Как подключить электронную подпись и отправить документ из 1С

Чтобы подписывать документы и отправлять их прямо из 1С, нужны три вещи: установленный криптопровайдер (обычно КриптоПро CSP), действующий сертификат квалифицированной электронной подписи в хранилище Windows и включённая подсистема подписи в самой базе. Путь к настройкам — Администрирование → Обмен электронными документами, там раздел с электронной подписью и шифрованием.

Ниже разберём весь порядок: от проверки криптографии на компьютере до отправки подписанного файла по почте и разбора ошибок, которые чаще всего всплывают при первом запуске. Все пути даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3, интерфейс «Такси» — в ЗУП 3.1 и УТ 11 механизм тот же, меню отличается только названием головного раздела.

Что должно стоять на компьютере до настройки

Электронная подпись в 1С не работает сама по себе — программа обращается к криптографии операционной системы. Поэтому сначала готовим окружение.

• 🔐 Криптопровайдер. Чаще всего это КриптоПро CSP, реже — ViPNet CSP. Он должен быть установлен и лицензирован. У КриптоПро первые 90 дней бесплатны, дальше нужна лицензия — иначе подпись перестанет формироваться.
• 📜 Сертификат с закрытым ключом. Выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр (для руководителя — УЦ ФНС). Закрытый ключ хранится на токене (Рутокен, eToken) или в реестре.
• 🧩 Корневые сертификаты УЦ. Без цепочки доверия 1С посчитает подпись недействительной.
• 🌐 Расширение для работы с криптографией — отдельный компонент, нужен только в веб-клиенте (о нём в разделе про клиенты).

Закрытый ключ может храниться по-разному, и от этого зависит, насколько удобно будет подписывать:

• На защищённом токене (Рутокен, eToken) — ключ физически не покидает устройство, при каждом подписании запрашивается пин-код. Самый безопасный вариант, с 2022 года КЭП руководителя от УЦ ФНС выдаётся только так.
• В реестре Windows — ключ скопирован на компьютер. Удобно, но привязано к одной машине и менее защищено.
• На флешке — ключ лежит файлом в каталоге. Простой перенос, но высокий риск утечки.

Отдельно убедитесь, что сертификат не просрочен. КЭП для юрлица обычно действует 12–15 месяцев, и истёкший сертификат — причина половины обращений «в 1С пропала подпись». Новый сертификат нужно получать заранее — выпуск через УЦ ФНС занимает от одного дня.

Включаем подсистему подписи и добавляем сертификат

Теперь настраиваем саму базу. Откройте Администрирование → Обмен электронными документами и разверните группу про электронную подпись и шифрование.

1. Поставьте флажок Электронные подписи. Только после этого в программе появятся соответствующие команды.
2. Перейдите по гиперссылке Настройки электронной подписи и шифрования — откроется форма с несколькими вкладками.
3. На вкладке Программы нажмите проверку: 1С найдёт установленный КриптоПро и покажет его в списке. Если провайдера нет в списке — добавьте его вручную и выполните проверку ещё раз.
4. На вкладке Сертификаты нажмите Добавить и выберите вариант Из установленных на компьютере (сертификат уже лежит в личном хранилище Windows).
5. Укажите владельца, организацию и пользователя, который будет подписывать этим сертификатом. Нажмите Добавить — запись появится в справочнике сертификатов.

При добавлении 1С попросит ввести пароль закрытого ключа (пин-код токена), чтобы убедиться, что ключ доступен. Если пароль принят — сертификат привязан и готов к работе.

Для каждого сотрудника, который подписывает документы, добавляется свой сертификат. Один сертификат — один владелец.

На вкладке Дополнительно той же формы есть параметры, которые стоит просмотреть один раз:

• Проверять сертификат при подписании — 1С будет сверять срок действия и цепочку доверия перед каждой подписью. Оставьте включённым: лучше поймать просроченный сертификат сразу, чем отправить контрагенту недействительную подпись.
• Сохранять пароль закрытого ключа — ускоряет работу, но снижает безопасность. Для токена с пин-кодом включать не рекомендуется.

Эти настройки общие для базы, менять их каждый раз не нужно.

Настройка учётной записи почты для отправки

Подписанный файл обычно уходит контрагенту по электронной почте или через оператора ЭДО. Чтобы отправлять письма прямо из 1С, настройте учётную запись.

Откройте Администрирование → Органайзер и найдите блок с почтой. Доступны два варианта:

Для подключения понадобятся параметры SMTP вашего почтового провайдера:

• адрес сервера исходящей почты (например, smtp.yandex.ru, smtp.mail.ru);
• порт: 465 при SSL или 587 при STARTTLS;
• логин — обычно полный адрес почты;
• пароль приложения (у большинства провайдеров обычный пароль от ящика для сторонних программ не подойдёт — создайте пароль приложения в настройках почты).

