Расчёт 6-НДФЛ в Зарплате и управлении персоналом: что настроить до первого заполнения

Чтобы 6-НДФЛ в 1С:ЗУП 3.1 заполнялся сам и без расхождений, настраивают четыре вещи: регистрацию в налоговом органе (КПП и ОКТМО) у организации и обособленных подразделений, коды доходов в начислениях, данные физлиц и ведомости на выплату. Сам отчёт создаётся в Отчетность, справки → 1С-Отчетность и заполняется кнопкой «Заполнить» из этих данных.

Типичная ситуация: квартал закрыт, бухгалтер нажимает «Заполнить», а в разделе 1 пусто, хотя зарплату платили трижды. Почти всегда дело не в отчёте, а в том, что программа не знает о выплате или удержании. Настройка 6-НДФЛ в ЗУП — это настройка учёта, а не формы.

Регистрация организации и подразделений в налоговом органе

6-НДФЛ сдают отдельно по каждой паре «КПП + ОКТМО». Программа берёт её из справочника «Регистрации в налоговом органе». Если регистрация одна на всю организацию, а сотрудники работают в филиале в другом городе, налог попадёт не в тот ОКТМО.

Головная организация

1. Откройте Настройка → Организации и карточку своей организации.
2. На вкладке «Главное» проверьте ИНН, КПП и наименование.
3. Найдите поле «Регистрация в налоговом органе». В открывшемся элементе должны быть заполнены:
   • 🏛️ код налогового органа (четыре цифры);
   • 🔢 КПП;
   • 📍 ОКТМО по месту нахождения;
   • ✍️ данные для подписи отчёта и представителя, если сдаёт уполномоченный.

Обособленные подразделения

1. Перейдите в Настройка → Подразделения.
2. Откройте подразделение, которое стоит на учёте как обособленное.
3. Установите флажок «Обособленное подразделение» и укажите для него свою регистрацию в налоговом органе с КПП и ОКТМО филиала.

После этого по сотрудникам подразделения начисления и удержания будут копиться в разрезе его регистрации. При заполнении 6-НДФЛ по головной организации программа покажет выбор, по какой регистрации формировать расчёт.

Параметры учёта НДФЛ в ЗУП 3.1

Ставки, пороги прогрессивной шкалы и лимиты вычетов в ЗУП руками не вводят. Они приходят с релизом. С 2025 года действует шкала 13 / 15 / 18 / 20 / 22 % с порогами 2,4 млн, 5 млн, 20 млн и 50 млн ₽ дохода за год. Старый релиз посчитает налог по прежним правилам, и расхождение всплывёт только в отчёте.

Что проверить:

• 🔄 Релиз. Перед каждым отчётным периодом ставьте актуальное обновление: в нём же обновляется и форма 6-НДФЛ, и контрольные соотношения.
• ⚙️ Учётная политика. В карточке организации откройте вкладку «Учетная политика и другие настройки». Там задаются параметры расчёта зарплаты и выплат — проверьте, что они не менялись без причины.
• 💳 Порядок выплаты. Нужно определиться, как фиксируется перечисление налога: флажком в ведомости или отдельным документом. Об этом — ниже, в разделе про выплаты.

Коды доходов и вычетов в начислениях

В отчёт попадает доход с тем кодом, который указан в настройке начисления. Неверный код не всегда ломает контрольные соотношения, но ломает справку о доходах сотрудника и данные, которые видит налоговая.

Где смотреть: Настройка → Начисления, карточка начисления, вкладка «Налоги, взносы, бухучет». Там указывается, облагается ли начисление НДФЛ и с каким кодом дохода.

Свои, «нестандартные» начисления создают копированием типовых. Именно в них чаще всего остаётся пустой код дохода или стоит «Не облагается», хотя доход облагаемый.

Вычеты

Стандартные вычеты на детей программа берёт из данных сотрудника, а не из начислений. С 2025 года суммы такие: 1 400 ₽ на первого ребёнка, 2 800 ₽ на второго, 6 000 ₽ на третьего и каждого следующего, 12 000 ₽ на ребёнка-инвалида. Вычеты применяются, пока доход с начала года не превысил 450 000 ₽.

Имущественный и социальный вычет у работодателя даются только по уведомлению из налоговой. Без уведомления, зарегистрированного в программе, такой вычет не применится, и сотрудник получит зарплату с полным налогом.

Карточки сотрудников и физлиц

Раздел 2 считает итоги, а приложение к годовому расчёту — справки о доходах по каждому человеку. Для справки нужны полные данные физлица.

Статус налогоплательщика и вычеты задаются в карточке сотрудника по ссылке «Налог на доходы». Статус хранится с датой: если иностранец стал резидентом в середине года, введите новое значение с той даты, а не меняйте прежнее.

