Как перестроить отчет в 1С под свою задачу: отборы, группировки, оформление и СКД

Почти любой отчет в 1С 8.3 настраивается без программиста: откройте его, нажмите кнопку Настройки (в бухгалтерских отчетах БП 3.0 — Показать настройки), задайте отборы, группировки и поля, нажмите Сформировать. Удачную настройку сохраните как вариант, и она будет открываться одним кликом.

Частое заблуждение — что для «своего» отчета нужен Конфигуратор. На деле большинство повседневных задач закрывает форма настроек: она работает на той же системе компоновки данных (СКД), что и сам отчет. Конфигуратор и внешний отчет нужны, только когда нужных данных нет ни в одном готовом отчете. Порядок одинаков для БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других типовых конфигураций на интерфейсе «Такси».

Из чего состоит форма отчета и где искать настройки

Отчеты лежат в каждом разделе программы. В БП 3.0 основной набор — в разделе Отчеты: оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета, карточка счета, универсальный отчет . В ЗУП 3.1 и УТ 11 ссылка Отчеты есть внизу панели каждого раздела: Зарплата → Отчеты по зарплате, Продажи → Отчеты по продажам и так далее.

В открытом отчете три зоны:

• 🔹 Шапка — период и быстрые отборы (организация, склад, сотрудник). Меняются прямо на форме, без захода в настройки.
• 🔹 Командная панель — Сформировать, Настройки, печать, сохранение в файл, меню Еще.
• 🔹 Табличный документ — сам результат. По ячейкам можно кликать дважды: откроется расшифровка.

Два типа форм

В типовых конфигурациях встречаются две разновидности отчетов.

В простом виде видны только самые нужные параметры. Расширенный открывает всю структуру отчета: группировки, поля, условное оформление. Если не находите нужную галку — переключитесь на расширенный вид.

Отборы в отчетах 1С: как оставить только нужные данные

Отбор отвечает за то, какие строки попадут в отчет. Пример: продажи только по одному менеджеру или ОСВ по счету 60 только по поставщикам из Москвы.

Как добавить отбор

1. Откройте Настройки и перейдите на вкладку отборов.
2. Нажмите Добавить (или дважды кликните поле в списке доступных слева).
3. Выберите поле: «Контрагент», «Номенклатура», «Подразделение» и т. п.
4. Задайте вид сравнения и значение.
5. Нажмите Закрыть и сформировать.

Виды сравнения, которые реально нужны

Отбор по реквизиту реквизита

Главный прием, которым мало кто пользуется. У поля «Контрагент» есть свои реквизиты: ИНН, основной договор, вид контрагента, ответственный. Разверните поле плюсиком в списке доступных — и отбирайте по вложенному реквизиту.

Так строится отчет «продажи только юрлицам» или «долги контрагентов конкретного ответственного» без единой строки кода.

Отборы можно объединять в группы «И» / «ИЛИ». Например: «Сумма больше 100 000» ИЛИ «Контрагент в группе Ключевые». Для этого добавьте группу условий и перетащите отборы внутрь.

Группировки: как настроить структуру отчета 1С

Группировка определяет, как сворачиваются строки. Тот же отчет о продажах можно сгруппировать по контрагентам, по номенклатуре, по месяцам — или по всему сразу, лесенкой.

Как поменять группировки

В расширенном виде настроек есть дерево «Структура отчета». Порядок действий:

1. Выделите корень «Отчет» или существующую группировку.
2. Нажмите Добавить → выберите поле группировки.
3. Перетащите группировки мышью, чтобы задать вложенность: сверху — крупное (организация), ниже — мелкое (документ).
4. Снимите флажок у группировки, если хотите временно ее отключить, не удаляя.

В отчетах ОСВ и «Анализ счета» БП 3.0 то же делается на вкладке группировки: добавьте поле (например, «Контрагенты» по субконто) и укажите тип — по элементам, по иерархии или только иерархия.

Тип группировки

• 📁 По элементам — каждая позиция отдельной строкой, папки справочника игнорируются.
• 📂 Иерархия — элементы и над ними строки папок с промежуточными итогами.
• 🗂 Только иерархия — только итоги по папкам, без отдельных позиций.

Группировка по периоду

Для динамики нужна группировка по полю периода с нужной детализацией: день, неделя, месяц, квартал, год. В БП у ОСВ и анализа счета это отдельная настройка «Периодичность» на вкладке показателей или группировки.

Поля, показатели и сортировка

Группировки отвечают за строки, а поля — за колонки. На вкладке полей (в некоторых отчетах она называется «Поля и сортировки») галками включаются нужные колонки: количество, сумма, сумма НДС, себестоимость, валовая прибыль.

Порядок колонок меняется стрелками вверх/вниз. Сортировка задается там же: например, «Сумма по убыванию», чтобы крупные клиенты были наверху.

В бухгалтерских отчетах БП вместо полей — показатели: БУ, НУ, ПР, ВР, валютная сумма, количество. Если в ОСВ по счету 41 не видно количества, включите показатель «Количество» на этой вкладке. Флажок «Развернутое сальдо» нужен для счетов расчетов (60, 62, 76): без него дебетовое и кредитовое сальдо по разным контрагентам свернутся в одно число.

Расшифровка — быстрый способ проверить цифру

Двойной клик по сумме открывает меню расшифровки: можно провалиться в документ, в карточку счета или сгруппировать эту сумму по другому полю. Из расшифровки получается временный отчет со своими настройками, его тоже можно сохранить в файл.

Свой отчет на системе компоновки данных (СКД)

Когда готовые отчеты не подходят, есть два пути без доработки конфигурации.

