Поиск сотрудника и физлица в 1С ЗУП и Бухгалтерии

Быстрее всего человек находится через Кадры → Сотрудники в 1С:ЗУП или Зарплата и кадры → Сотрудники в 1С:Бухгалтерии: начните печатать фамилию в поле поиска над списком — строки отфильтруются на лету. Если в поиске пусто, человек либо уволен и скрыт отбором, либо заведён не сотрудником, а только физлицом.

Главное, что путает при поиске: в 1С на одного человека приходится одна запись физлица и столько записей Сотрудник, сколько у него трудовых договоров. Поэтому искать выгодно с двух сторон — и в справочнике Сотрудники, и в справочнике Физические лица. Ниже — где именно смотреть, как искать по ИНН и СНИЛС, как вытащить уволенных и как собрать всех разом отчётом.

Два справочника: Сотрудники и Физические лица

В 1С это разные объекты, и поиск по ним даёт разный результат.

• 👤 Сотрудники — запись о трудоустройстве. Одно физлицо = несколько сотрудников, если человек работает по основному месту и по совместительству, уволился и был принят заново, оформлен в две организации базы.
• 🪪 Физические лица — личная карточка человека: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспорт, адреса. Она одна на человека и связывает все его записи Сотрудник.

Пути к справочникам:

В 1С:Бухгалтерии к этой паре добавляется третье место, где может «прятаться» человек: справочник Контрагенты. Если физлицу платили как поставщику услуг, по договору ГПХ без оформления сотрудником или возмещали подотчёт, его карточка окажется среди контрагентов, а не в кадрах. Это частая причина, почему человек «есть в базе», но в Сотрудниках и Физических лицах не находится.

Поиск внутри любого справочника одинаков: поле ввода над таблицей ищет по началу и по вхождению строки. Наберите фамилию целиком или часть — список сузится. Регистр и раскладка значения не имеют, но лишние пробелы мешают, поэтому вводите коротко: Иван вместо Иванов Иван.

Как найти действующего сотрудника

Когда нужен именно работающий человек (а не весь архив), фильтруйте список Сотрудники.

1. Откройте Кадры → Сотрудники (в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Сотрудники).
2. Если в базе несколько организаций, сверху выберите нужную в поле отбора по организации — иначе в списке перемешаны все.
3. Наберите фамилию в поиске.

Уволенные в списке Сотрудники обычно отображаются приглушённым цветом или уходят вниз. Если работающего человека не видно, а вы точно знаете, что он оформлен, проверьте две вещи: не стоит ли отбор по другой организации и не задан ли отбор по подразделению в заголовке списка.

Проверить статус человека быстрее всего через его карточку: откройте запись Сотрудник, в ней видно дату приёма и, если расторгнут договор, дату увольнения. Для действующих сотрудников удобно смотреть и Кадры → Штатное расписание: утверждённые позиции показывают занятые ставки, а по позиции видно, кто на ней оформлен. Штатное расписание покажет только тех, у кого есть кадровый приказ на действующую позицию — нужен сам факт ведения штатного расписания в учётной политике.

Отдельно стоит искать совместителей и внешних работников. У внутреннего совместителя на одно физлицо приходится две записи Сотрудник — по основному месту и по совместительству; в поиске по фамилии они выйдут обе, различайте их по виду занятости в карточке. Внешний совместитель заводится так же, как обычный сотрудник, и в списке ничем визуально не выделен — ориентируйтесь на вид занятости, а не на цвет строки.

Как выбрать сотрудника при заполнении документа

Отдельный случай — когда человек ищется не в справочнике, а в поле документа: ведомости, начисления, кадрового приказа. Здесь работает тот же механизм, но с нюансами.

• Начните печатать фамилию прямо в поле — выпадет список подходящих. Если список пуст, у поля может стоять отбор по организации документа: человек, оформленный в другую организацию базы, в выбор не попадёт.
• Нажмите кнопку выбора (стрелка или ... в поле) — откроется полный справочник, где доступны поиск и отборы.
• Если в выпадающем списке человека нет, а в справочнике он есть, проверьте дату документа: уволенные до этой даты сотрудники в подбор по некоторым документам не предлагаются.

История изменений и кадровые документы человека

Карточка хранит текущие данные, а как эти данные менялись — показывают кадровые документы. Из карточки Сотрудник их видно сразу.

• В открытой записи сотрудника ссылки ведут на документы приёма, кадровых переводов, отпусков, увольнения. По ним восстанавливается вся трудовая история в базе.
• Все кадровые документы по человеку лежат в журналах раздела Кадры: Приёмы, переводы, увольнения в ЗУП; в Бухгалтерии — те же документы в Зарплата и кадры.
• Чтобы увидеть, какие поля карточки менялись и когда, пригодится история версий: в открытой форме сотрудника или физлица нажмите Ещё → История изменений (пункт доступен, если ведение истории включено администратором в настройках).