После ввода параметров нажмите проверку соединения. 1С отправит тестовое письмо; если оно дошло — учётная запись настроена.

Отправлять подписанные документы прямо из базы удобнее, чем вручную перекладывать файлы в Outlook: 1С сама подставляет контрагента, тему и вложения, а все письма остаются в программе. Отправленные сообщения видно в списке почты, там же — статус доставки и возможные ошибки сервера. Если письмо ушло в исходящие и «висит», откройте его: в тексте ошибки обычно прямо написано, что отклонил почтовый сервер.

Как подписать и отправить документ

Когда сертификат и почта настроены, подписание занимает несколько кликов. Порядок зависит от того, что именно вы отправляете.

Подписанный печатный документ (счёт, акт, договор):

1. Откройте документ и сформируйте печатную форму.
2. В окне печати нажмите команду сохранения с подписью — 1С предложит сохранить файл вместе с файлом открепленной подписи (формат .sig или .p7s).
3. Выберите свой сертификат из списка, введите пароль закрытого ключа.
4. На выходе получите два файла: сам документ и отдельный файл подписи.

Отправка из карточки документа:

Многие документы умеют отправлять себя сразу. Нажмите Отправить (значок конверта или команду в меню Ещё), выберите учётную запись, прикрепите печатную форму и файл подписи, укажите адрес контрагента. Адрес подтянется из карточки контрагента, если он там заполнен, — заводить его заново не придётся.

Подписанные файлы 1С хранит во встроенном хранилище присоединённых файлов документа, а не разбрасывает по папкам на диске. Поэтому подпись не потеряется при переносе базы и будет видна любому пользователю с правами на документ.

Через ЭДО (электронный документооборот):

Если подключён оператор ЭДО, документ подписывается и уходит контрагенту прямо внутри сервиса — без ручной выгрузки файлов. Это надёжнее почты: виден статус доставки и подписания второй стороной.

Подпись бывает двух видов, и это влияет на то, как хранить файлы:

Для обмена с контрагентами по почте чаще используют открепленную подпись: получатель видит сам документ и отдельно проверяет файл подписи.

Проверить чужую подпись тоже можно в 1С: в списке подписей документа есть команда проверки — программа сверит подпись с файлом и покажет, кем и когда он подписан, цела ли подпись.

Разбор ошибок при подписании

Большинство сбоев связаны не с 1С, а с криптографией на компьютере. Сопоставьте симптом с причиной.

Если ошибка повторяется у всех пользователей сразу — проблема в общей настройке (провайдер, цепочка сертификатов). Если только у одного — смотрите его токен и привязку сертификата.

Замена сертификата, когда истёк срок

Сертификат не продлевается — выпускается новый. Старую запись в 1С удалять не нужно: подписанные ею прежде документы должны оставаться проверяемыми, а дата подписи попадает в срок действия старого сертификата.

Порядок замены простой:

1. Получите новый сертификат в удостоверяющем центре и установите его в личное хранилище Windows (если ключ на токене — он уже там после выпуска).
2. В 1С снова откройте Настройки электронной подписи и шифрования → Сертификаты → Добавить → Из установленных на компьютере.
3. Выберите новый сертификат, привяжите к тому же пользователю.
4. Теперь при подписании в списке будет два сертификата. Выбирайте новый; старый оставьте для проверки ранее подписанных документов.

Когда старый сертификат уже точно не нужен (все документы по нему отправлены и приняты), запись можно пометить на удаление. Но спешить с этим не стоит: пока идут сверки и возможны споры, подпись лучше сохранить.

Особенности веб-клиента и тонкого клиента

Подписание выполняется там, где лежит закрытый ключ, — на компьютере пользователя. Это ключевое отличие от обычной работы в базе, где вычисления идут на сервере.

Тонкий клиент (приложение 1С на компьютере):

Работает с установленным КриптоПро напрямую, никаких дополнительных компонентов не нужно. Токен и сертификаты должны быть на том же компьютере, где запущен клиент.

Веб-клиент (1С в браузере):

Браузер сам по себе к токену доступа не имеет, поэтому ставят два компонента:

1. Расширение для работы с криптографией — расширение 1С, 1С предложит установить его при первой попытке подписать.
2. Плагин/адаптер браузера для КриптоПро (CryptoPro Extension for CAdES Browser Plug-in) — связывает браузер с криптопровайдером.

После установки обоих компонентов обновите страницу и повторите подписание.

Если в веб-клиенте сертификат виден, а подпись не формируется — почти всегда не доустановлен адаптер браузера либо расширение заблокировано настройками самого браузера. После установки компонентов разрешите расширению доступ к сайту, если браузер спросит, и перезапустите его полностью.

Частые вопросы