Суточные в 1С: нормы, расчёт, НДФЛ и взносы, проводки

Суточные не облагаются НДФЛ и взносами в пределах 700 ₽ за день командировки по России и 2500 ₽ за день за границей. Сам размер суточных компания назначает сама — хоть 1000, хоть 1500 ₽, — но всё, что выше лимита, попадает под НДФЛ и страховые взносы. Отсюда главная путаница: «начислить суточные » в 1С — это не одно действие.

Выплачивают суточные подотчётнику через авансовый отчёт (счёт 71) — это делают в 1С:Бухгалтерии. А вот налоги с суммы сверх нормы считает зарплатный контур — 1С:ЗУП или модуль зарплаты в самой Бухгалтерии. Поэтому ниже разберём оба места: где суточные учитываются как расход и где с них удерживается налог.

Разберём нормы, оформление командировки, расчёт среднего заработка за дни поездки, начисление НДФЛ и взносов со сверхнормативной части, проводки и отражение в отчётности.

Нормы суточных: что не облагается, а что идёт под налоги

Необлагаемые пределы закреплены в Налоговом кодексе и не меняются от года к году:

• 💰 700 ₽ в сутки — командировки по территории РФ;
• 🌍 2500 ₽ в сутки — загранкомандировки;
• 🧮 всё, что компания платит сверх этих сумм, — облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Размер суточных работодатель устанавливает сам в локальном акте (положении о командировках, коллективном договоре или приказе). Ограничения «сверху» нет — можно платить 1200 ₽ за день по России. Просто 500 ₽ разницы за каждый день станут доходом работника для НДФЛ и базой для взносов.

Суточные положены за каждый календарный день командировки: рабочие дни, выходные, праздники и дни в пути. Основание для выплаты — приказ о направлении в командировку и фактический срок поездки. Чеки и документы на суточные не нужны: это компенсация дополнительных расходов, а не возмещение по подтверждающим документам. В отличие от проезда и проживания, которые возмещают строго по чекам и билетам.

Посчитайте необлагаемую часть и налог со сверхнормативных суточных:

Где в 1С оформляют суточные: авансовый отчёт и командировка

Выплата суточных — это расчёты с подотчётным лицом. В 1С:Бухгалтерии порядок такой:

1. Выдаём аванс на командировку — документ Банк и касса → Выдача наличных (РКО) или Списание с расчётного счёта с видом операции «Выдача подотчётному лицу». Проводка Дт 71.01 Кт 50/51.
2. Работник возвращается и сдаёт документы. Оформляем Банк и касса → Авансовые отчёты.
3. На вкладке авансового отчёта с прочими расходами вносим сумму суточных по норме, указываем счёт затрат (26, 44, 20 — смотря где работает сотрудник).

Суточные в авансовом отчёте не требуют чеков и билетов — их начисляют расчётным путём: число дней командировки умножается на дневную ставку из положения.

Если учёт зарплаты ведётся в отдельной базе 1С:ЗУП, то в ней оформляют документ Зарплата → Командировки (или Кадры → Командировки в зависимости от настроек). Он нужен для двух задач:

• 📅 зафиксировать период отсутствия сотрудника;
• 📊 рассчитать средний заработок за дни командировки (за дни поездки платят не оклад, а средний заработок — ст. 167 ТК РФ).

Сами суточные документ «Командировка» в ЗУП не выплачивает. Он считает средний заработок за дни поездки. Суточные идут через подотчёт (авансовый отчёт), а в зарплатный контур попадает только их сверхнормативная часть — для налогов.

Расчёт среднего заработка за дни командировки

Документ Командировка в ЗУП 3.1 заполняется так:

1. Укажите сотрудника, даты начала и окончания поездки — программа сама определит количество календарных и рабочих дней.
2. Проверьте, что на вкладке с оплатой стоит расчёт по среднему заработку.
3. Проведите документ. На закладке с расчётом видно сумму среднего заработка за дни командировки и расчётную базу за 12 месяцев.

Средний заработок считается по общим правилам: берётся заработок за 12 календарных месяцев перед месяцем командировки, делится на отработанные дни. Если сотрудник отработал меньше года — за фактический период. В расчётную базу входят оклад, надбавки и премии, учтённые по правилам положения об оплате труда, а исключаются выплаты за периоды, когда сотрудник уже сохранял средний заработок (отпуск, предыдущие командировки, больничные).

Если за расчётный период в компании прошло повышение окладов, ЗУП автоматически применяет коэффициент индексации среднего заработка — проверьте, что настройка индексации заполнена, иначе средний будет занижен.

Проверьте перед проведением документа:

• 👤 правильно ли подобран сотрудник и его основное место работы;
• 📅 совпадают ли даты командировки с приказом;
• 🧮 нет ли в расчётном периоде месяцев с нулевым заработком, которые исказят средний;
• 💼 выбран ли нужный способ оплаты — средний заработок, а не оклад за эти дни.

