Документ «Реализация» в 1С: настройка, заполнение и проводки

Документ, которым в 1С:Бухгалтерии 8.3 оформляют продажу, лежит в разделе Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Чтобы он сразу давал верные проводки — выручку по кредиту 90.01, НДС на 90.03 и списание себестоимости с 41-го счёта, — перед первой продажей нужно заполнить три вещи: счета учёта номенклатуры, тип цен и реквизиты договора с покупателем.

Ниже — порядок настройки от учётной политики до печатной формы, с конкретными путями меню, счетами и примером проводок для опта на ОСНО. Отдельно разобраны расхождения с услугами и частые причины, по которым реализация проводится с нулём или без НДС.

С чего начать: учётная политика и способ оценки запасов

Проводки по себестоимости зависят от того, как в базе оценивают товары при списании. Настройка лежит в Главное → Учётная политика.

• Способ оценки МПЗ — «По средней» или «ФИФО». От него зависит сумма по дебету 90.02 в момент продажи. Менять его можно только с начала года.
• Параметры налогообложения (ОСНО/УСН, применяется ли НДС) задаются в Главное → Налоги и отчёты. Для опта на ОСНО галка НДС включена, ставка по умолчанию — 20%.

При способе «ФИФО» в учётной политике включается партионный учёт: себестоимость списывается по партиям в порядке поступления, и для этого каждая партия должна быть оприходована отдельным документом. При «По средней» 1С берёт среднюю стоимость остатка на момент продажи и партии не хранит. Выбор влияет только на сумму по дебету 90.02 — на остальные проводки реализации нет.

Способ оценки и система налогообложения определяют сам набор проводок. Всё остальное — цены, счета, договоры — настраивается в справочниках и подставляется в документ автоматически.

Номенклатура и счета учёта: откуда берутся проводки

Справочник товаров и услуг — Справочники → Номенклатура. Ключевой момент для реализации не в самой карточке, а в регистре Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры.

Этот регистр отвечает на вопрос, какие счета 1С подставит в проводки. Записи задают по комбинации «организация + вид номенклатуры + склад»:

• 📦 для товаров — счёт учёта 41.01, счёт доходов 90.01.1, счёт расходов 90.02.1, НДС 90.03;
• 🧾 для услуг — счёт учёта затрат (20.01, 26 или 44.01 в зависимости от того, что продаёте), доходы 90.01.1, НДС 90.03.

Если по товару нет подходящей строки в этом регистре, при проведении 1С либо подставит счёт из более общей записи, либо выдаст ошибку «не заполнены счета учёта». Пустой регистр счетов учёта — причина № 1 неверных проводок по реализации.

Вид номенклатуры («Товар» или «Услуга») переключает поведение: для услуги не нужны остатки на складе и себестоимость списывается иначе. Проверьте его в карточке — поле Вид номенклатуры вверху.

Типы цен: чтобы цена подставлялась сама

Чтобы менеджеру не вбивать цену руками в каждый документ, в 1С:Бухгалтерии настраивают типы цен — Справочники → Цены → Типы цен номенклатуры. Порядок автоподстановки такой:

1. Создать тип цены, например «Оптовая», и указать, включает ли он НДС.
2. Задать сами цены документом «Установка цен номенклатуры» (Склад → Установка цен номенклатуры).
3. Указать этот тип цены в договоре с покупателем.
4. Проверить, что при вводе товара в реализацию цена подтянулась из прайса.

Типов цен может быть несколько — например, «Оптовая» и «Розничная» или отдельные цены под крупных клиентов. В договоре каждому покупателю ставят свой тип, и один и тот же товар уходит разным контрагентам по разной цене без ручного ввода.

Важна галка «Цена включает НДС» у типа цены. Она определяет, как считается налог:

В 1С:Бухгалтерии этот механизм называется именно «Типы цен». В «Управлении торговлей» 11 аналогичный справочник называется «Виды цен» и настраивается гибче — не путайте термины, если ведёте учёт в двух базах.

Как заполнить документ «Реализация» по шагам

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите «Реализация» → выберите вид: «Товары», «Услуги» или «Товары, услуги, комиссия».
2. Укажите контрагента и договор. Договор с видом «С покупателем» — иначе документ не найдёт нужные счета расчётов и подставит не те.
3. Заполните табличную часть: товар, количество, цена (подтянется из типа цен), ставка НДС.
4. Проверьте счета учёта в строках — колонка «Счета учёта» раскрывается по ссылке. Для товара там должен стоять 41.01, для услуги — счёт затрат.
5. Внизу проверьте флаг «НДС в сумме» / «НДС сверху» — он должен совпадать с настройкой типа цены.
6. Проведите документ кнопкой «Провести» и откройте проводки по кнопке с буквами Дт/Кт.

