С чего начать настройку зарплаты в 1С

Расчёт зарплаты в 1С начинается с двух решений: где вести учёт (в самой программе или во внешней) и какие начисления с удержаниями нужны вашей организации. В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь — Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты; в 1С:ЗУП 3.1 — раздел Настройка. Пока эти параметры не заданы, документ начисления либо не считается, либо считает неверно.

Бухгалтерия 3.0 подходит, если сотрудников немного и расчёт типовой: оклад, премия, НДФЛ, взносы. ЗУП 3.1 нужна там, где есть сменные графики, сложные начисления, большой штат, отпуска и больничные с переносами. Ниже — порядок настройки для обеих конфигураций: от учётной политики до первого проведённого расчёта.

Пути в 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:ЗУП 3.1 различаются, поэтому ключевые разделы приведены таблицей. Интерфейс — «Такси», платформа 8.3.

Где вести учёт и базовые параметры зарплаты

Первое, что нужно решить, — ведёте ли вы расчёт в этой программе. В Бухгалтерии 3.0 откройте Настройки зарплаты и в блоке «Общие настройки» выберите переключатель Учёт расчётов по заработной плате и кадровый учёт ведутся → В этой программе. Если выбрать «Во внешней программе», блоки начислений и кадров скроются, а зарплата будет попадать в учёт только документом отражения.

В ЗУП 3.1 вопроса «где вести» нет — программа профильная. Здесь базовые параметры лежат в Настройка → Расчёт зарплаты и Настройка → Кадровый учёт.

Разберём, что задаётся на старте:

• 🏢 Организация. Реквизиты, система налогообложения, территориальные условия. В ЗУП — Настройка → Организации, в Бухгалтерии — Главное → Организации.
• 📅 Месяц начала учёта. С какого периода программа ведёт расчёт. Задним числом переносить тяжело, поэтому выбирайте дату перехода аккуратно.
• 💰 Выплата зарплаты. Способ (через кассу, на счёт в банке, через зарплатный проект) и даты аванса и окончательного расчёта.
• 📊 Способ отражения по умолчанию. Счёт и аналитика, на которые пойдут расходы по зарплате, если у начисления не задан свой способ.

Кадровый учёт и справочники перед расчётом

Зарплату не на что начислять, пока нет сотрудников и их плановых начислений. Поэтому справочники заполняются до первого расчёта.

Сотрудники и физлица. В 1С это два разных объекта. Физическое лицо — человек (ИНН, СНИЛС, паспорт, вычеты по НДФЛ). Сотрудник — его трудовые отношения с конкретной организацией. Один человек может быть сотрудником дважды: по основному месту и внутреннему совместительству — тогда у одного физлица будет два сотрудника.

Если завести одного человека как два разных физлица, НДФЛ и взносы посчитаются дважды с нуля, а не нарастающим итогом. Это одна из самых частых и дорогих ошибок — проверяйте дубли физлиц перед расчётами.

Подразделения и должности. Нужны для штатного расписания, аналитики расходов и отчётности. В ЗУП подразделения задаются в Настройка → Подразделения, должности — в Настройка → Должности.

Приём на работу. Документ приёма фиксирует дату, подразделение, должность, график и плановые начисления (оклад, надбавки). В Бухгалтерии 3.0 это Зарплата и кадры → Приёмы на работу, в ЗУП — Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.

Порядок заполнения справочников удобно держать перед глазами:

Начисления и удержания: настройка видов

Вид начисления описывает, что именно и как считать: оклад по дням, по часам, процентом, фиксированной суммой. В Бухгалтерии 3.0 список открывается из Настройки зарплаты → Расчёт зарплаты → Начисления, в ЗУП — Настройка → Начисления.

В типовой поставке уже есть основные виды: оплата по окладу, премия, оплата по часовому тарифу, отпуск, больничный. Для большинства организаций их достаточно. Новый вид создают, когда появляется нестандартная выплата: доплата за совмещение, премия по своей формуле, материальная помощь.

При создании начисления задают четыре вещи:

1. Назначение — зарплата, премия, отпуск, пособие. От него зависит, как начисление ведёт себя в расчётах среднего заработка.
2. Способ расчёта — фиксированная сумма, процент от базы, по формуле, по дням и часам.
3. Налогообложение НДФЛ и взносами — облагается полностью, частично или не облагается. Материальная помощь, например, не облагается в пределах лимита.
4. Способ отражения — на какой счёт идёт расход (20, 26, 44 и т. д.).

Удержания настраиваются там же — раздел «Удержания». Сюда входят алименты и другие удержания по исполнительным листам, профсоюзные взносы, удержание за неотработанный аванс при увольнении. НДФЛ отдельным удержанием создавать не нужно — его считает сама программа.

Для удержания по исполнительному листу заводят документ-основание с реквизитами листа, процентом или суммой и получателем. Программа сама ограничит удержание нормами Трудового кодекса (не более 50 %, а по алиментам на детей — до 70 % от дохода после НДФЛ).

