Кому что можно в базе 1С: профили, группы доступа и ограничения по данным

Права пользователей в типовых конфигурациях 1С 8.3 (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) настраивают в режиме 1С:Предприятие, а не в Конфигураторе: Администрирование → Настройки пользователей и прав. Там создают пользователя, включают его в группу доступа, а группе назначают профиль — готовый набор ролей. Тонкую настройку — запрет видеть чужие организации или менять закрытый период — делают ограничениями в той же группе доступа и датами запрета изменения.

Роли напрямую в Конфигураторе в типовой базе лучше не раздавать. Программа сама пересчитывает роли пользователя по его группам доступа, и ручные правки рано или поздно перезапишутся.

Из чего складываются права: роль, профиль, группа доступа

В типовых конфигурациях права собраны в три слоя. Если понять их один раз, дальше всё настраивается без сюрпризов.

Пользователь получает права только через группы доступа. Состоит в двух группах — права складываются: что разрешено хотя бы в одной группе, то разрешено.

• 🔑 Роль — атом. Её нельзя создать в рабочем режиме, только в Конфигураторе или расширении.
• 📦 Профиль — «должность». Поставляемые профили менять нельзя, их копируют и правят копию.
• 👥 Группа доступа — «отдел». Например, «Бухгалтерия ООО Ромашка» с профилем «Бухгалтер» и ограничением по одной организации.

Отдельно от этого есть служебный пользователь информационной базы — тот, что виден в Конфигураторе в Администрирование → Пользователи. Справочник «Пользователи» в 1С:Предприятии создаёт и обновляет его автоматически. Вручную трогать этот список нужно только в аварийных ситуациях.

Как создать пользователя и выдать ему права

Порядок для Бухгалтерии 3.0, в ЗУП 3.1 и УТ 11 раздел называется так же.

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи и нажмите Создать.
2. Заполните полное имя. Если в базе есть справочник физических лиц, привяжите пользователя к физлицу — это пригодится для подписи документов.
3. Поставьте флажок Вход в программу разрешен.
4. Выберите способ входа: по логину и паролю 1С:Предприятия или через аутентификацию Windows (укажите доменного пользователя в формате \\ДОМЕН\логин).
5. Задайте имя для входа и пароль. Флажок Потребовать смену пароля при входе удобно оставить включённым — тогда вы не будете знать пароль сотрудника.
6. Запишите карточку и перейдите по ссылке Права доступа.
7. Отметьте группы доступа или профили, которые нужны сотруднику, и сохраните.

В Бухгалтерии 3.0 по умолчанию группы доступа скрыты: в форме прав вы видите сразу список профилей. Под капотом программа создаёт для пользователя персональную группу. Для двух-трёх сотрудников этого хватает.

Если нужен свой профиль

Поставляемый профиль «Бухгалтер» не подошёл: например, бухгалтеру по зарплате не нужен банк и касса. Тогда:

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа.
2. Выделите близкий поставляемый профиль и скопируйте его (F9 или команда копирования).
3. Назовите копию понятно: «Бухгалтер по зарплате».
4. На вкладке ролей снимите лишние, добавьте нужные. Названия ролей длинные, пользуйтесь поиском по списку.
5. Запишите профиль и назначьте его сотруднику.

Не снимайте с собственных профилей базовые роли («Базовые права», «Запуск тонкого клиента » и подобные служебные): без них пользователь не войдёт в программу совсем.

Ограничения по данным: организации, склады, закрытый период

Профиль отвечает на вопрос «что можно делать». Ограничения отвечают на вопрос «с какими данными». Классический случай — в базе три организации, а бухгалтер ведёт одну.

Ограничение доступа на уровне записей

1. В Администрирование → Настройки пользователей и прав включите флажок Ограничивать доступ на уровне записей.
2. Включите Группы доступа, если ещё не включены, — ограничения настраиваются именно в группе.
3. Откройте профиль (свою копию) и на вкладке ограничений укажите вид доступа, например «Организации». Режим «Все разрешены, кроме…» или «Все запрещены, кроме…» решает, что будет по умолчанию.
4. Создайте группу доступа с этим профилем, добавьте участников и на вкладке ограничений перечислите разрешённые организации.

После включения флажка программа в фоне заполняет служебные данные для проверки доступа. В большой базе это может занять от десятков минут до нескольких часов, а сама работа с документами станет немного медленнее. Поэтому включайте ограничение, только когда оно реально нужно.

