Оформляем внешнего и внутреннего совместителя в ЗУП

Совместительство в 1С:ЗУП 3.1 настраивают через документ «Приём на работу» с видом занятости «Внешнее» или «Внутреннее совместительство» и отдельным графиком на неполное время — чаще всего на 0,5 ставки. Ключевой момент: для внутреннего совместителя заводят вторую карточку сотрудника на то же физлицо, иначе программа посчитает ставки и отпуск неверно.

Разберём оба случая по шагам: что подготовить до приёма, как заполнить документы, как встанет табель, зарплата, НДФЛ и отчётность в СФР. Пути меню приведены для ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси».

Чем внешнее совместительство отличается от внутреннего

От того, какой это вид совместительства, зависит, сколько карточек сотрудника вы заводите и как настраиваете физлицо.

🔹 Внешнее совместительство — человек уже работает в другой организации, а у вас трудится в свободное время. Для него создают новое физлицо и нового сотрудника. В карточке — вид занятости «Внешнее совместительство».

🔹 Внутреннее совместительство — ваш же штатный работник берёт вторую должность в этой же организации. Физлицо остаётся прежним, но на него заводят отдельного сотрудника с видом занятости «Внутреннее совместительство».

Вид занятости виден прямо в списке сотрудников — по нему легко отличить совместителей от основных работников при проверке штата.

Правовые рамки одинаковы для обоих (гл. 44 ТК РФ):

• рабочее время — не более 4 часов в день (ст. 284 ТК РФ); в свободные от основной работы дни можно полный день, но за месяц не больше половины нормы;
• оплата — пропорционально отработанному времени или по условиям договора (ст. 285 ТК РФ);
• отпуск совместителю дают одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ).

И с внешним, и с внутренним совместителем заключают отдельный трудовой договор (ст. 282 ТК РФ) — он не заменяет договор по основной работе, а идёт дополнительно. В 1С:ЗУП каждому договору соответствует свой документ «Приём на работу», поэтому в базе будут отдельные записи даже у внутреннего совместителя.

Что подготовить до приёма: график и доля ставки

Прежде чем оформлять приём, настройте неполный график работы. Без него табель заполнится по полной норме, а зарплата посчитается неправильно.

Откройте список графиков: раздел Настройка → Графики работы сотрудников (название пункта в вашем релизе может отличаться — ищите «Графики работы»). Создайте новый график:

1. Название — понятное, например «Пятидневка 0,5 ставки (4 ч)».
2. Способ заполнения — по неделе.
3. Длительность рабочего дня — 4 часа (или свой вариант под договор).
4. Заполните график на год кнопкой Заполнить.

Для почасовой оплаты или скользящего режима создайте график с нужным расписанием — принцип тот же.

Если в программе ведётся штатное расписание, заранее добавьте позицию под совместителя с нужной долей ставки (Кадры → Штатное расписание). Удобно создать отдельную позицию «…, 0,5 ставки» — тогда при приёме доля подставится сама и не придётся править её вручную. Если штатка не ведётся, долю укажете прямо в документе приёма.

Как оформить приём внешнего совместителя

Внешний совместитель — это новый человек в базе. Порядок такой:

1. Раздел Кадры → Сотрудники → Создать. Заполните ФИО — программа создаст и физлицо, и сотрудника.
2. В карточке сотрудника найдите поле «Вид занятости» и выберите «Внешнее совместительство».
3. Перейдите к приёму: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу (или кнопка Оформить документ → Приём прямо из карточки).
4. В документе укажите подразделение, должность и график — тот самый неполный, что вы создали.
5. Задайте долю ставки 0,5 (поле доли ставки или выбор позиции штатного расписания с этой долей).
6. В блоке начислений оставьте «Оплата по окладу» — программа сама умножит оклад на долю ставки.
7. Проведите документ.

После проведения приёма сотрудник появится в списках с пометкой вида занятости. Трудовую книжку внешнему совместителю ведёт основной работодатель; вы запись в неё не вносите.

Проверьте начисления в приёме: если оставить полный оклад без доли ставки, программа начислит сумму как за полную ставку. Доля ставки 0,5 должна быть видна в строке с окладом — это первое, что стоит контролировать.

Как оформить внутреннего совместителя: вторая карточка

Главная ошибка новичков — пытаться оформить вторую должность в той же карточке. В ЗУП так нельзя: на одно физлицо заводят отдельного сотрудника.

1. Раздел Кадры → Сотрудники → Создать.
2. Начните вводить ФИО работника — программа найдёт существующее физлицо и предложит выбрать его. Согласитесь: привяжете новую карточку сотрудника к тому же физлицу.
3. В новой карточке выберите вид занятости «Внутреннее совместительство».
4. Оформите приём на вторую должность с отдельным неполным графиком и долей ставки.

В итоге у одного физлица будет две карточки сотрудника: основная и совместитель. Персональные данные (СНИЛС, ИНН, вычеты) программа хранит на уровне физлица — они общие, вводить повторно не нужно.

