Транспортная накладная в 1С 8.3: справочники, документ, печать и электронный вариант

Чтобы оформить ТТН в 1С 8.3, отдельный модуль включать не нужно. Достаточно заполнить реквизиты организации, контрагента и номенклатуры, провести документ Реализация (акт, накладная, УПД) и распечатать из него накладную через кнопку Печать. Транспортная накладная по актуальной форме или товарно-транспортная 1-Т сразу подтянут из реализации товары, количество, суммы, грузоотправителя и грузополучателя.

Сложности обычно не в самой кнопке печати. В накладной пустая масса, не тот адрес, нет водителя или машины. Всё это настраивается в справочниках 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управления торговлей 11 один раз, а для электронной ТН понадобится ещё подключённый ЭДО.

Две разные накладные: какую форму вы на самом деле печатаете

Под словом «ТТН» в бухгалтерии смешивают два документа. От выбора зависит, какую печатную форму открывать и какие поля заполнять.

С 2013 года унифицированные формы первички не обязательны, поэтому 1-Т используют по привычке или по требованию покупателя. Транспортная накладная другое дело: её требует Устав автомобильного транспорта, если груз везёт перевозчик по договору перевозки.

💡 Если товар вы везёте собственной машиной и водителем, договора перевозки нет. Часто хватает ТОРГ-12 или УПД с путевым листом. ТН в этом случае оформляют по запросу покупателя или для проверки на дороге. Решение лучше закрепить в учётной политике или в договоре с покупателем.

Шаг 1. Что настроить до первой накладной

Пустые поля в ТТН почти всегда тянутся из незаполненных справочников. Проверьте их один раз — и дальше накладные будут собираться без ручных правок.

Организация

Откройте Главное → Организации и карточку своей фирмы. В накладную попадают:

• 🏢 полное наименование, ИНН, КПП;
• 📍 юридический и фактический адрес — фактический идёт в поле грузоотправителя;
• 📞 телефон;
• 🏦 основной банковский счёт.

Если груз отгружается с обособленного подразделения, у подразделения должен быть свой КПП и адрес. Иначе в накладной окажется адрес головной организации, а не склада, откуда уехала машина.

Контрагент и адрес доставки

В карточке покупателя (Справочники → Контрагенты) проверьте юридический адрес и адрес доставки. Если товар едет не в офис покупателя, а на его склад, это должен быть отдельный адрес — он нужен для раздела о пункте выгрузки.

Когда получатель груза — другая организация, например торговая точка сети, заведите её отдельным контрагентом. Его потом выберете грузополучателем в реализации.

Номенклатура: вес и единицы

Для транспортной накладной обязательна масса груза. В 1С:Управлении торговлей 11 вес и объём хранятся в карточке номенклатуры, если в настройках НСИ включён учёт весовых характеристик. Тогда масса брутто считается в печатной форме автоматически.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 массу груза надёжнее указывать в самом документе транспортной накладной. Если печатаете форму прямо из реализации — проверьте графу массы в предпросмотре и при необходимости допишите её.

Шаг 2. Реализация товаров как источник данных для накладной

ТТН в 1С не создаётся «с нуля». Её основа — документ отгрузки.

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация → Товары (накладная, УПД).
3. Выберите покупателя, договор и склад.
4. Заполните табличную часть Товары: номенклатура, количество, цена, ставка НДС.
5. В подвале формы найдите блок грузоотправителя и грузополучателя. По умолчанию там стоит «Он же» — то есть ваша организация и покупатель.
6. Если груз уходит со стороннего склада или приходит другому получателю, выберите нужных контрагентов.
7. Укажите адрес доставки, если он отличается от юридического адреса покупателя.
8. Нажмите Провести.

В 1С:Управлении торговлей 11 отгрузку оформляют документом Реализация товаров и услуг в разделе Продажи. На закладках документа есть данные о доставке: способ доставки, перевозчик, адрес. Они попадают в транспортные документы.

💡 Печатать накладную можно и из непроведённого документа. Но если потом изменить количество или цену и не перепровести реализацию, ТТН разойдётся с УПД. Сначала проводите, потом печатайте.

Шаг 3. Оформление транспортной накладной в 1С

Быстрый вариант: печать из реализации

В форме реализации нажмите Печать. В списке печатных форм выберите:

• Транспортная накладная — форма по Правилам перевозок грузов;
• Товарно-транспортная накладная (1-Т) — унифицированная форма, если она есть в списке вашей конфигурации.

Откроется предварительный просмотр. Табличный документ можно править прямо в нём: ввести номер машины, ФИО водителя, массу, количество мест. Правки действуют только на этот экземпляр и в базе не сохраняются.

Надёжный вариант: отдельный документ накладной

Ручные правки в предпросмотре быстро превращаются в проблему. Распечатали накладную повторно — и водителя снова нужно вписывать. Поэтому в актуальных релизах 1С:Бухгалтерии 3.0 есть отдельный документ «Транспортная накладная». Он появился вместе с поддержкой электронных перевозочных документов.