Персональные данные человека при этом хранятся в физлице, а трудовые — в сотруднике. Если нужно проверить, с какими ИНН и СНИЛС человек попал в отчётность, смотрите не карточку, а сами отчёты — об этом ниже.

Поиск по ИНН и СНИЛС

Поле поиска над списком ищет по наименованию (ФИО), а ИНН и СНИЛС в наименование не входят. Поэтому искать по ним нужно отбором.

1. Откройте Физические лица.
2. Нажмите Ещё → Настроить список (или значок с воронкой в командной панели).
3. На вкладке Отбор выберите поле ИНН или СНИЛС, условие Содержит либо Равно, впишите номер.
4. Примените — в списке останутся совпадения.

СНИЛС вводите в том формате, в каком он хранится в базе: с разделителями 123-456-789 01 или без них — если отбор Равно ничего не вернул, повторите с условием Содержит и только цифрами.

Поиск по ИНН полезен прежде всего для контроля дублей: один ИНН должен встречаться ровно у одной карточки физлица. Два совпадения — значит, человек заведён дважды (см. раздел про дубли).

Отчёты для массового поиска и выборок

Когда нужен не один человек, а список по условию (все сотрудники подразделения, все с незаполненным СНИЛС, все принятые за период), поле поиска не поможет — нужен отчёт.

• 📊 Кадровые отчёты ЗУП. Раздел Кадры → Кадровые отчёты. Здесь есть готовые списки сотрудников и личные данные: ФИО, даты рождения, документы, контакты. Отчёт настраивается отбором и группировкой — например, по подразделению.
• 🧾 Универсальный отчёт. Строится по любому справочнику или документу. Укажите источником Физические лица или Сотрудники, задайте отбор и выводимые поля — получите произвольную выборку по всей базе. Это самый гибкий способ собрать людей по нестандартному условию: например, вывести всех физлиц, у которых не заполнен СНИЛС, или всех сотрудников с датой приёма за конкретный месяц. Настройку отчёта можно сохранить и использовать повторно.
• 🔢 Персонифицированные сведения. Ежемесячный отчёт в ФНС (Персонифицированные сведения о физических лицах) заодно показывает, с какими ИНН и СНИЛС человек уходит в отчётность. Удобно, чтобы сверить данные конкретного физлица с тем, что реально отправлено.

Собрать и проверить список людей удобно по короткому плану:

Технические приёмы, когда обычный поиск не находит

Если человека не удаётся поймать ни фамилией, ни отбором, остаются платформенные инструменты.

• 🔎 Полнотекстовый поиск данных. Ищет строку сразу по всем объектам базы, а не по одному списку. Открывается через главное меню → Поиск данных (в части конфигураций — через Все функции → Стандартные → Управление полнотекстовым поиском, если пункт Все функции включён администратором). Полезно, когда непонятно, где человек «засветился» — в сотрудниках, контрагентах-физлицах или контактных лицах. Индекс должен быть построен и актуален, иначе свежие записи не находятся.
• 🧷 Отбор по части данных. В Настроить список можно фильтровать не только по ИНН, но и по дате рождения, подразделению, виду занятости. Комбинация двух-трёх условий вытаскивает человека, когда фамилия распространённая.
• 🛠 Консоль запросов (для администратора). Внешняя обработка Консоль запросов даёт прямой запрос к таблицам Сотрудники и Физические лица — например, найти все физлица без заполненного СНИЛС или с одинаковым ИНН. Работать с ней стоит в копии базы или хотя бы без изменения данных: консоль только читает, но запускают её обычно специалисты.

Когда поиск вовсе не срабатывает, определите причину по симптому:

Дубли физлиц: почему человек «двоится»

Самая частая проблема при поиске — один человек заведён несколькими карточками физлиц. Тогда отчёты и отчётность в ФНС расходятся, а СНИЛС и ИНН «теряются».

Признаки дубля:

• один ИНН у двух разных записей Физические лица;
• у сотрудника при приёме не подтянулись прошлые данные, хотя человек раньше работал;
• в персонифицированной отчётности один человек проходит дважды.

Что делать:

1. Найдите все карточки по ИНН (отбор, как выше).
2. Решите, какая запись «главная» — та, где больше заполненных и верных данных.
3. Объедините дубли штатным механизмом: Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дублей (поиск по справочнику Физические лица, выбор главного элемента, остальные помечаются как дубли и ссылки переносятся).

Чтобы дубли не появлялись заново, при оформлении людей всегда подтверждайте предложенное базой совпадение, а не создавайте новое физлицо. Особенно внимательно — при массовой загрузке сотрудников из внешних файлов и при переносе данных из другой базы: именно при переносе чаще всего размножаются карточки, потому что автоматическое сопоставление по ИНН срабатывает не на всех записях.

Частые вопросы