Новый сотрудник в базе 1С: учётная запись, права и ограничения

Пользователя в 1С 8.3 настраивают в режиме «Предприятие», а не в Конфигураторе: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи (в УТ 11 — НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав). Там создают карточку, задают имя для входа и пароль, а права выдают через группы доступа.

Типичная ситуация: в отдел пришёл новый бухгалтер, ему нужен вход в базу уже сегодня. Он должен видеть только «свою» организацию и не трогать зарплату. Ниже — порядок, который даёт ровно такой результат и не ломает учёт прав в типовой конфигурации.

1. Подготовка: кто настраивает и где

Создавать и настраивать пользователей может только тот, у кого есть права администратора. В типовых конфигурациях это участник группы доступа «Администраторы» с профилем «Администратор».

Пути к списку пользователей в основных конфигурациях:

Почему не Конфигуратор. В нём тоже есть список Администрирование → Пользователи, и пользователь там создаётся. Но типовые конфигурации ведут свой справочник «Пользователи» и свою систему групп доступа. Пользователь, заведённый только в Конфигураторе, не попадёт в группы доступа и не получит нормальных прав. Конфигуратор оставьте для случаев, когда в программу вообще не войти.

Перед началом выясните у руководителя три вещи:

• 👤 какие участки сотрудник ведёт (банк и касса, продажи, зарплата, кадры);
• 🏢 с какими организациями работает, если их в базе несколько;
• 💻 как будет входить: по логину и паролю или под своей учётной записью Windows.

2. Создание пользователя в 1С: карточка и вход

В списке пользователей нажмите Создать. Откроется карточка нового пользователя.

Основные поля

1. Полное имя — Фамилия Имя Отчество. Так пользователь будет подписан в журнале регистрации и в поле «Ответственный» документов.
2. Физическое лицо — в БП и ЗУП стоит связать пользователя с физлицом из справочника. Это пригодится для подписей в печатных формах и для отбора «своих» документов.
3. Вход в программу разрешён — флажок должен стоять. Без него пользователь существует в справочнике, но войти не может.

Способ входа

• Аутентификация 1С:Предприятия — сотрудник вводит имя и пароль. Поле «Имя для входа» заполните латиницей или кириллицей без пробелов, например IvanovaAP.
• Аутентификация операционной системы — вход без пароля под учётной записью Windows. Укажите пользователя в формате \\ДОМЕН\Логин. Удобно в офисе с доменом: сотрудник включает компьютер и сразу попадает в 1С.

Включить можно оба способа. Тогда дома, на чужом компьютере, человек войдёт по паролю, а в офисе — автоматически.

Пароль

Нажмите Установить пароль и задайте временный пароль. Лучше сразу отметить флажок, требующий сменить пароль при первом входе: тогда настоящий пароль будет знать только сам сотрудник.

Нажмите Записать. Карточка сохранена, но прав у пользователя пока нет. Если он войдёт сейчас, увидит почти пустой интерфейс или сообщение о недостатке прав.

3. Права пользователя в 1С через группы доступа и профили

Права в типовых конфигурациях устроены в три слоя:

Человек получает права, когда его включают в группу доступа. Отдельные роли напрямую ему не назначают.

Как выдать права

1. В карточке пользователя нажмите Права доступа.
2. Откроется список групп доступа с флажками. Отметьте подходящие, например «Бухгалтеры».
3. Нажмите Записать.

Если нужной группы нет, создайте её: Настройки пользователей и прав → Группы доступа → Создать. Выберите профиль, впишите название и добавьте участников на вкладке «Участники».

Свой профиль вместо правки поставляемого

Поставляемые профили («Администратор», «Бухгалтер», «Главный бухгалтер» и другие) нельзя менять — их обновляет сама конфигурация. Если сотруднику нужен «Бухгалтер», но без права видеть зарплату, сделайте так:

1. Откройте Профили групп доступа.
2. Выделите похожий поставляемый профиль и скопируйте его.
3. В копии на вкладке ролей снимите лишние, добавьте нужные.
4. Дайте профилю понятное имя, например «Бухгалтер без зарплаты».
5. Создайте группу доступа с этим профилем.

Пользователь может состоять в нескольких группах. Права складываются: если одна группа разрешает просмотр, а другая нет, доступ будет. Запретить что-то «второй группой» нельзя — поэтому лишнее убирают из профиля, а не добавляют поверх.

4. Видимость разделов и интерфейса

Права решают, что пользователь может делать. Интерфейс решает, что он видит. Это разные настройки, и путать их не стоит: спрятанный раздел не защищает данные, его можно открыть через поиск или ссылку.