Как его оформить:

1. Откройте проведённую реализацию.
2. Нажмите Создать на основании и выберите транспортную накладную .
3. Проверьте, что подтянулись грузоотправитель, грузополучатель и товары.
4. Заполните перевозчика, водителя, транспортное средство, пункт погрузки и выгрузки.
5. Укажите массу груза и количество грузовых мест.
6. Запишите документ и распечатайте форму из него.

Все данные о перевозке хранятся в базе. При повторной печати ничего не теряется. Документ же нужен, если позже понадобится отправлять ЭТрН.

Если в вашем релизе документа нет, обновите конфигурацию. Пока обновление недоступно, остаётся печать из реализации с правками в предпросмотре.

Шаг 4. Печатные формы ТТН: макет, правки, своя форма

Иногда стандартная форма не устраивает: покупатель просит дополнительную строку, логотип или другой порядок колонок. Для этого есть три способа — от безопасного к самому трудоёмкому.

Как поменять макет

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Перейдите в Макеты печатных форм.
3. Найдите макет транспортной накладной по названию через поиск в списке.
4. Откройте его, внесите правки и запишите.

Изменённый макет помечается в списке. Чтобы вернуть заводской вариант, есть команда «Использовать стандартный макет».

Внешняя печатная форма

Если нужна своя логика — подставлять номер путевого листа, тянуть данные из стороннего справочника — заказывают внешнюю печатную форму. Подключают её в разделе Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Перед этим в том же разделе включите флажок использования дополнительных отчётов и обработок.

Внешняя форма живёт в файле .epf и в саму конфигурацию не вмешивается. Это проще для обновлений, чем правка конфигурации.

Шаг 5. Водители, машины и путевые листы

Что есть в типовой конфигурации

В 1С:Бухгалтерии 3.0 данные о водителе и автомобиле вносят в документ транспортной накладной: ФИО, водительское удостоверение, марка и госномер, при необходимости прицеп. Если перевозит сторонняя компания, указывают её как перевозчика, а водителя — с её слов или из заявки.

В 1С:Управлении торговлей 11 при включённом управлении доставкой (Администрирование → Склад и доставка) есть задания на перевозку. В них собирают несколько отгрузок в один рейс, назначают машину и водителя. Распоряжения на доставку попадают в задание, а из него — в документы.

Путевые листы

Путевой лист — это документ перевозчика, а не продавца. Его состав и порядок заполнения задаёт Минтранс. Ни в БП 3.0, ни в УТ 11 нет полноценного учёта путевых листов: расхода топлива, пробега, медосмотров.

Варианты для компании со своим автопарком:

• 🚛 отраслевое решение «1С:Управление автотранспортом» — путевые листы, ГСМ, водители, ремонты;
• 📝 путевые листы ведутся вне 1С, а номер вписывается в ТН вручную;
• 🔌 внешняя обработка, которая берёт номер путевого листа из стороннего источника.

💡 Если в компании 2–3 машины и рейсы редкие, отраслевая программа обычно себя не окупает. Хватит журнала путевых листов и ручного ввода водителя в накладную.

Шаг 6. Электронная транспортная накладная и автоматизация

С сентября 2022 года транспортную накладную можно оформлять электронно — как ЭТрН. Электронные перевозочные документы проходят через государственную информационную систему ГИС ЭПД. Обмен идёт через операторов, которые к ней подключены.

Как работает ЭТрН

Накладная состоит из титулов. Каждый участник перевозки подписывает свой титул электронной подписью:

1. Грузоотправитель формирует и подписывает первый титул.
2. Перевозчик подтверждает приём груза.
3. Грузополучатель подписывает приёмку.
4. Перевозчик подтверждает сдачу груза.

Если хотя бы один участник не работает в ЭДО, оформление по цепочке не получится. Тогда остаётся бумажная ТН.

Что нужно в 1С

• ✅ подключённый 1С-ЭДО или другой оператор, который работает с ЭПД;
• ✅ действующая электронная подпись у организации и уполномоченных лиц;
• ✅ документ «Транспортная накладная» в базе (печатной формы из реализации недостаточно);
• ✅ данные перевозчика, водителя и машины в справочниках, а не только в тексте;
• ✅ согласие контрагентов и перевозчика работать с ЭТрН.

Отправка идёт из документа транспортной накладной. Статусы отправки видны в самом документе и в текущих делах ЭДО.

Автоматизация без ЭДО

Даже без электронных накладных можно сократить ручной труд:

• 📦 включите в реализации реальных грузоотправителя и грузополучателя, чтобы не править их в каждой форме;
• 🔄 создавайте ТН на основании реализации, а не печатайте из неё с правками;
• 🖨️ настройте комплект печати так, чтобы УПД и ТН выходили одной командой в нужном количестве экземпляров.

Почему ТТН заполняется неправильно

Частые вопросы