Ищем контрагента-поставщика в базе 1С по названию, ИНН и документам

Быстрее всего найти поставщика в 1С так: откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты (Бухгалтерия 3.0) и начните набирать часть названия или ИНН в строке поиска над списком. Программа отфильтрует строки, в которых есть набранный текст. Если не помните ни названия, ни ИНН, ищите через документы поступления или через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60.

Способов несколько, и выбирают их по тому, что известно о поставщике. Помните кусок названия — хватит строки поиска. Есть только ИНН или номер счёта-фактуры — помогут расширенный поиск и полнотекстовый поиск. Знаете, что покупали, но забыли у кого, — идите от документов. Поставщик «пропал» из списка — проверяйте пометку удаления, группы и права доступа .

С чего начать: какой способ поиска поставщика выбрать

Сначала сопоставьте, что у вас есть на руках, со способом поиска.

Пути по конфигурациям, которые встречаются чаще всего:

В Бухгалтерии отдельного справочника «Поставщики» нет: покупатели, поставщики и прочие контрагенты лежат в одном списке. Роль определяет договор — у поставщика это договор с видом «С поставщиком».

В Управлении торговлей 11 два уровня. Партнёр — это «бизнес-сторона», с которой вы работаете. Контрагент — конкретное юрлицо или ИП этого партнёра, на которое оформлены документы. Если по названию фирмы ничего не находится в партнёрах, ищите в контрагентах, и наоборот.

Глобальный поиск по всей базе из шапки окна

В интерфейсе «Такси» в правой части заголовка окна есть поле поиска с лупой. Это глобальный поиск: он ищет не в одном списке, а сразу по командам меню, по справочникам и документам.

Как пользоваться:

1. Щёлкните по полю поиска в шапке окна программы.
2. Введите название поставщика или его ИНН, например 7701234567.
3. Нажмите Enter.
4. В результатах будут разделы: команды интерфейса, найденные данные. Откройте нужный элемент двойным щелчком.

Глобальный поиск по данным работает через полнотекстовый индекс. Если индекс выключен или давно не обновлялся, свежие контрагенты в результаты не попадут.

Где включается полнотекстовый поиск в Бухгалтерии 3.0: Администрирование → Общие настройки, блок про полнотекстовый поиск (в некоторых релизах — в разделе Администрирование → Обслуживание). Там включают использование поиска и обновляют индекс.

Поиск поставщика прямо в справочнике контрагентов

Это основной способ, им пользуются 9 раз из 10.

Строка поиска над списком

1. Откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты.
2. Поставьте курсор в поле поиска в правой части командной панели списка или нажмите Ctrl+F.
3. Наберите часть названия: «ромаш», а не «ООО Ромашка-Трейд».
4. Список сократится до строк, где встречается этот фрагмент.
5. Чтобы снова видеть всех, очистите поле крестиком.

Строка поиска ищет по видимым колонкам списка. Если колонки ИНН в списке нет, поиск по ИНН через эту строку может ничего не дать. Колонку легко вернуть: Еще → Изменить форму и отметьте нужное поле.

Почему не находится «ООО Ромашка»

Самые частые причины:

• 🔤 Название в базе записано иначе: Ромашка ООО, ООО "Ромашка", Ромашка, ООО. Ищите по корню слова без организационно-правовой формы.
• 🔡 Буква «ё» и «е»: «Пётр» и «Петр» — разные строки.
• 🌐 Латиница вместо кириллицы в отдельных буквах: «С», «О», «А», «Р» выглядят одинаково. Так бывает после загрузки из банка или из файла.
• 📁 Иерархический режим: вы стоите внутри группы, а поставщик лежит в другой.

Быстрый переход по первым буквам

Если в списке стоит курсор и вы начнёте печатать без открытия поиска, программа тоже включит поиск по набранному тексту. Удобно, когда руки уже на клавиатуре.

Как найти поставщика по ИНН

ИНН — самый надёжный ключ. Название может быть записано пятью способами, а ИНН один.

Расширенный поиск по колонке

1. В списке контрагентов выделите любую строку.
2. Нажмите Alt+F или выберите Еще → Расширенный поиск.
3. В поле «Где искать» выберите «ИНН».
4. В поле «Что искать» введите ИНН полностью или частично.
5. Выберите вариант сравнения: «по части строки», «по началу строки» или «точное совпадение».
6. Нажмите «Найти».