Когда внутренний совместитель переходит на эту должность как на основную (например, освободилась ставка), оформляют увольнение по совместительству и отдельный приём либо перевод — в одной карточке «переключить» вид занятости с совместителя на основное место ЗУП не даёт. Это нормальная ситуация, держите её в уме при кадровых перестановках.

Табелирование и начисление зарплаты совместителя

Табель совместитель получает по своему неполному графику — тому, что вы указали при приёме. В документе Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата) он попадёт отдельной строкой со своей должностью.

Как считается оплата:

Пример с окладом. Оклад по должности 40 000 ₽, ставка 0,5. За полностью отработанный месяц совместитель получит 20 000 ₽ до удержания НДФЛ.

Пример с неполным месяцем. По графику совместителя в месяце 20 рабочих дней, а отработано 15. При окладе на доле 0,5 программа возьмёт 20 000 ₽ ÷ 20 × 15 = 15 000 ₽. Пересчёт по дням его графика выполняется автоматически — вручную вмешиваться не нужно.

Начисления совместителя видны в расчётном листке отдельно от основной должности (раздел Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок). Это удобно для проверки: по внутреннему совместителю в листке будут две части — по основной работе и по совместительству.

НДФЛ, вычеты, взносы и отпуск

Страховые взносы по совместителю начисляются в общем порядке — он застрахованное лицо, как любой работник. Отдельных настроек не требует.

НДФЛ удерживается стандартно. А вот со стандартными вычетами (на детей, личный) есть правило: их предоставляет только один работодатель по выбору сотрудника (ст. 218 НК РФ).

• Внешнему совместителю вычеты обычно НЕ применяют — он получает их по основному месту. В карточке физлица заявление на вычет по вашей организации не вводите.
• Если работник письменно попросил вычеты именно у вас — тогда вводите, но убедитесь, что по основному месту он от них отказался.

Короткий пример. Совместитель получает 20 000 ₽, вычеты не применяются. НДФЛ 13% = 2 600 ₽, на руки 17 400 ₽. Если бы ошибочно применили вычет на ребёнка 1 400 ₽, база снизилась бы до 18 600 ₽, НДФЛ — 2 418 ₽; при проверке эти 182 ₽ разницы за каждый месяц пришлось бы доудержать.

Для внутреннего совместителя вопрос не стоит: физлицо одно, вычеты считаются по совокупному доходу обеих должностей автоматически. Повторно вводить их на карточку совместителя не нужно.

Отпуск. Совместителю отпуск оформляют одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ), при необходимости — авансом. В ЗУП это обычный документ Отпуск; просто создайте его на карточку совместителя на те же даты. Если по совместительству отпуск оказывается короче, чем по основной работе, недостающие дни работник вправе взять за свой счёт — это тоже предусмотрено ст. 286 ТК РФ.

Отражение совместительства в отчётности СФР

С 2023 года ПФР и ФСС объединены в СФР, а сведения о кадровых мероприятиях подаются формой ЕФС-1.

🔸 ЕФС-1, подраздел 1.1 (бывшая СЗВ-ТД). При приёме и увольнении совместителя в графе вида мероприятия указывается признак «Совместительство». Для внешнего совместителя эти сведения в СФР подаёте именно вы как работодатель по совместительству — автоматически при проведении приёма и формировании отчёта.

Срок здесь жёсткий: сведения о приёме и увольнении подаются не позднее рабочего дня, следующего за изданием приказа. Поэтому приём совместителя не стоит оформлять задним числом — иначе подраздел 1.1 уйдёт в СФР с опозданием. В 1С отчёт формируется в разделе Отчётность, справки → ЕФС-1; программа сама подтянет кадровое мероприятие по совместителю.

🔸 Персонифицированные сведения о физлицах, РСВ, 6-НДФЛ. Совместитель включается как обычный работник. Внутренний совместитель по 6-НДФЛ и РСВ не задваивается — доход идёт по одному физлицу суммарно.

🔸 Трудовая книжка. По совместительству запись вносится по желанию работника и только основным работодателем. Вы, как работодатель по внешнему совместительству, записи в бумажную книжку не делаете.

Типичные ошибки при оформлении совместительства

Ошибки, из-за которых чаще всего приходится переделывать документы:

• ❌ Вторая должность в той же карточке. Для внутреннего совместителя не создали отдельного сотрудника — программа не даёт разнести ставки и отпуск. Решение: завести нового сотрудника на то же физлицо.
• ❌ Полная ставка у совместителя. Доля ставки 1,0 нарушает лимит 4 часа в день. Ставьте 0,5 (или меньше) и неполный график.
• ❌ Не создан отдельный график. Совместитель «висит» на основном графике, табель и оплата считаются по полной норме.
• ❌ Два разных физлица на одного человека при внутреннем совместительстве — задваиваются вычеты и персонифицированная отчётность. Физлица нужно объединить.
• ❌ Вычеты у внешнего совместителя без отказа от них по основному месту — двойной вычет и доначисление НДФЛ при проверке.

Частые вопросы