Что убирается правами автоматически

Если у профиля нет ролей на зарплату, раздел «Зарплата и кадры» у сотрудника пропадёт сам. Отдельно скрывать его не нужно. Поэтому сначала настройте права, а уже потом — интерфейс.

Панель разделов под конкретного человека

Лишние разделы, к которым доступ формально есть, сотрудник может убрать у себя сам: Главное меню (☰) → Вид → Настройка панели разделов. Там же меняется порядок разделов.

Чтобы не настраивать каждого с нуля, настройте одного «эталонного» пользователя и скопируйте его настройки:

1. Настройки пользователей и прав → Персональные настройки пользователей → Копирование настроек.
2. Выберите, от кого копировать.
3. Отметьте, кому копировать, и что именно: внешний вид, настройки отчётов, прочие.
4. Нажмите Скопировать.

Функциональность программы

В БП 3.0 есть Главное → Функциональность. Это настройка на всю базу, а не на пользователя. Если там выключен, например, учёт по складам, его не увидит никто. Не пытайтесь скрыть раздел от одного сотрудника через эту форму.

5. Ограничение доступа на уровне записей (RLS)

Группы доступа отвечают на вопрос «какие объекты». RLS отвечает на вопрос «какие именно записи». Классический пример — бухгалтер видит документы только своей организации из пяти в базе.

Как включить

1. Настройки пользователей и прав.
2. Поставьте флажок Ограничивать доступ на уровне записей.
3. Программа предупредит, что работа может замедлиться, и запустит обновление доступа в фоне.

На большой базе обновление занимает от нескольких минут до часов. Включайте RLS вечером или в выходной, когда в базе мало людей: пока обновление не закончено, часть пользователей может временно не видеть документы.

Как настроить ограничение

После включения в группах доступа появляется вкладка с видами доступа (в БП основной вид — «Организации»).

1. Откройте группу доступа, например «Бухгалтеры ООО Ромашка».
2. На вкладке ограничений выберите вид доступа «Организации».
3. Режим: «Все запрещены», и в списке ниже добавьте разрешённые — «ООО Ромашка».
4. Запишите группу.

Для второй организации создайте вторую группу с тем же профилем и другим списком.

6. Пароли, вход и безопасность учётной записи

Политика паролей

В Настройках пользователей и прав есть настройки входа. Там задают:

• 🔑 минимальную длину и сложность пароля;
• 📅 срок действия пароля и запрет повторять старые;
• 🚪 автоматический запрет входа, если пользователь долго не работал в программе.

Для внешних совместителей и аудиторов удобно ограничить срок действия входа датой: после неё учётная запись перестанет пускать в базу без вашего участия.

Защита от опасных действий

В свойствах пользователя в Конфигураторе (Администрирование → Пользователи, вкладка «Прочие») есть флажок защиты от опасных действий. С ним платформа предупреждает при открытии внешних обработок и отчётов из файла и подключении внешних компонент. Для обычных бухгалтеров его стоит оставить включённым.

Когда сотрудник уходит

Не удаляйте пользователя. На него ссылаются документы, журнал регистрации и ответственные лица. Вместо этого:

1. Откройте карточку.
2. Снимите флажок Вход в программу разрешён.
3. Запишите.

Учётка останется для истории, а войти под ней будет нельзя. Если человек сейчас работает в базе, завершите его сеанс через список активных пользователей — после предупреждения, чтобы он успел сохранить документ.

Что проверить после настройки

7. Если права не применяются

Бывает, что всё настроено, а сотрудник по-прежнему видит лишнее или не видит нужное. Порядок проверки:

1. Перезайти. Права и интерфейс подтягиваются при входе. Пусть пользователь закроет 1С полностью и откроет снова.
2. Посмотреть все группы. В карточке пользователя откройте Права доступа и проверьте, нет ли «широкой» группы, которая перекрывает ограничения.
3. Проверить обновление доступа. Если RLS включили недавно, фоновое обновление могло не закончиться. Его состояние видно в настройках пользователей и прав.
4. Сверить пользователя ИБ. В Конфигураторе откройте Администрирование → Пользователи и найдите учётку. Если роли там расходятся с профилем, откройте карточку пользователя в режиме «Предприятие» и просто запишите её ещё раз — типовая конфигурация перезапишет роли по группам доступа.
5. Нетиповые доработки. Если в базе есть свои роли, добавленные программистом, их нужно включить в профиль. Иначе пользователь не получит доступ к доработанным объектам.

8. Частые вопросы