Где в 1С найти данные о зарплате сотрудника

Чтобы посмотреть зарплату конкретного работника в 1С:ЗУП 3.1, откройте Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок, выберите месяц и сотрудника. В 1С:Бухгалтерии 3.0 тот же отчёт лежит в Зарплата и кадры → Зарплата → Отчёты по зарплате. Это самый быстрый способ найти начисленную и выданную сумму с разбивкой по видам начислений и удержаний.

Данные о зарплате в 1С хранятся не в одном месте: суммы формирует документ начисления, итоги показывают отчёты-своды, а сотрудник видит свой заработок через кабинет или по рассылке. Ниже — где именно смотреть в каждом случае, как отобрать нужного человека, выгрузить цифры в Excel и что делать, если зарплата не отображается.

Расчётный листок — быстрый просмотр начислений по работнику

Расчётный листок показывает всё, что начислено, удержано и выплачено сотруднику за месяц. Это первое, что открывают, когда нужно найти зарплату одного человека.

В 1С:ЗУП 3.1:

1. Перейдите в Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок.
2. В поле Период укажите месяц (или диапазон месяцев).
3. В поле Сотрудник выберите работника. Если поле пустое — листок выйдет по всем.
4. Нажмите Сформировать.

В отчёте видно оклад, премии, районный коэффициент, НДФЛ, авансы и сумму к выплате. Внизу — остаток долга предприятия перед работником на конец месяца.

Листок в 1С построен по требованиям статьи 136 Трудового кодекса: работодатель обязан письменно извещать работника о составных частях зарплаты, удержаниях и итоговой сумме к выплате. Именно поэтому в типовом листке отдельными строками идут начислено, удержано, выплачено и долг — это не прихоть разработчика, а обязательные реквизиты.

Структура листка в 1С:

• 🟢 Начислено — оклад, доплаты, премии, отпускные, больничный;
• 🔴 Удержано — НДФЛ, алименты, профсоюзные взносы, удержания по заявлению;
• 💵 Выплачено — аванс и выплаты за месяц;
• ⚖️ Долг на конец — сколько организация ещё должна работнику.

Если нужно найти зарплату за несколько месяцев сразу, расширьте период: листок выйдет блоками по каждому месяцу.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 расчётный листок устроен так же, путь — Зарплата и кадры → Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. Набор начислений беднее, чем в ЗУП, потому что Бухгалтерия ведёт упрощённый кадровый и зарплатный учёт.

Кабинет сотрудника: как работник видит зарплату сам

Если сотрудник спрашивает, где посмотреть свою зарплату, бухгалтеру не обязательно печатать листок вручную. Для самостоятельного доступа есть сервис 1С:Кабинет сотрудника.

Что он даёт работнику:

• 📄 расчётные листки за каждый месяц — в веб-версии и в мобильном приложении;
• 🏖 остаток дней отпуска и возможность подать заявление;
• 📑 заказ справок (2-НДФЛ по прежней форме сведений о доходах, справка о зарплате).

Подключается сервис из ЗУП в разделе Кадры или Администрирование — там есть настройка интеграции с кабинетом (пункт может называться «1С:Кабинет сотрудника »). После включения программа выгружает листки в облако, а сотрудник заходит по своему логину.

Альтернатива без облака — рассылка листков на электронную почту, об этом ниже.

Своды и анализ: отчёты для бухгалтера

Когда нужна не одна цифра, а картина по всей организации, расчётного листка мало. Для этого в ЗУП есть группа отчётов в Зарплата → Отчёты по зарплате:

«Анализ зарплаты по сотрудникам» удобнее всего, когда надо быстро сравнить заработок разных людей: строки — сотрудники, колонки — виды начислений. Свод начислений подходит для проверки фонда оплаты труда перед закрытием месяца.

Отдельная частая задача — найти зарплату уволенного работника. Для расчёта при увольнении (статья 140 ТК РФ деньги нужно выдать в день увольнения) смотрите расчётный листок за месяц увольнения: там будет и компенсация за неиспользованный отпуск, и выходное пособие, если оно положено. Уволенный остаётся в базе, поэтому его данные доступны и после даты увольнения.