Графики работы и учёт отработанного времени

График работы — норма времени, от которой считается оклад и оплата за фактические дни. Без него оклад не распределится по дням, а оплата по часам не посчитается вовсе.

В ЗУП графики лежат в Настройка → Предприятие → Графики работы сотрудников, в Бухгалтерии 3.0 — в Настройки зарплаты → Расчёт зарплаты → Графики работы. Типовые пятидневка и шестидневка обычно уже заполнены по производственному календарю.

Виды графиков:

• 🗓️ Пятидневка / шестидневка — заполняются автоматически из производственного календаря.
• 🔁 Сменные — задаётся шаблон смен (например, «два через два»), программа разворачивает его на период. Нужны только в ЗУП.
• ⏱️ Суммированный учёт — норма считается не за неделю, а за учётный период (месяц, квартал, год). Задаётся в свойствах графика.

Производственный календарь обновляется вместе с релизами конфигурации, но переносы рабочих дней на год лучше проверить в начале года: Настройка → Производственные календари.

Фактически отработанное время. Если сотрудник отработал месяц по графику без отклонений, отдельный табель вводить не нужно — программа берёт норму из графика. Отклонения (отпуск, больничный, командировка, прогул) вводятся документами, и они автоматически уменьшают отработанные дни. Отдельный документ «Табель» нужен, когда время заполняется вручную — например, при почасовой оплате с плавающим количеством часов.

НДФЛ, страховые взносы и отражение в бухучёте

НДФЛ и взносы в 1С считаются автоматически, но опираются на настройки, которые надо задать один раз.

НДФЛ. Программа применяет действующую шкалу ставок к доходу нарастающим итогом с начала года и учитывает вычеты. Стандартные вычеты (на детей) вводятся документом в карточке физлица или через Налоги и взносы → Заявления на вычеты. Статус налогоплательщика (резидент / нерезидент) указывается в карточке — от него зависит ставка.

Страховые взносы. Тариф задаётся в учётной политике организации по зарплате. Для малого и среднего бизнеса из реестра МСП действует пониженный тариф на часть выплат сверх МРОТ — программа применит его сама, если в настройках выбран соответствующий вид тарифа. Взносы считаются по единой базе с начала года до предельной величины, затем по сниженной ставке.

Отражение в бухучёте. Способ отражения связывает начисление со счётом затрат и аналитикой. Задать его можно на трёх уровнях, и программа берёт самый конкретный:

Так зарплата производственных рабочих идёт на счёт 20, администрации — на 26, продавцов — на 44, и всё это в рамках одной организации.

В ЗУП 3.1 сам бухгалтерский учёт не ведётся — она формирует документ «Отражение зарплаты в бухучёте» и выгружает его в Бухгалтерию. Поэтому способы отражения в ЗУП настраивают так, чтобы они совпадали со статьями затрат в принимающей базе.

Проведение расчёта и проверка результата

Когда справочники и настройки готовы, расчёт за месяц делается документом «Начисление зарплаты» (в ЗУП — «Начисление зарплаты и взносов»). Открывается он из раздела Зарплата.

Порядок работы с документом:

1. Выберите месяц и организацию, нажмите заполнение — программа подтянет сотрудников, их плановые начисления, отработанное время по графику и уже введённые отклонения.
2. Проверьте суммы на вкладках: начисления, НДФЛ, взносы. Сотрудник с нулём там, где должна быть сумма, — сигнал, что не введён приём или не задан график.
3. Проведите документ. Движения по НДФЛ и взносам сформируются сразу, бухгалтерские проводки — после отражения в учёте.

После проведения результат проверяют отчётами. В обеих конфигурациях есть «Расчётный листок» по сотруднику — он показывает начислено, удержано, к выплате и остаток. Для контроля по организации в целом смотрите своды: в ЗУП — «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и «Анализ взносов в фонды», в Бухгалтерии — «Свод по зарплате».

Типичная связка проверки: расчётный листок сходится с ведомостью на выплату, а итог свода по НДФЛ — с суммой, которая уйдёт в уведомление по единому налоговому платежу.

Частые ошибки при настройке зарплаты

Эти ошибки повторяются чаще всего и дают расхождения, которые потом тяжело искать.

• Сотрудник заведён как новое физлицо. Налоги считаются с нуля, нарастающий итог рвётся. Перед расчётом ищите дубли физлиц по ИНН и СНИЛС.
• Не задан или не обновлён график. Оклад не распределяется по дням, оплата по часам даёт ноль. Проверьте график в документе приёма и производственный календарь на год.
• Неверный признак обложения у нового начисления. Выплата не попадает в базу НДФЛ или взносов. Сверяйте с НК РФ, а не с соседним видом начисления.
• Расходы «свалены» на один счёт. Если не настроены способы отражения по подразделениям, вся зарплата уйдёт на счёт по умолчанию, и себестоимость перекосит.
• Учёт в Бухгалтерии стоит «во внешней программе». Тогда начисления в самой базе недоступны — переключатель в общих настройках забыли поставить.

Проверить, что всё настроено верно, помогает мини-тест — пройдите его перед первым боевым расчётом.

Частые вопросы