Как настроить и изменить автонумерацию в 1С 8.3

Номер документа в 1С 8.3 складывается из префикса и порядкового числа, а его длину, тип и правила сброса задают в конфигураторе — в свойствах объекта. Чтобы настроить нумерацию документов и справочников под конкретную организацию, в типовом решении чаще всего хватает одного поля Префикс в карточке организации; всё остальное меняется на уровне конфигурации и действует сразу на всю базу.

Сразу разделите два уровня. Префикс, который видит бухгалтер, правится в режиме «1С:Предприятие» — в карточке организации. А длина номера, его тип и периодичность сброса живут в конфигураторе и относятся ко всей информационной базе. Путаница между этими уровнями — главная причина, почему «настройка не сработала».

Ниже — обе части: что достаточно изменить пользователю и что требует работы в конфигураторе, плюс справочники, распределённые базы и перенумерация пачкой.

Из чего состоит номер и чем он отличается от кода

У документов есть реквизит Номер, у справочников — Код. Механизм один, но настраиваются они раздельно.

Номер состоит из двух частей:

• 🔤 префикс — буквенно-цифровая приставка (например, ЦБ), одинаковая для группы объектов;
• 🔢 порядковое число — счётчик, который платформа увеличивает автоматически.

Ключевое свойство — тип номера:

• Число — только цифры, без приставок. Префикс в таком номере не хранится.
• Строка — можно хранить буквы, разделители и префикс. В типовых конфигурациях у документов тип номера строковый именно ради префиксов организаций.

Итоговый номер в типовом решении обычно выглядит как ЦБ000000123, где ЦБ — префикс организации, а дальше идёт счётчик, дополненный нулями до заданной длины.

Длина, тип и автонумерация: настройки в конфигураторе

Базовые свойства нумерации задаются в конфигураторе. Откройте нужный объект (документ или справочник) в дереве конфигурации и посмотрите палитру свойств — группу, отвечающую за нумерацию.

Для документа там есть:

1. Длина номера — сколько знаков отводится под номер целиком, вместе с префиксом. Если упёрлись в потолок счётчика — увеличивают именно её.
2. Тип номера — Число или Строка (см. выше).
3. Автонумерация — флажок. Включён по умолчанию: платформа сама присваивает следующий номер при записи.
4. Контроль уникальности — флажок. Запрещает два одинаковых номера в пределах периода.
5. Периодичность номера — как часто счёт начинается заново (разберём отдельно).
6. Нумератор — ссылка на общий объект нумерации.

Если Автонумерацию снять, платформа перестанет подставлять номер сама — его придётся вводить руками при каждом создании. На практике так делают редко: обычно автонумерацию оставляют включённой, а ручной ввод используют как исключение для отдельных документов.

С длиной номера есть тонкость в обратную сторону. Уменьшать её у объекта, где уже есть документы с длинными номерами, нельзя — платформа не даст обновить конфигурацию , пока существуют значения, которые в новую длину не помещаются. Увеличивать длину можно свободно.

Нумераторы (ветка Общие → Нумераторы в конфигураторе) нужны, когда несколько видов документов должны идти по одному сквозному счёту. Создаёте один нумератор с нужной длиной и периодичностью и назначаете его всем этим документам в свойстве Нумератор. Тогда, например, счета и акты получат общую непрерывную последовательность, а не две независимые.

Префикс организации и информационной базы

Для пользователя самая частая задача — чтобы номера разных организаций не пересекались и было видно, чьи они. Для этого служит префикс.

Префикс организации задаётся в режиме «1С:Предприятие». Откройте карточку организации (в «Бухгалтерии 3.0» — раздел Главное, пункт Организации) и заполните поле Префикс — обычно это 2 знака. С этого момента новые документы организации получают приставку, а уже созданные свои номера сохраняют.

Префикс информационной базы — вторая приставка, которая встаёт перед префиксом организации. В одиночной базе её, как правило, оставляют пустой. Нужна она прежде всего для обменов и распределённых баз, где у каждого узла должен быть свой префикс ИБ (об этом ниже).

Периодичность номера и как происходит сброс счёта

Периодичность решает, как часто счётчик обнуляется. В конфигураторе у свойства Периодичность номера доступны варианты:

Важная деталь, из-за которой возникает много вопросов: отдельного хранимого «счётчика» в 1С нет. При записи документа платформа находит максимальный номер в текущем периоде и прибавляет единицу. Поэтому «сброс» происходит сам собой — как только начинается новый период, максимума ещё нет и счёт идёт с первого номера.

Пример. У документа стоит периодичность «В пределах месяца». В феврале последний номер был 48. Первый мартовский документ получит не 49, а снова 1 — потому что в марте максимума ещё нет. В январе следующего года счёт тоже пойдёт с начала, независимо от декабрьских номеров.