Для опта на ОСНО при продаже партии товара на 1200 ₽ (в том числе НДС 200 ₽) с себестоимостью 700 ₽ проводки такие:

Себестоимость (строка с 90.02) считается автоматически по способу оценки из учётной политики. Если по этой проводке ноль — на складе нет остатков товара либо не введён документ поступления. Проводить реализацию «в минус» по остаткам 1С по умолчанию не даёт.

Дата документа важнее, чем кажется. Себестоимость и остатки берутся на дату и время реализации, поэтому отгрузка, проведённая раньше поступления той же партии, спишется нулём, даже если формально товар «есть». Если цены задаются документом «Установка цен номенклатуры», его дата должна быть не позже даты продажи — иначе прайс в реализацию не подтянется.

Способы оплаты и зачёт авансов

Как 1С понимает оплату и ведёт долг покупателя, задаётся в договоре — поле Расчёты в карточке договора.

• По договору в целом — все отгрузки и оплаты складываются в общий остаток по контрагенту. Подходит для регулярных отгрузок одному покупателю.
• По документам — каждая оплата привязывается к конкретной накладной. Нужна там, где важно видеть долг по каждой поставке отдельно.

Счета расчётов по умолчанию: 62.01 — долг покупателя за отгруженное, 62.02 — полученные авансы. Когда покупатель платит заранее, поступление на 62.02 формирует авансовый счёт-фактуру, а при отгрузке 1С автоматически делает зачёт аванса проводкой Дт 62.02 Кт 62.01 и восстанавливает НДС с аванса.

Счета расчётов для конкретного договора можно переопределить в регистре Счета учёта расчётов с контрагентами (ссылка в карточке договора), но без необходимости менять их не стоит — типовые 62.01/62.02 закрывают большинство случаев опта.

Отдельно стоит договор в валюте или в условных единицах. В его карточке переключается валюта расчётов, и тогда при оплате после отгрузки 1С досчитает курсовую разницу на счёт 91.01 или 91.02. Для рублёвых договоров этого блока не будет — курсовых разниц по ним не возникает.

Печатные формы, УПД и обмен с покупателем

Из проведённого документа печатные формы вызываются кнопкой «Печать»:

• 🖨 ТОРГ-12 — товарная накладная;
• 🖨 Акт — для услуг;
• 🖨 Счёт-фактура — выписывается кнопкой «Выписать счёт-фактуру» внизу документа (отдельная кнопка, НДС должен быть включён);
• 🖨 УПД — универсальный передаточный документ, заменяет накладную и счёт-фактуру одним бланком. Если выбираете УПД, отдельный счёт-фактуру выписывать не нужно.

Статус УПД (со значением «1» — заменяет счёт-фактуру, или «2» — только первичный документ) выбирается при печати. Для опта с НДС используют статус «1».

Если одному покупателю всегда нужен один и тот же комплект бумаг, его собирают в меню «Печать» → «Настройка печати »: 1С запомнит набор форм и будет выводить их сразу пачкой. Руководителя и бухгалтера в подписях печатных форм 1С берёт из регистра ответственных лиц (Главное → Организации → Подписи); если в накладной пустые ФИО — заполните именно его, а не правьте форму вручную.

Чтобы отправлять документы покупателю электронно, подключают ЭДО в Администрирование → Обмен электронными документами. Здесь важно различать подписи: счёт-фактуру и УПД со статусом «1» по закону подписывают только квалифицированной электронной подписью (КЭП), а обычную накладную или акт стороны по соглашению могут подписывать и неквалифицированной. Для подписи от имени сотрудника оператору потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД) в формате ФНС.

Почему реализация проводится неверно: разбор причин

Большинство проблем с реализацией сводится к пяти настройкам. Разберите симптом — найдёте причину.

Отчёты, которыми проверяют продажи

После настройки прогоните несколько отчётов — они быстро показывают, что реализация отражается верно.

• 📊 ОСВ по счёту 62 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — долги и авансы покупателей. Дебетовое сальдо по 62.01 — вам должны, кредитовое по 62.02 — незачтённые авансы.
• 📊 ОСВ по счёту 90 — выручка, НДС и себестоимость в разрезе номенклатурных групп. Здесь видно, не списалась ли себестоимость нулём.
• 📘 Книга продаж (Отчёты → НДС → Книга продаж) — все счета-фактуры и УПД, попавшие в начисление НДС. Если реализация с НДС не попала в книгу, счёт-фактура не выписан или не проведён.
• ✅ Экспресс-проверка (Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка) — автоматически ловит реализации без счетов-фактур, расхождения НДС и незакрытые авансы.

Частые вопросы