующей электронной подписи. До появления ответа от фонда даты можно заполнить вручную по сведениям сотрудницы, а затем обновить по номеру ЭЛН.

При осложнённых родах женская консультация после родов выдаёт дополнительный ЭЛН на 16 дней (отпуск удлиняется со 140 до 156 дней). В программе его оформляют отдельным больничным как продолжение — с той же причиной «(05)» и ссылкой на первичный листок. Отдельно пересчитывать средний заработок не нужно: он берётся тот же, что и в первичном документе.

Как программа считает пособие: средний заработок и стаж

Нажмите на значок расчёта (карандаш) рядом с суммой начисления — откроется форма Расчёт среднего заработка. Здесь видно, из чего сложилось пособие.

Логика расчёта:

• Берётся заработок за два года, облагавшийся взносами, в пределах предельной базы каждого года.
• Сумма делится на число календарных дней в периоде (730, 731 или 732 для високосного) за вычетом исключаемых дней. Это важное отличие пособия по БиР от обычного больничного: у обычного делитель всегда 730, а здесь — фактические дни минус исключения.
• Исключаемые периоды — прошлые больничные, прежние отпуска по БиР и по уходу за ребёнком, освобождения от работы с сохранением зарплаты, если на неё не начислялись взносы.
• Полученный средний дневной заработок умножается на число дней отпуска.

Про стаж частая путаница: на процент пособия по БиР он не влияет — оно всегда 100% среднего заработка. Стаж важен только для одного порога: если страховой стаж меньше 6 месяцев, пособие за полный месяц не может быть больше МРОТ (с учётом районного коэффициента). Поэтому в форме расчёта проверьте поле стажа — программа подставляет его из кадровых данных.

Средний дневной заработок ограничен сверху: он не может превышать сумму предельных баз за два года, делённую на 730. Ориентировочно максимум пособия за 140 дней составляет около 790–800 тыс. руб. — но предельные базы индексируются ежегодно, поэтому точную цифру смотрите по действующим значениям. Минимум считается из МРОТ, который тоже меняется каждый год.

Разберём расчёт на числах. Пусть заработок сотрудницы за два года — 900 000 и 1 100 000 руб. (оба в пределах баз), а в периоде был один больничный на 20 дней:

• суммарный заработок: 900 000 + 1 100 000 = 2 000 000 руб.;
• календарных дней в периоде: 731 − 20 = 711;
• средний дневной заработок: 2 000 000 ÷ 711 = 2 812,94 руб.;
• пособие за 140 дней: 2 812,94 × 140 = 393 811,60 руб.

Полученную сумму программа сверяет с минимумом по МРОТ и максимумом по предельным базам. Если средний дневной оказался меньше минимального или больше максимального, в расчёт пойдёт граничное значение — именно поэтому в форме расчёта видны обе контрольные величины.

Замена лет расчётного периода

Если в одном или обоих расчётных годах сотрудница уже была в отпуске по БиР или по уходу за ребёнком, заработка почти нет и пособие получится маленьким. В этом случае по её заявлению можно заменить год (или оба) на ближайшие предшествующие, если так пособие выйдет больше.

В форме расчёта среднего заработка есть переключатель замены лет — укажите годы из заявления. Программа пересчитает сумму. Менять можно только на непосредственно предшествующие годы и только когда это увеличивает пособие — иначе фонд замену не примет.

Пример: сотрудница уходит в декрет, а оба расчётных года она была в отпуске по уходу за первым ребёнком — заработка почти нет, пособие уйдёт в минимум по МРОТ. По заявлению эти годы заменяют на два года до первого декрета, когда она работала и получала полную зарплату. Средний заработок считается по ним — и пособие вырастает в несколько раз. Заявление о замене прикладывают к сведениям для СФР.

Прямые выплаты СФР и обмен через СЭДО

Во всех регионах действуют прямые выплаты: пособие по БиР сотруднице перечисляет СФР напрямую, а не работодатель. С 2022 года порядок проактивный (беззаявительный) — фонд сам инициирует назначение по полученному ЭЛН.

Как это работает на стороне программы:

1. Женская консультация открывает ЭЛН → СФР получает его автоматически.
2. СФР через систему электронного документооборота (СЭДО) направляет работодателю запрос сведений о застрахованном лице.
3. Работодатель отвечает на запрос через СЭДО: подтверждает период, стаж, районный коэффициент, при необходимости — реквизиты для выплаты.
4. СФР назначает и выплачивает пособие сотруднице напрямую.

Входящие запросы и ответы на них в 1С ЗУП находятся на рабочем месте СЭДО — через Отчётность, справки. Когда приходит запрос по вашей сотруднице, откройте его, проверьте подставленные данные и отправьте ответ.

Заявление от сотрудницы в общем случае не требуется — достаточно того, что она открыла ЭЛН и у работодателя есть её реквизиты. Отдельные реквизиты для выплаты могут понадобиться, если фонд их запросит.

Что попадает в бухгалтерский учёт при прямых выплатах

Здесь главное, что отличает декретные от обычной зарплаты и больничного: при прямых выплатах работодатель пособие по БиР не начисляет к выплате и проводок по нему не делает. Деньги идут от СФР к сотруднице мимо расчётного счёта организации.

Что это значит на практике:

• В расчётном листке сумма пособия показывается справочно, к выплате через организацию — ноль.
• В синхронизации ЗУП с «1С:Бухгалтерией» сумма пособия по БиР не формирует бухгалтерскую проводку. В документе «Отражение зарплаты в бухучёте» её не будет.
• Раньше, до прямых выплат, пособие проводилось как Дт 69.01 Кт 70. Сейчас этой проводки нет — не ищите её и не создавайте вручную.

У обычного больничного первые три дня оплачивает работодатель (проводка на счёт затрат есть), а с четвёртого — фонд. У пособия по беременности и родам дней за счёт работодателя нет вообще: все дни оплачивает СФР. Поэтому в учёте организации по декретным движений по начислению пособия не возникает.

Единственное, что остаётся на работодателе и отражается в учёте, — это сохранение рабочего места, кадровый приказ об отпуске и исключение сотрудницы из обычного начисления зарплаты на период отпуска. Начисленная зарплата за этот период не идёт, потому что дни закрыты отпуском по БиР.

Частые ошибки при начислении декретных

• ❌ Выбрали не ту причину нетрудоспособности. Если вместо «(05) Отпуск по беременности и родам» стоит обычное заболевание, расчёт и порядок оплаты будут неверными.
• ❌ Удержали НДФЛ с пособия. Пособие по БиР не облагается НДФЛ и взносами. Если в расчёте появился налог — проверьте вид начисления и причину в больничном.
• ❌ Попытались выплатить пособие через организацию. При прямых выплатах это приведёт к задвоению: платит фонд, не работодатель.
• ❌ Не ввели заработок за старые периоды. Для стажа и периодов до 2023 года, которых нет в базе СФР, нужна входящая справка — иначе сумма занизится.
• ❌ Пропустили выгодную замену лет. Если расчётные годы «пустые» из-за прежнего декрета, без замены пособие уйдёт в минимум.
• ❌ Не ответили на запрос СФР через СЭДО в срок. Фонд не сможет назначить пособие вовремя, и выплата задержится.

Частые вопросы