Отдельно про сотрудников, принятых и уволенных в одном квартале. Они попадают в отчёт, даже если на дату его составления в организации уже не работают. Если их нет в справках — ищите неразнесённую выплату при увольнении.

Выплата зарплаты и перечисление налога

С 2023 года раздел 1 показывает удержанный налог, разбитый по срокам перечисления. Срок привязан к дате удержания по ст. 226 НК РФ:

Дату удержания ЗУП берёт из ведомости на выплату. Поэтому порядок такой:

1. Начислите зарплату документом «Начисление зарплаты и взносов».
2. Создайте ведомость в банк, в кассу или на карточки с фактической датой выплаты.
3. Проведите ведомость. Если налог платили вместе с зарплатой — отметьте это в ведомости и укажите реквизиты платёжки.
4. Если налог перечисляли позже или одной суммой за период — оформите документ «Перечисление НДФЛ в бюджет».

Для аванса налог не удерживается, а для межрасчётных выплат (отпускные, больничные, увольнение) — удерживается в день выплаты. Выплату отпускных фиксируют своей ведомостью, а не «вместе с зарплатой», иначе налог попадёт не в тот срок.

Создание и заполнение расчёта 6-НДФЛ

1. Откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность.
2. Нажмите «Создать» и найдите в списке «6-НДФЛ» (удобно через строку поиска).
3. Выберите организацию и период: квартал, полугодие, 9 месяцев или год. Расчёт строится нарастающим итогом.
4. Если регистраций несколько, укажите нужную пару КПП + ОКТМО.
5. Нажмите «Заполнить».
6. Проверьте титульный лист: код налогового органа, ОКТМО, признак лица, подписывающего отчёт.
7. Пройдите раздел 1, затем раздел 2. Любую сумму можно расшифровать двойным щелчком: программа покажет сотрудников и документы, из которых она взялась.
8. За год проверьте приложение со справками о доходах — их количество должно совпасть с числом физлиц в разделе 2.

Сроки сдачи: за квартал, полугодие и 9 месяцев — не позднее 25 числа месяца после периода, за год — до 25 февраля следующего года.

Связь с уведомлениями по ЕНП

Удержанный налог, который вы показали в разделе 1, налоговая сверяет с уведомлениями об исчисленных суммах НДФЛ. Уведомления в ЗУП формируются по тем же ведомостям. Если уведомление правили вручную или подавали из бухгалтерской программы, сверьте суммы по каждому сроку перечисления до отправки расчёта. Расхождение в одном сроке даст требование о пояснениях, даже если итог за квартал сходится.

Ручные правки в отчёте возможны, но перезапишутся при следующем нажатии «Заполнить». Если правишь руками — значит, в учёте есть ошибка, и её стоит найти в документах.

Контрольные соотношения: проверка до отправки

Встроенная проверка запускается кнопкой «Проверить» → «Проверить контрольные соотношения». Она сверяет показатели внутри формы и показывает ошибки с указанием строки.

Главные соотношения, которые чаще всего нарушаются:

• 🧮 Исчисленный налог = база × ставка. Допускается погрешность в пределах одного рубля на каждого получателя дохода. Больше — ищите начисление с неправильным кодом или ручное исправление налога.
• 👥 Количество физлиц. Число в разделе 2 должно совпадать с числом справок о доходах в годовом расчёте.
• 💸 Удержанный налог в разделе 1 должен совпадать с суммой из ведомостей и с уведомлениями об исчисленных суммах, поданными в периоде.
• ↩️ Возвращённый налог не может превышать удержанный.

Для сверки за пределами формы удобны два отчёта ЗУП: «Регистр налогового учета по НДФЛ» (по сотруднику, помесячно) и «Анализ НДФЛ по месяцам». Сформируйте их за тот же период и отбором по той же регистрации, что и расчёт.

Ошибки настройки, которые всплывают в 6-НДФЛ

• ❌ Перенос регистрации задним числом. Исправили ОКТМО в старом элементе — и все сданные отчёты при перезаполнении «уехали» на новый код. Новый адрес — новая регистрация с датой.
• ❌ Удаление ведомости после сдачи. Отчёт за прошлый квартал перестанет совпадать с поданным. Неправильную выплату исправляют сторнирующими документами текущего периода, а не правкой закрытого.
• ❌ Новое начисление без кода дохода. Доход проходит мимо 6-НДФЛ, но налог по нему удержан — расхождение по соотношению «база × ставка».
• ❌ Вычет на ребёнка без даты окончания. Вычет продолжает действовать после совершеннолетия ребёнка или окончания учёбы, налог занижен.

Если расчёт уже отправлен, а ошибка найдена позже, подают уточнённый расчёт. В 1С-Отчетности создают новый отчёт за тот же период и в титульном листе ставят номер корректировки 1, 2 и так далее. Для исключения справки о доходах в уточнённом годовом расчёте её подают с признаком аннулирования.

Частые вопросы