Отсюда следствия:

• 💡 Чтобы номера начинались с 1 каждый год, достаточно задать периодичность «В пределах года». Никакой кнопки «обнулить» нажимать не нужно.
• Принудительно перезапустить счёт в середине периода кнопкой нельзя. Либо меняют периодичность, либо перенумеровывают документы (см. раздел про массовую перенумерацию).
• Если в середине года завести документ с большим номером вручную, дальше автосчёт пойдёт уже от него — платформа ориентируется на максимум.

Нумерация справочников: код и серии кодов

У справочников вместо номера — код, и набор свойств немного другой. В палитре свойств справочника в конфигураторе задают:

• Длина кода и Тип кода (Число или Строка) — по аналогии с документами.
• Автонумерация и Контроль уникальности — те же флажки.
• Длина наименования — отдельное свойство, к коду отношения не имеет, но его часто правят заодно, когда названий перестаёт хватать.
• Основное представление — что показывать как основное: код или наименование. На сам счёт не влияет, но определяет, по какому полю элемент подбирается в списках.
• Серии кодов — свойство, которого нет у документов. Оно определяет, в каких границах код должен быть уникальным и как идёт счёт.

Варианты серий кодов:

1. Во всём справочнике — сквозная нумерация, код уникален по всему списку. Подходит для простых плоских справочников.
2. В пределах подчинения — счёт идёт внутри каждой группы (папки) иерархического справочника отдельно.
3. В пределах подчинения владельцу — для подчинённых справочников: нумерация ведётся отдельно для каждого элемента-владельца. Так, например, у договоров код может быть уникален в рамках одного контрагента.

Нумерация в распределённых базах (РИБ)

В распределённой базе узлы работают автономно и обмениваются изменениями. Если не развести нумерацию, два узла независимо создадут документ с номером 1 — и при обмене получите конфликт.

Решение штатное: каждому узлу РИБ назначается свой префикс информационной базы. Префикс встаёт в начало номера и кода, поэтому последовательности узлов не пересекаются — Ф-000000001 в филиале и Ц-000000001 в центре спокойно живут в одной объединённой базе.

Что учесть при настройке:

• Префиксы узлам задают при создании узлов обмена, до начала работы. Менять их на ходу, когда данные уже разошлись, нельзя — старые объекты префикс не поменяют.
• Контроль уникальности работает в пределах узла. Общую уникальность по всей распределённой базе обеспечивает именно разница префиксов, а не флажок.
• Если филиалы заводят документы с одинаковыми номерами, первым делом проверяйте, что у каждого узла префикс заполнен и не совпадает с соседним.

Дубли, разрывы и сбои нумерации: что проверить

Большинство «сбоев нумерации» — это штатное поведение платформы, которое просто выглядит непривычно.

Отдельно про уникальность: флажок Контроль уникальности держит номера неповторяющимися в пределах периода. Его иногда временно снимают, чтобы ускорить массовую загрузку данных — проверка на каждой записи заметно замедляет импорт. Но если забыть вернуть флажок обратно, дубли начнут появляться молча, без ошибок при записи. После любой загрузки с отключённым контролем стоит свериться, что уникальность восстановлена.

Ещё один источник путаницы — ручной ввод. Как только пользователь один раз вписал номер сам, автосчёт для этого периода отталкивается уже от него. Если номер оказался выше обычного, в последовательности образуется большой скачок, и «вернуть» счёт к прежнему значению без перенумерации не получится.

Массовая перенумерация и установка номера из кода

Когда нужно перенумеровать уже существующие документы (например, после смены префикса или объединения баз), вручную это не делают. Пишут обработку, которая перебирает документы и присваивает им новый номер.

Ключевой метод — УстановитьНовыйНомер(). Нюанс: он присваивает номер только если текущий пустой. Поэтому перед вызовом номер сначала очищают:

Выборка = Документы.РеализацияТоваровУслуг.Выбрать();
Пока Выборка.Следующий() Цикл
    Объект = Выборка.ПолучитьОбъект();
    Объект.Номер = "";                 // иначе новый номер не присвоится
    Объект.УстановитьНовыйНомер();
    Объект.Записать(РежимЗаписиДокумента.Запись);
КонецЦикла;

Метод УстановитьНовыйНомер() можно вызвать и с префиксом — передать строку первым параметром, если нужно принудительно задать приставку. Для справочников аналогичный метод — УстановитьНовыйКод().

Перед массовой перенумерацией обязательно сделайте резервную копию базы . Операция переписывает каждый документ, а это может запустить проводки, подписки на события и блокировки.

Частые вопросы