В Бухгалтерии 3.0 состав отчётов скромнее, но расчётный листок и свод по зарплате тоже есть в том же разделе Зарплата и кадры. Если в организации больше нескольких десятков человек или есть сменный график, северные надбавки, сложные премии — зарплату правильнее вести в ЗУП, а в Бухгалтерию переносить только проводки и суммы к выплате.

Документ начисления — откуда берутся суммы

Отчёты только показывают данные. Сами суммы рассчитывает документ. В ЗУП 3.1 это Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата), в Бухгалтерии 3.0 — Начисление зарплаты.

Чтобы посмотреть, как сложилась зарплата:

1. Откройте список документов начисления за нужный месяц.
2. Войдите в документ — на вкладке Начисления видны суммы по каждому сотруднику построчно.
3. Двойной щелчок по сумме в ЗУП открывает подробный расчёт: за что начислено, по какой норме, сколько дней отработано.

Если расчётного листка по сотруднику нет или сумма нулевая — проблема почти всегда в документе начисления, а не в отчёте. Отчёт показывает ровно то, что проведено в базе.

Отбор по сотруднику, месяцу и подразделению

Любой зарплатный отчёт умеет фильтровать данные. Кнопка Настройки (или Показать настройки) в командной панели отчёта открывает отборы.

Типовые отборы, которые пригодятся, чтобы найти зарплату нужного человека:

• 👤 по сотруднику — для одного работника;
• 🏢 по подразделению — для отдела или филиала;
• 📅 по периоду — месяц, квартал или произвольный диапазон;
• 💼 по организации — если в базе несколько юрлиц.

В быстрых настройках поля отбора вынесены прямо над отчётом. Если нужного поля нет, переключите настройки в режим Расширенный — там доступны все реквизиты: вид начисления, статья финансирования, территория.

Чтобы искать человека в списке сотрудников, не листая его, начните вводить фамилию в поле выбора — список отфильтруется по совпадению. Это работает в любом поле выбора сотрудника.

Как выгрузить зарплату в Excel

Сформированный отчёт выгружается в Excel в два клика. Это нужно, когда данные уходят в банк, руководителю или в сторонний расчёт.

Способ 1 — сохранить файл :

1. Сформируйте отчёт (например, «Анализ зарплаты по сотрудникам»).
2. В главном меню программы (Файл → Сохранить как) выберите тип файла Лист Excel 2007-...(xlsx).
3. Укажите имя и папку.

Способ 2 — скопировать фрагмент: выделите ячейки в отчёте, скопируйте (Ctrl+C) и вставьте в открытую книгу Excel. Форматирование и формулы при этом теряются, остаются значения.

Способ 3 — распечатать в PDF: если файл нужен не для расчётов, а просто показать или отправить, через Файл → Печать выберите виртуальный PDF-принтер. Получится документ, который нельзя случайно изменить.

Для регулярной выгрузки в одном формате удобнее настроить вариант отчёта один раз и сохранять его кнопкой, а не собирать колонки заново каждый месяц.

Почему зарплата не отображается

Пустой отчёт или нулевая сумма сбивают с толку, хотя причина обычно простая. Разберём по симптомам.

Если суммы в листке и в своде расходятся, пересчитайте зарплату: в ЗУП есть команда перепроведения документов начисления за месяц. После правок задним числом отчёты без перепроведения показывают старые цифры.

Рассылка листков и автоматизация

Печатать и разносить листки вручную не нужно. В ЗУП 3.1 есть встроенная рассылка расчётных листков на электронную почту сотрудников.

Чтобы её настроить:

• заполните адреса почты в карточках сотрудников;
• настройте учётную запись электронной почты в базе (Администрирование → Органайзер);
• запустите рассылку листков за месяц — программа отправит каждому его листок, часто с паролем на открытие файла.

Для нестандартных выборок (например, выгрузка зарплаты по проекту или в формате конкретного банка) берут готовые обработки или расширения конфигурации . Любые сторонние обработки запускайте только из проверенного источника и сначала на копии базы — внешняя обработка выполняется с правами пользователя и может изменить данные.

Частые вопросы