Начисление НДФЛ и взносов со сверхнормативных суточных

Если компания платит больше 700 (или 2500) ₽ в день, разницу нужно обложить. Порядок зависит от того, где ведётся зарплата.

В 1С:Бухгалтерии с модулем зарплаты. Сверхнормативные суточные вносят отдельным начислением. Создайте вид начисления в разделе Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления с признаком обложения НДФЛ и взносами, затем отразите сумму разницы документом разового начисления.

В 1С:ЗУП. Заведите начисление для сверхнормативных суточных в Настройка → Начисления с галочками «Облагается НДФЛ» и «Облагается страховыми взносами». Код дохода для НДФЛ — 2017 (суточные сверх необлагаемых норм). Сумму разницы начисляют документом разового начисления в месяце, когда утверждён авансовый отчёт.

Ключевой момент — дата дохода:

• 📆 Для НДФЛ доход со сверхнормативных суточных признаётся в последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).
• 💵 Удержать НДФЛ нужно с ближайшей денежной выплаты — обычно из зарплаты.
• 🧾 Страховые взносы начисляются в том же месяце утверждения авансового отчёта.

Пример. Сотрудник был в командировке по России 4 дня, суточные по приказу — 1200 ₽/день. Выплачено 4 × 1200 = 4800 ₽. Необлагаемая часть — 4 × 700 = 2800 ₽. Сверхнормативная часть — 4800 − 2800 = 2000 ₽. С этих 2000 ₽ удержат НДФЛ 2000 × 13 % = 260 ₽ и начислят страховые взносы по тарифу организации.

Порядок действий в программе сводится к трём шагам:

1. Провести авансовый отчёт в Бухгалтерии — вся сумма суточных (4800 ₽) идёт в расходы.
2. Начислить сверхнормативную часть (2000 ₽) документом разового начисления в зарплатном контуре — с обложением НДФЛ и взносами.
3. Удержать НДФЛ при ближайшей выплате зарплаты и проверить, что взносы попали в базу текущего месяца.

Проводки по суточным

Суточные в пределах нормы отражаются как командировочные расходы:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) выбирают по подразделению и характеру работы командированного: производство — 20/25, управленцы — 26, торговля — 44.

Налоговые нюансы и превышение лимита

Несколько ситуаций, где легко ошибиться:

• 🚗 Однодневная командировка по России. Суточные по закону не положены (п. 11 Постановления № 749). Если компания всё же платит сумму взамен суточных, её безопаснее облагать НДФЛ и взносами полностью — необлагаемого лимита 700 ₽ здесь нет.
• ✈️ Однодневная командировка за границу. Суточные выплачивают в размере 50 % нормы — необлагаемый лимит составит 2500 × 50 % = 1250 ₽.
• 🗓 День приезда и отъезда. Считаются как дни нахождения в командировке, суточные за них положены. День пересечения границы при загранкомандировке: день выезда из РФ — по «заграничной» норме, день въезда обратно — по «российской».
• 💱 Суточные в валюте. Для расчёта необлагаемого лимита валютные суточные пересчитывают в рубли по курсу ЦБ на дату выплаты (для НДФЛ — на последний день месяца утверждения отчёта).
• 🔁 Продление или отмена командировки. Если срок поездки изменился, пересчитайте суточные по фактическому числу дней. В 1С для этого корректируют документ «Командировка» и повторно проводят авансовый отчёт — число дней подставляется заново.

Частая ошибка — не обложить разницу, когда суточные выше 700 ₽. Налоговая выявляет это при проверке 6-НДФЛ и РСВ. Если суточные по приказу выше необлагаемого лимита, сверхнормативная часть должна попасть в базу по НДФЛ и взносам — проверьте это до сдачи отчётности.

Отражение в отчётности: 6-НДФЛ и РСВ

Проверьте, что суммы корректно встали в отчёты:

1. 6-НДФЛ. Сверхнормативные суточные входят в доход с кодом 2017. Проверьте в ЗУП отчёт Налоги и взносы → 6-НДФЛ — сумма должна появиться в том периоде, на последний день месяца утверждения авансового отчёта.
2. РСВ и персонифицированные сведения. Сверхнормативная часть включается в базу по страховым взносам. Средний заработок за дни командировки также входит в базу полностью.
3. Контроль. В ЗУП удобно сверять суммы отчётом Налоги и взносы → Анализ НДФЛ по месяцам и расчётными листками — там видно и средний заработок, и сверхнормативные суточные отдельными строками.

Если суточные не выходили за лимит, в 6-НДФЛ и РСВ по ним ничего не отражается — необлагаемые суммы в отчётность по НДФЛ и взносам не попадают. В базу встаёт только средний заработок за дни командировки и сверхнормативная часть суточных. Поэтому расхождение между начисленной зарплатой и облагаемой базой — нормальная ситуация, когда в периоде были командировки с суточными в пределах нормы.

Проверьте порядок начисления по шагам:

Частые вопросы