Поиск по точному совпадению ИНН 10 знаков для юрлица или 12 знаков для ИП даёт одну строку. Если строк две — в базе дубль.

Ввод ИНН в новой карточке

Бывает, что бухгалтер не нашёл поставщика и начинает создавать нового. При вводе ИНН в карточке Бухгалтерия 3.0 проверяет, нет ли уже контрагента с таким ИНН, и предупреждает о дубле. Это не поиск в чистом виде, но страховка от второй копии той же фирмы.

Если подключена интернет-поддержка, в карточке нового контрагента реквизиты заполняются по ИНН из открытых данных ФНС. Сверьте наименование, КПП и адрес с документами поставщика — этого достаточно, чтобы убедиться, что это та самая организация.

Если у поставщика несколько КПП

У одной организации может быть головное подразделение и обособленные с разными КПП. В базе это часто разные элементы справочника с одним ИНН. Ищите по ИНН и смотрите колонку КПП: нужен тот, что указан в счёте-фактуре или УПД.

Поиск поставщика по истории документов

Когда помните только, что покупали, но не у кого, ищите от документов.

Через список поступлений

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Отберите период. Удобно начать с квартала, в котором была покупка.
3. В строке поиска наберите сумму, номер входящего документа или слово из комментария.
4. Колонка «Контрагент» покажет, у кого покупали. Двойной щелчок по документу, затем по полю контрагента — откроется карточка.

Если покупка была без документа поступления, а только оплачена, проверьте Банк и касса → Банковские выписки. В строке поиска журнала выписок работает поиск по сумме и назначению платежа.

Через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60

Этот способ показывает всех, с кем были расчёты как с поставщиками.

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите счёт 60 и период.
3. Нажмите «Сформировать».
4. Отчёт выведет контрагентов, по которым были обороты или остаток.
5. Двойной щелчок по сумме откроет расшифровку с документами.

Через карточку товара

Если известна номенклатура, сформируйте карточку счёта 41 (или 10 для материалов) по этой позиции за период. В строке поступления будет документ, а в нём — поставщик.

Группы, отборы и сортировка в списке поставщиков

Длинный справочник проще разбирать, когда он разложен по группам: «Поставщики товаров», «Услуги», «Аренда», «Бюджет».

Режимы просмотра

В списке откройте Еще → Режим просмотра. Доступны варианты:

Если поставщика не видно, в первую очередь переключитесь в режим «Список» — тогда строка поиска ищет по всему справочнику, а не в текущей папке.

Отбор и сортировка

• 🔽 Щёлкните по заголовку колонки — список отсортируется по ней. Повторный щелчок меняет направление.
• 🎯 Щёлкните правой кнопкой по значению в ячейке и выберите поиск по этому значению: список покажет все строки с тем же ИНН, той же группой или тем же городом.
• 🧩 Расширенный поиск (Alt+F) можно применить несколько раз подряд по разным колонкам: сначала по наименованию, затем по ИНН.

Отбор по договорам

Поставщиков удобно искать через договоры. В карточке контрагента в панели навигации есть ссылка «Договоры». В обратную сторону: в списке договоров контрагентов видно, с кем заключены договоры с видом «С поставщиком».

Скрытые и удалённые поставщики: как вернуть в список

Поставщик был, документы с ним есть, а в списке его нет. Варианты проверяйте по порядку.

Пометка удаления — это ещё не удаление

В 1С клавиша Delete в списке не стирает элемент, а ставит пометку. Помеченный контрагент остаётся в базе, документы с ним не ломаются. Снимается пометка той же клавишей или командой в меню Еще.

Окончательно элемент исчезает только после обработки удаления помеченных объектов. В Бухгалтерии 3.0 она находится в Администрирование → Обслуживание. Программа сама проверяет ссылки: контрагента, на которого ссылаются документы, она не удалит, а покажет список мешающих объектов.

Дубли поставщика

Иногда поставщик «не находится» потому, что их два: старый с документами и новый, пустой. В Бухгалтерии 3.0 есть обработка поиска и удаления дублей в разделе Администрирование → Обслуживание. Она находит похожие элементы и позволяет заменить ссылки на один основной элемент, а лишний пометить на удаление.

Замена ссылок затрагивает все документы, в том числе в закрытых периодах. Запускайте её после резервной копии и с согласования главного бухгалтера.

Частые вопросы