Набор видов доступа зависит от конфигурации:

Дата запрета изменения

Чтобы никто не поправил документы прошлого квартала после сдачи отчётности, настройте дату запрета изменения. В Бухгалтерии 3.0 она находится в Администрирование → Проведение документов. Дату можно задать общую для всех или отдельную для конкретного пользователя и организации. Например, всем запрещено менять данные до 30 сентября, а главному бухгалтеру — только до 30 июня.

Что видит пользователь: разделы, меню и рабочий стол

Лишние команды в интерфейсе скрывать вручную почти не приходится. Платформа сама не показывает разделы и пункты меню, на которые у пользователя нет прав. Если кассир не видит раздел «Зарплата и кадры», значит, профиль настроен верно.

Сверх этого настраивают удобство:

• 🧭 Панель разделов. Главное меню → Вид → Настройка панели разделов — пользователь сам убирает лишние разделы и меняет порядок.
• 📋 Состав раздела. В каждом разделе есть шестерёнка Настройка навигации: можно скрыть редко нужные команды и вынести важные в «Важное».
• 🏠 Начальная страница. Главное меню → Вид → Настройка начальной страницы — что открывается при входе.

Настраивать интерфейс каждому сотруднику по отдельности долго. Удобнее настроить его один раз под эталонным пользователем и раздать:

1. Войдите под эталонным пользователем и настройте панели, начальную страницу, отборы списков.
2. Под администратором откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки пользователей.
3. Выберите команду копирования настроек, укажите, от кого копировать и кому.
4. Отметьте, что копировать: внешний вид, настройки отчётов, прочие настройки.

Если интерфейс у сотрудника «сломался» — пропали панели, отчёты открываются с чужими отборами, — в том же месте есть очистка настроек. Она возвращает внешний вид к стандартному и не трогает права.

Ошибки, на которых спотыкаются при настройке прав

Отдельно о потере пароля администратора. Если в базе есть второй пользователь с административными правами, пароль сбрасывают из его сеанса в карточке пользователя. Если администратор был один, восстановите базу из резервной копии с известным паролем или обратитесь к специалисту, который обслуживает базу. Советы «удалить файл пользователей» из интернета приводят к повреждённой базе.

Права для внешних пользователей, веб-клиента и интеграций

Внешний пользователь — это не сотрудник, а контрагент: покупатель, который смотрит свои счета, или партнёр, заполняющий заявки. В типовых конфигурациях, где механизм есть, он включается флажком Разрешить доступ внешним пользователям в Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Чем внешние пользователи отличаются:

• 🔗 Привязаны к объекту — контрагенту, партнёру или физлицу, а не к физлицу-сотруднику.
• 🚪 Отдельные группы и профили. Им нельзя назначить профиль «Бухгалтер»: для внешних пользователей предусмотрены свои профили с узким набором прав.
• 👁️ Видят только своё. Ограничение на уровне записей для них работает по объекту авторизации: покупатель видит только документы, где он указан.

Веб-клиент и мобильный клиент отдельных прав не требуют. Пользователь заходит через опубликованную на веб-сервере базу под тем же логином, и действуют те же группы доступа. Разница только в способе входа: аутентификация Windows через браузер требует отдельной настройки веб-сервера, поэтому для внешнего доступа обычно используют пароль 1С.

Для интеграций через OData заводят отдельного служебного пользователя. В Бухгалтерии 3.0 это делается в Администрирование → Синхронизация данных через настройку автоматического REST-сервиса: там создаётся пользователь и отмечаются объекты, которые можно читать.

Группы пользователей вместо ручной раздачи прав

Когда сотрудников больше десяти, раздавать права каждому по отдельности неудобно. Работает схема «отдел = группа».

1. Включите Группы пользователей в Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Создайте группы по отделам: «Бухгалтерия», «Склад», «Отдел продаж».
3. В группе доступа участником укажите не конкретного человека, а группу пользователей.
4. Новому сотруднику достаточно указать группу в карточке — права придут автоматически.

При переводе сотрудника из склада в продажи меняете одну группу, а не перебираете десяток галочек.

Ещё два приёма для порядка:

• 📝 Профили под должности, а не под людей. «Профиль Иванова» через год никто не поймёт. «Кладовщик основного склада» понятен всегда.
• 🧪 Проверка под пользователем. После настройки войдите в базу под учётной записью сотрудника (с его согласия или под тестовым пользователем с теми же группами) и пройдите его ежедневный сценарий.

Аудит: кто что может и кто что поменял

Права со временем «зарастают»: временно дали доступ к кассе, забыли снять. Раз в квартал полезно проверить картину целиком.

Уволенных сотрудников не удаляйте: на них ссылаются документы и записи журнала. Снимите флажок Вход в программу разрешен или отметьте пользователя как недействительного. Сотрудник больше не войдёт, а история сохранится.

Частые вопросы