Путь 1. Универсальный отчет

В БП 3.0 он лежит в разделе Отчеты. Выбираете тип объекта (регистр накопления, регистр сведений , документ, справочник), конкретный объект — и получаете отчет по любым его данным. Дальше настраиваете отборы и группировки, как описано выше.

Это быстрый способ «заглянуть» в регистр, по которому нет готового отчета: например, в регистр партий или в регистр сведений с ценами.

Путь 2. Внешний отчет в Конфигураторе

Нужен, если данные приходится собирать из нескольких источников одним запросом. Порядок:

1. Запустите Конфигуратор и создайте внешний отчет: Файл → Новый → Внешний отчет.
2. На форме отчета нажмите Открыть схему компоновки данных — создастся основная схема.
3. На вкладке «Наборы данных» добавьте набор «Запрос» и откройте Конструктор запроса.
4. Выберите таблицы (например, виртуальную таблицу остатков и оборотов регистра) и поля.
5. На вкладке «Ресурсы» укажите числовые поля, по которым нужны итоги.
6. На вкладке «Параметры» проверьте параметры периода — их удобно вывести в быстрые настройки.
7. На вкладке «Настройки» запустите конструктор настроек или вручную добавьте группировку «Детальные записи» и выбранные поля.
8. Сохраните файл с расширением .erf.

Пример минимального запроса для отчета по остаткам товаров:

ВЫБРАТЬ
    ТоварыНаСкладахОстатки.Номенклатура КАК Номенклатура,
    ТоварыНаСкладахОстатки.Склад КАК Склад,
    ТоварыНаСкладахОстатки.КоличествоОстаток КАК Количество
ИЗ
    РегистрНакопления.ТоварыНаСкладах.Остатки(&Период, ) КАК ТоварыНаСкладахОстатки

Имя регистра в примере условное: у каждой конфигурации свой состав регистров. Точное имя смотрите в дереве метаданных Конфигуратора или в конструкторе запроса.

Как открыть внешний отчет в пользовательском режиме

• 📂 Разово — через главное меню (значок с тремя полосками) Файл → Открыть. Нужно право на интерактивное открытие внешних отчетов, у роли полных прав оно есть; программа может показать предупреждение безопасности.
• 🗃 Постоянно для всех — подключить в справочник дополнительных отчетов: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Для регистрации в файле должна быть функция сведений о внешней обработке в модуле объекта, иначе программа его не примет.

Условное оформление: цвет, шрифт, формат чисел

Условное оформление подсвечивает строки по правилу. Типичные задачи: красным — просроченные долги, жирным — суммы больше лимита, серым — нулевые остатки.

Где настроить: расширенный вид настроек → вкладка оформления (в отчетах БП — вкладка «Оформление»). Дальше:

1. Нажмите Добавить.
2. В колонке «Оформление» задайте цвет текста, цвет фона, шрифт или формат.
3. В колонке «Условие» добавьте отбор: например, «Сумма больше 500 000».
4. В «Оформляемых полях» укажите, какие колонки красить. Пусто — значит красится вся строка.

Формат чисел

Через то же оформление задается формат: без копеек, с разделителем тысяч, «0» вместо пустых ячеек. Формат прописывается строкой, например ЧДЦ=0; ЧГ=3,0 — ноль знаков после запятой и разделение групп по три цифры.

Отдельно на вкладке прочих настроек (или в разделе «Оформление» БП) включается вывод заголовка, параметров и отбора в шапку отчета. Это полезно, когда отчет уходит руководителю: сразу видно, за какой период и по какой организации он сформирован.

Варианты отчета, выгрузка в Excel и рассылка

Вариант или пользовательские настройки

Вариант — это готовая «заготовка»: структура, поля, отборы, оформление. Дайте ему понятное имя, например «Продажи по менеджерам помесячно». Потом его выбирают через Еще → Выбрать вариант отчета или из списка отчетов раздела.

Если отчет после экспериментов стал выглядеть странно — Еще → Стандартные настройки вернет заводской вид. Сохраненные варианты при этом не пострадают.

Выгрузка в файл

Кнопка с дискетой (Сохранить как) сохраняет результат в форматы:

• 📊 .xlsx — Excel для дальнейшей обработки;
• 📄 .pdf — для отправки и печати;
• 📝 .docx, .ods, .odt — для офисных пакетов;
• 🗂 .mxl — родной табличный документ 1С.

💡 Перед выгрузкой в Excel отключите лишние группировки и вывод заголовка: на выходе будет плоская таблица без объединенных ячеек, ее проще фильтровать и строить сводные.

Рассылка по расписанию

В типовых конфигурациях на БСП есть рассылка отчетов: вариант уходит на почту по расписанию в выбранном формате. Найти ее можно через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки, там включается флажок рассылок. Для работы нужна настроенная учетная запись почты и включенные регламентные задания; в файловой базе они выполняются только пока кто-то работает в программе.

Почему отчет в 1С показывает не то и как это исправить

Частые ошибки при самостоятельной настройке

• ❌ Фильтр в Excel вместо отбора в 1С. Если скрыть строки в выгруженной таблице, итоги в ней не пересчитаются. Отбирайте данные в настройках отчета.
• ❌ Сохранение варианта «для всех» с личными отборами. Коллеги откроют отчет и увидят только ваших контрагентов. Общие варианты делайте без персональных фильтров.
• ❌ ОСВ по 62 без развернутого сальдо. Переплата одного покупателя «съедает» долг другого, и задолженность выглядит меньше реальной.
• ❌ Слишком глубокая структура. Пять уровней вложенности на 10 000 строк читать невозможно. Две-три группировки плюс отбор дают тот же ответ.

Частые вопросы